П сіхологіческая підготовка до ділової бесіди і настрій на партнера - справа дуже важлива, але не вирішальна. Результат залежить від вашої підготовленості, але визначається тим, як ви побудуєте саму розмову. Для того щоб не робити очевидних помилок в побудові бесіди, пропонуємо скористатися наступними основними принципами.
Ділова бесіда
1. Раціональність. В ході бесіди необхідно вести себе стримано, навіть в тому випадку, якщо партнер проявляє емоції. Чому? По-перше, неконтрольовані емоції завжди негативно позначаються на вирішенні. По-друге, існує психологічний правило, яке свідчить: «В дискусії перемагає той, хто більше спокійний». Спокій і раціональність - краща відповідь на сплеск емоцій з боку партнера.
2. Розуміння. Постарайтеся зрозуміти співрозмовника. Адже він (а) намагається пояснити вам свою позицію, довести до вас свою думку. Але через вашого неуваги до його точки зору не може досягти мети. А це викликає роздратування і може привести до того, що співрозмовник не зрозуміє вашу позицію. Пам'ятайте: перш ніж впливати на позицію партнера по спілкуванню (а змінити її в потрібному напрямку - ваша мета), слід її зрозуміти.
3. Увага. Встановлено, що в процесі бесіди рівень концентрації уваги коливається. І це відбувається навіть тоді, коли відсутні відволікаючі фактори. Концентрація і увагу протягом бесіди неоднакові. Психіка людини влаштована таким чином, що в процесі отримання інформації йому час від часу потрібні перерви. У ці моменти увагу мимоволі розсіюється, і ваш співрозмовник на кілька хвилин як би «випадає», вимикається з розмови. У такі моменти слід вербально або невербально привернути його увагу, відновити розірваний контакт.
4. Достовірність. У бесіді не слід давати неправдиву інформацію навіть тоді, коли це робить співрозмовник. Інакше тактичний виграш (а він іноді буває) може обернутися стратегічною поразкою.
5. Розмежування. Встановлення кордону між співрозмовником і предметом розмови - дуже важливий психологічний принцип. У процесі спілкування ми часто ототожнюємо те, що говорить партнер, з ним самим (його особистісними якостями) або навіть з нашим ставленням до нього. Приємна інформація, повідомлена неприємним співрозмовником, втрачає половину своєї привабливості. Наше особисте ставлення до людини, якого ми недолюблює, часто ускладнює об'єктивну оцінку інформації, їм повідомляється. Щоб цього уникнути, звертайте увагу насамперед на те, що саме вам повідомляється, а не на те, хто і як повідомляє. Коротше кажучи, відокремлення фактів від думок (оцінок), а думок від емоцій є принципом побудови конструктивної бесіди.
Названі принципи проведення ділової бесіди носять досить загальний характер. Фахівці в області психології спілкування конкретизували їх і склали правила проведення ділової бесіди. Ці правила можна було б назвати «технікою безпеки» при діловому спілкуванні.
1. Подвійний інтерес. Кожен співрозмовник переслідує подвійний інтерес:
- щодо суті справи, обговорюваного в бесіді,
- щодо своєї взаємодії з партнером.
Іншими словами, спілкуючись, люди думають не тільки про те, що обговорюється, але і про те, як будуть будуватися і розвиватися їхні подальші відносини. Збереження хороших (конструктивних) відносин - мета не менш важлива, ніж обмін інформацією. Ось чому ми часто вважаємо за краще не обговорювати деякі теми з нашими близькими, боячись зіпсувати з ними стосунки.
Психологи рекомендують на кожному етапі вести розмову так, щоб він сприяв розвитку ваших відносин з підлеглими, а не заважав їм. Проблема полягає в тому, що відносини зазвичай пов'язуються з предметом бесіди, з темою розмови. Тому:
2. Увага до партнера. Підкреслена увага до співрозмовника - важливе правило. Якщо ви здастеся партнеру зацікавленим слухачем, це значно полегшить і його, і ваше завдання. Для цього:
- супроводжуйте мову партнера репліками типу: «Так», «Розумію вас. ", "Це цікаво. ", "Приємно це чути". Якщо ви будете робити це невимушено і конструктивно, супроводжуючи слова відповідними невербальними знаками, така реакція створить підсвідоме бажання висловлюватися вільно і невимушено. Вона допоможе висловити схвалення, інтерес, розуміння;
- проявляйте прагнення отримати додаткові факти і прояснити позицію співрозмовника, використовуючи фрази: «Будь ласка, уточніть це. »,« Повторіть, будь ласка, ще раз. »,« Як я вас зрозумів (а). »,« Ви можете поправити мене, якщо я помиляюся. »,« Іншими словами, ви вважаєте, що. " і т.д.;
- звертайтеся до партнера по імені (ім'я та по батькові);
- не кажіть образливих слів - пам'ятайте про закон емоційного дзеркала: нервозність одного співрозмовника викликає нервозність іншого, злість породжує злість, агресія - агресію. Щоб ваші слова подіяли, говоріть делікатно, не ображаючи партнера;
- обережно вибирайте слова, вказуючи на помилки і неточності вашого партнера. Помилятися можуть всі, а гостра репліка типу: «Це абсолютно невірно!» Або: «Ви помиляєтеся!» Вбиває думку, зачіпає почуття власної гідності співрозмовника і, отже, руйнує контакт. Сказати людині, що він неправий, можна і поглядом, і жестом, і тоном, причому так само красномовно, як і словом. Але при цьому неприпустимо принижувати його власну гідність. Словами: «Ви не праві, і я зараз вам це доведу», ви як би говорите «Я розумніший за вас». Краще сказати по-іншому, наприклад: «Я думаю інакше. Але, звичайно, я можу помилятися. Сподіваюся, ви мене поправите, якщо я в чомусь буду неправий ». Як бачите, в психології спілкування найкоротший шлях для висловлювання своїх думок - не завжди найкращий.
