Перехід на обмін електронними документами має на увазі безпаперове спілкування не тільки з контрагентами і партнерами, але і з контролюючими органами. Як тільки компанія підключилася до оператора ЕДО, інспекція за місцем її знаходження буде повідомлена про те, що ще один платник податків приєднався до обміну електронними документами. Тепер замість сканів у відповідь на електронне вимога така компанія буде відправляти електронні оригінали.
З якими форматами вміє працювати податкова
Перед тим, як завантажити документи у спецоператора, слід перевірити формати. Податкова вміє працювати тільки з трьома форматами. Скан-копії повинні бути в tiff або jpg, а електронні оригінали в форматі xml.
Недосконалості чинного законодавства
Всі електронні документи умовно діляться на формалізовані і неформалізовані. Формалізованими визнаються ті, форма і формат яких затверджені нормами чинного законодавства. До таких відносяться електронні рахунок-фактура, товарна накладна ТОРГ-12 і акт виконаних робіт. Всі інші документи визнані неформалізованими.
Для формалізованих документів визначений формат xml. У разі рахунків-фактур в обов'язковому порядку, для первинки - рекомендація. Якщо ви використовуєте накладну або акт не в xml, то такий документ автоматично стає неформалізовані.
Подання формалізованих документів не викликає проблем. Що робити з документами, які були створені і отримані, наприклад, в doc, pdf, xls або ін. Сьогодні велике питання.
Пошук рішення
На жаль, чинне законодавство Росії ніяк не регламентує процес подання неформалізованих електронних документів на вимогу. Розглянемо приклад. У нас истребуют договір, який був створений і підписаний в форматі doc. Ми вивантажуємо його з сервісу обміну разом з файлами електронного підпису (ЕП). Всього вийде три файли: тіло документа, файл нашого підпису і файл підпису контрагента. Надіслати через спецоператора в такому вигляді не можемо, т. К. Наш документ не в xml. Що робити?
- Перетворити в потрібний формат. Теоретично за допомогою якого-небудь конвертера можна з doc зробити jpg, tif або xml. Тут же з'явиться безліч питань. Що ми отримаємо таким перетворенням? Копію електронного договору? Припустимо. А чи зможемо ми її відправити? Наказ ФНС РФ N ММВ-7-6 / 465 @ згадуючи tif і jpg, явно вказує на скан-копії паперових оригіналів. Затвердженого xml-формату для договору немає, значить, такий документ податкова просто не зможе перевірити. Також не зрозуміло, що робити з файлами ЕП в цьому випадку. Варіант однозначно не підходить.
- Перетворити в потрібний формат через сканування. Роздрукувати документ, завірити його власноручним підписом керівника і печаткою організації, потім зробити скан в потрібних tif або jpg. Ось тільки цього разу вийде копія з копії і незрозуміло, що робити з файлами ЕП.
Про вибір уніфікованого формату
Як варіант ще можна розглянути поява нових затверджених податкової форматів для різних видів документів: рахунок на оплату, договір і ін.