У мережі не замовкають незадоволені відгуки про процедуру проведення державних конкурсів. Особливо обурює громадськість недавній випадок зі скасуванням замовлення в зв'язку з тим, що жоден конкурсант не зміг надати коректну документацію: ряду компаній було відмовлено через неправильно скріплених документів ...
Обмовимося, що написане в статті в основному стосується відкритих конкурсів (вартістю від 1 млн рублів); наші рекомендації будуть особливо корисні компаніям, де немає великого спеціального відділу по роботі з державними тендерами.
Скрупульозність у формальній підготовці документів - це, мабуть, загальне правило при взаємодії з будь-якими державними структурами в нашій країні. І начебто - це очевидно. Але на моїй практиці 10% заявок не проходили конкурс саме і тільки з цієї причини. Які тут найпоширеніші помилки?
- Непрошитий заявка (або прошита, але не завірена підписом і печаткою організації);
- Виписка з ЕГРЮЛ - не свіжа (зазвичай вона повинна бути не більше піврічної давності, в деяких випадках - місячної) або надано не оригінал, а проста копія без нотаріального засвідчення;
- Ні «Рішення про схвалення участі в великій угоді» з боку акціонерів компанії (для простоти розуміння, цей документ необхідно надавати компаніям, для яких вартість контракту істотно більше розміру статутного капіталу);
- Посторінкова нумерація відсутня або виставлена невірно;
- У різних документах пропозиції постачальника часто запитуваний обсяг фінансування та / або дати виконання етапів проекту не відповідають один одному;
- Немає документа, що підтверджує повноваження співробітника організації, яка підписує тендерну пропозицію.
Досвідчені компанії, які часто беруть участь в тендерах, мають всі стандартні документи (статут, свідоцтва про реєстрацію, типові форми кваліфікації) завжди в готовому вигляді, і це значно економить час при підготовці до конкурсу.
Не врахували всі вимоги
А ось це вже дуже вагома підстава для відмови. Абсолютно всі вимоги за технічним завданням повинні бути перераховані в конкурсній документації із зазначенням, що вони будуть виконані. Наприклад, написано:
- Повинна бути розроблена концепція сайту;
- Інтерфейс сайту повинен бути адаптивним;
- Повинно бути розроблено мобільний додаток;
- Мобільний додаток повинен містити всі функції сайту і т.д.
Потрібно всі ці вимоги скопіювати і замінити «має бути» і «має» на «буде». Ось таким чином:
- Буде розроблена концепція сайту;
- Інтерфейс сайту буде адаптивним;
- Буде розроблено мобільний додаток;
- Мобільний додаток буде містити всі функції сайту і т.д.
Іншими словами, вимоги повинні бути прописані в точності у поданих документах, де ви перераховуєте, який обсяг послуг збираєтеся надати. Ні одна вимога пропускати не можна, навіть ті, що прописані дрібним шрифтом і в виносках (їх, як правило, не помічають).
Взагалі, вимоги - це те, на що треба на самому початку звертати увагу. Вони дають ключ до розуміння, чи варто брати участь в конкретному конкурсі. Наприклад, якщо у вимогах перерахований обсяг роботи на 2 роки, а зробити треба за місяць, то краще за таке і не братися. Швидше за все, це нечесний конкурс і переможець в ньому визначено заздалегідь. Далі, не потрібно брати участь в конкурсах з дивними вимогами: наприклад, потрібно побудувати будинок з червоної цегли, завезеного з Камчатки через Китай. Тут явно якась непрозора історія. Не витрачайте час. Вивчивши уважно різноманітні вимоги, ви почнете відрізняти здійсненні від нездійсненних, а значить чесні конкурси від нечесних.
Немає оборотних коштів
Як правило, участь в конкурсі передбачає оплату забезпечення конкурсної заявки (це до 5% від вартості лота); далі - якщо заявка визнана переможцем конкурсу, то треба сплатити ще і забезпечувальний внесок за контракт (це може становити ще до 10% від вартості лота). Таким чином, компанії треба мати на балансі до 15% від вартості лота на строк до 1-2 місяців: при лоті, наприклад, вартістю в 3 млн рублів - це значна сума. Не всі компанії можуть дозволити собі таке марнотратство і змушені відмовитися від участі в боротьбі за найдорожчий лот через брак коштів. Вихід є: в якості забезпечення контракту можна заручитися банківською гарантією, тоді гроші з обороту знімати не доведеться. Однак отримання банківської гарантії - справа клопітка, вимагає довгого оформлення, тому цим потрібно потурбуватися відразу, як тільки знайдений відповідний лот.
До речі, і при оплаті забезпечення заявки часто бувають формальні помилки: конкурсанти невірно вказують реквізити і підстава платежу або не прикладають копію платіжного доручення до складу документів заявки, а іноді роблять оплату з запізненням.
Знаючи ситуацію зсередини, можу стверджувати, що звичайна компанія цілком може отримати держзамовлення: не потрібно нехтувати цим джерелом фінансування, слухаючи голослівні висловлювання про абсолютну вирішеним всіх тендерів. Головне - навчитися правильно поводитися з системою, поки з тієї, що є.
Матеріал підготовлений на основі оцінок подаються заявок на державні тендери в IT-галузі.