3. Пошук спільного. Будь-яка ділова бесіда є, з психологічної точки зору, пошук загального (загальної позиції, загального підходу до обговорюваного питання). Для того щоб пошук загального йшов легше, слід:
- не починати розмову з тих питань, по яким ви розходьтеся в думках. Краще, щоб співрозмовник з самого початку розмови відповів на ваше запитання ствердно або погодився з вашою думкою. Якщо дається негативна відповідь, то людина виявляється в позиції, яка вимагає, щоб він виявився вірним сказаного. Буде потрібно час (і іноді значне), щоб ваш співрозмовник зрозумів, що його «Немає!» Було неразумним.Не випадково тому люди інтуїтивно починають розмову із загальної теми, наприклад, обмінюються думками про погоду. Як правило, їх думки співпадають. Зрозуміло, якщо кожну ділову бесіду починати з розмови про погоду, це буде виглядати безглуздо. Професіонал завжди має в запасі кілька заготовок - питань, на які можна отримати тільки позитивні відповіді;
- не поспішайте на пропозицію партнера говорити «ні». Краще використовувати прийом «Так, але. ». Наприклад, у відповідь на неприйнятну пропозицію найкраще сказати: «Так, але я хочу, щоб при цьому дотримувалися. (Тут ви тактовно висловлюєте свою умову) ». Цей прийом змушує співрозмовника шукати шляхи для дотримання ваших інтересів і створює відчуття, що пропонований ним підхід вами приймається.
4. Не допускати суперечок. З двох сторін кожен намагається перемогти. Найнадійніший спосіб отримати перемогу в суперечці - уникнути його. Як це зробити?
5. Безпечна критика. Критика опонента, його позицій, точки зору з обговорюваного питання зовсім не завжди є атрибутом ділової бесіди. Пам'ятайте: це дуже небезпечна зброя. Небезпечне і двосічне, воно ранить обох учасників розмови. Тому вдаватися до критики слід лише в крайніх випадках і тільки при дотриманні наступних рекомендацій:
- для більш спокійного реагування вашого співрозмовника на критику необхідно створити сприятливий психологічний фон її сприйняття. Головне правило тут полягає в тому, що будь-яке зауваження сприймається легше, якщо воно йде за схваленням.
- перш ніж критикувати, вкажіть на власні помилки. Вашому співрозмовнику буде психологічно легше вислухати перерахування своїх помилок, якщо критикує почне з визнання, що сам не бездоганний;
- розумніше самому визнати свої недоліки, ніж вислуховувати осуд з боку. Це хороший спосіб «обеззброєння» опонента;
- якщо ви хочете, щоб люди дотримувалися вашої точки зору, дайте їм зрозуміти, що і дея, яку ви викладаєте, належить цим людям.
6. Слова-пастки. Досвід показує, що використання деяких слів різко знижує ефективність бесіди. Найкраще, що можна зробити, це виключити їх зі свого лексикону. Що ж це за слова?
- слова-паразити: так би мовити, ось, ну, значить, так би мовити, взагалі-то, в общем-то, коротше.
- образливі слова;
Крім того, абсолютно неприпустимі висловлювання типу:
- Давайте швиденько обговоримо з вами.
- Я якраз випадково проходив повз і заскочив до вас.
Якщо ви говорите так, то ви показуєте, наскільки важлива для вас розмова і обговорення проблеми, не кажучи вже про вашого співбесідника.
7. Мова. У діловій розмові переконують не стільки аргументи, скільки форма їх подачі. Переконлива мова і переконливі аргументи - різні речі. Спробуйте під час ділової бесіди викладати «найсильніші» аргументи скоромовкою, плутано, заїкаючись, і ви побачите, що вони втратять переконують силу. Тон і темп мови, логічні паузи і т. Д. - дуже хороші засоби, що допомагають ефективно будувати комунікативну взаємодію. Для того щоб оволодіти ними і поставити голос, потрібні, звичайно, спеціальні заняття. Розпочати їх можна з наступного:
- змінюйте тон голосу, адже монотонність «присипляє», розсіює увагу. Раптове підвищення або зниження тону голосу виділяє слово або фразу на загальному тлі;
- змінюйте темп мови - це додає їй виразність;
- робіть паузу до і після важливої думки;
- регулюйте гучність мови. Зниження гучності в «важливому» місці розмови - кращий спосіб привернути увагу.
Beресов Н. Bizkiev.com