Делегування в контексті менеджменту означає передачу задач менеджменту і управлінських повноважень зверху вниз особі або групі осіб, яке приймає на себе відповідальність за їх виконання.
Делегування - це інструмент, за допомогою якого менеджери розподіляють між співробітниками завдання, які необхідно виконати для досягнення мети. Йдеться про завдання, які стоять перед менеджерами відповідно до вертикальним поділом праці, перш за все про виконання загальних і фонових функцій менеджменту. Якщо завдання, або робота, або операція такого роду делегували вниз, то менеджер повинен буде робити її сам.
Делегування передбачає баланс повноважень і відповідальності.
Повноваження - етоорганізаціонно закріплене обмежене право вчиняти дії, приймати рішення, направляти зусилля неяк вона яких працівників на виконання певних завдань.
«Обмежене право» означає, що повинні існувати межі і межі повноважень. Ці межі повинні бути зафіксовані в нормативних документах або передані підлеглому усно, але безпосереднім начальником.
Якщо особа, якій передані повноваження, виходить за ці межі, то це означає, що воно перевищило свої повноваження.
Чим вища посада, тим ширше повноваження.
Значна частина повноважень керівника визначається моральними установками і традиціями суспільства, в якому діє організація. Керівники не можуть делегувати повноваження, які суперечать законам або культурним традиціям. Наприклад, керівник не може свідомо делегувати обов'язки, виконання яких може призвести до травм співробітників. Якщо в суспільстві не прийнято давати хабарі, то делегувати повноваження по дачі хабарів не можна. Делегування таких повноважень означає відхилення від прийнятих норм поведінки.
Організаційні повноваження можуть бути лінійними і апаратними (штабними).
Лінійні повноваження передаються безпосередньо від начальника до підлеглого і далі до іншим підлеглим (зверху вниз). Лінійні повноваження дозволяють керівнику спрямовувати зусилля своїх підлеглих на досягнення цілей підрозділу або організації.
Делегування лінійних повноважень формує ієрархію рівнів управління в організації. Процес створення ієрархії називається скалярним процесом (від лат. Scalaris - сходовий, ступінчастий). Ієрархія організації в цілому називається скалярним ланцюгом або ланцюгом команд.
Делегування лінійних повноважень і виникає в результаті ланцюг команд забезпечують координацію діяльності. Якщо співробітник стикається з проблемою, то він точно знає, до кого звернутися за рішенням. Якщо безпосередній начальник не може забезпечити рішення, то ця проблема передається по ланцюгу команд наверх впорядковано. Всі учасники ланцюга команд точно знають, хто і що може робити.
В міру ускладнення зовнішнього середовища організації і зв'язків з нею виникає необхідність виконувати безліч специфічних дій. Лінійні керівники не можуть бути досить компетентними в усіх питаннях, пов'язаних з діяльністю організації. Тому в організації створюється адміністративний апарат (штаб) у вигляді фахівців або підрозділів, що виконують ті самі функції, з якими не можуть впоратися лінійні керівники.
Апаратні або штабні повноваження представляють собою право радити, допомагати або наказувати лінійним керівникам і штабного персоналу зі спеціальних питань, що входять в компетенцію конкретного апаратного підрозділи.
За широтою апаратні повноваження наростають від рекомендаційних, через обов'язкові узгодження і паралельні повноваження до функціональних повноважень.
Рекомендаційні повноваження зводяться до консультування лінійного керівництва, яке може звернутися за порадою до апаратного підрозділу, а може не звертатися. Отримавши рада або рекомендацію, лінійний керівник може послідувати ім. а може знехтувати.
Обов'язкове погодження полягає в тому, що лінійні керівники зобов'язані обговорити з апаратним підрозділом питання, перш ніж приймати рішення або робити дії. Але знову-таки, з рекомендаціями апаратного підрозділи слідувати не обов'язково.
Паралельні повноваження полягають в тому, що апаратні служби можуть відхиляти рішення лінійного керівництва. Таким чином, відбувається урівноваження влади, і запобігають грубі помилки.
Функціональні повноваження означають право апаратних служб пропонувати і забороняти певні дії в межах своєї компетенції. При цьому пропозиції апаратних служб є обов'язковими для лінійних керівників.
Розрізняються три типи апарату:
· Консультативний апарат. Фахівці запрошуються на тимчасовій або постійній основі.
· Обслуговуючий апарат. Фахівці надають певні послуги в рамках своєї компетенції, виконують завдання керівництва.
· Особистий апарат. Співробітник особистого апарату виконує доручення керівника самого різного характеру, хоча не має ніяких формальних повноважень. Разом з тим особистий апарат може мати досить значною фактичною владою. Він може фільтрувати інформацію, контролювати доступ до керівника.
Зворотним боком повноважень є відповідальність.
Відповідальність - це зобов'язання працівника виконувати задачі і відповідати за їх задовільне вирішення. Від співробітника, що займає певну посаду, очікується, що він буде виконувати конкретні робочі вимоги в обмін на заробітну плату, передбачену для даної посади.
J Наприклад, якщо людина приходить на роботу в фірму по складанню пилососів на посаду збирача, то він за певну винагороду повинен виконувати набір технологічних операцій по збірці. Беручи на себе цю роботу і винагороду, робочий погоджується виконувати цю роботу так, як того вимагає технологія, як це треба фірмі. Тобто робочий бере на себе відповідальність за те, щоб в процесі його роботи вийшов працездатний пилосос, а не автомат Калашникова. Якщо все-таки вийшов автомат Калашникова, то працівник зобов'язаний розібрати його і знову зібрати, але вже пилосос. Оскільки робочий вважається відповідальним за точне виконання завдання, менеджер має право вимагати пояснень або виправлення роботи.
Таким чином, відповідальність пов'язана із зобов'язаннями виконання певної роботи, а зобов'язання - з конкретною посадою. Тому у разі делегування повноважень відповідальність не делегується вниз, оскільки не передається посаду. Відповідальність залишається за тим, за ким вона закріплена відповідно до посади. Це означає, що якщо повноваження делеговані начальником підлеглому, а підлеглий в рамках цих делегованих повноважень зробив щось неправильно, то покарають не його, а його начальника.
Мудра думка Одна справа - делегування повноважень, і зовсім інше - перекладиваеніе відповідальності. Делегування повноважень означає: «Робіть це по-своєму і при необхідності просите допомоги». Перекладання відповідальності означає: «Робіть як хочете і не просіть допомоги, якщо щось піде не так». Джон Едер, британський фахівець з менеджменту
Найбільший обсяг відповідальності у топ-менеджера, генерального менеджера організації. Обсяг відповідальності є причиною високих окладів у менеджерів.
J Треба ж! На робочому столі колишнього президента США Гаррі С. Трумена було зроблено напис, що свідчила: «Більше відповідальність звалювати не так на кого!» Таким чином, він продемонстрував розуміння своєї кінцевої відповідальності за діяльність уряду.
1. Що таке делегування?
2. Що таке повноваження?
3. Що таке відповідальність?
4. сформулюєте лінійне повноваження.
5. Сформулюйте функціональне повноваження.
6. Що таке скалярная ланцюг?
7. Що таке ланцюг команд?
8. Що таке координація діяльності?
9. Що таке адміністративний апарат і яким він буває?
10. Що таке апаратні або штабні повноваження?
11. Чому при делегуванні повноважень відповідальність не передається?
12. Чим відрізняється передача повноважень від перекладання відповідальності?
13. Яке повноваження ширше: функціональне або паралельне?