Список використаної літератури
Діловий етикет посідає особливе місце в мистецтві поведінки.
У бізнесі, порушення тих чи інших норм поведінки, такі помилки може привести до втрати великих грошей і кар'єри. Великий майстер і вчитель у сфері ділових відносин Дейл Карнегі стверджував, що успіх людини у фінансових справах на п'ятнадцять відсотків залежить від його професійних знань і на восімдес'ят - від його вміння спілкуватися з людьми.
Справді, будь-який бізнес - це скоординовані дії безлічі людей, і ефективність цих дій прямо залежить від їхньої здатності налагоджувати відносини один з одним.
За допомогою листів ведуться попередні переговори перед укладенням угоди.
З'ясовуються відносини між підприємствами і організаціями, в листах викладаються претензії, виражаються прохання, оформляються запрошення взяти участь в тих чи інших заходах.
В останні десятиліття основною мовою міжнародного ділового спілкування стала англійська. Лист англійською буде зрозуміло діловій людині в будь-якій точці земної кулі.
Сучасні форми ділового листування, прийняті тепер у міжнародному спілкуванні, склалися близько 150 років тому. Родина їх - Англія. Саме звідти беруть свій початок основні правила етикету складання кореспонденції. За кордоном формальним сторонам ділової та особистої кореспонденції приділяється більше уваги, ніж у нас. І тому, щоб не зіпсувати через незнання хороших взаємин з партнерами за кордоном, етикет листування повинен строго дотримуватися.
Сьогодні, в епоху електронної пошти, телефаксу і комп'ютера добре написані особисті, рекомендаційні, вітальні та інші листи, різного роду листівки, телеграми, традиційно і красиво виконані запрошення доставлять задоволення одержувачу, а щирі співчуття дозволять скрасити втрату.
Значна частина ділових контактів у всьому світі здійснюється за допомогою листування. Тому дуже важливо вміти писати ділові листи, які дають найбільш вигідне уявлення про вас особисто і про вашу організацію.
В принципі, все офіційні листи складаються за єдиним міжнародним стандартом. Відповідно до нього лист пишеться не від конкретної особи, а від імені колективного - юридичної. Така форма викладу визначається тим, що в службовому листі виражаються колективні інтереси і підписується воно, як правило, офіційною особою - директором підприємства, установи, головою комісії, секретарем оргкомітету (або просто оргкомітетом, що не зовсім вірно).
У Росії немає загальноприйнятого стандарту службового листа, але все-таки є певні правила, яких слід дотримуватися.
Організації, що займаються бізнесом, як правило, використовують для ділового листування фірмові бланки, надруковані типографським способом. Особисті ділові листи друкуються на звичайному папері.
Папір для письма повинна бути чистою, акуратно обрізаної.
Службові листи пишуться тільки з одного питання, при цьому інформація повинна бути вичерпною, а лист по можливості коротким.
У службових листах не повинно бути складних речень, не рекомендується використовувати складні способи мотивування.
Обсяг службового листа не повинен перевищувати півтора сторінок машинописного тексту. У тих випадках, коли необхідно викласти більш розлогі відомості, довідки, висновки і т. П. Фактично діловим листом буде лист, що супроводжує ці документи (вони будуть додатком до листа). Обсяг додатків до листа і їх кількість не обмежені.
Слід відповідати на отримані листи негайно, протягом 10 днів. Якщо неможливо дати докладну відповідь в такий термін, необхідно принаймні повідомити про отримання листа і пояснити, чому сталася затримка з відповіддю.
Всі учасники ділової переписки повинні бути поставлені до відома про те, що зроблено після отримання листа.
Слід письмово подякувати того, хто дав рекомендаційного листа. У цьому листі слід повідомити або повідомити про результати ділового знайомства.
Важливо письмово дякувати за письмові привітання і добрі побажання. Листи подяки за подарунки, надані послуги та за все, що має відношення до вашого бізнесу, можуть бути надруковані на бланку фірми. Слід писати на звичайному папері лише тоді, коли не виступають від імені фірми або від себе як члена цієї фірми.
Слід підписувати і відправляти тільки ті листи, які добре віддруковані, красиво розташовані на папері, бездоганно акуратні і зовні виглядають приємно, т. Е. Листи, які відразу ж виробляють сприятливе враження. Лист - дзеркало, що відбиває зовнішність, смак і характер людини.
Ось кілька порад, необхідних для того, щоб діловий лист вийшло привабливим і правильно оформленим.
Для ділового листування необхідно користуватися папером кращої якості.
Конверт повинен відповідати бланку за якістю і щільності паперу. Все, що надруковано на конверті на машинці або друкарським способом, має відповідати надрукованому на папері.
Канцелярське приладдя повинні відрізнятися гарною якістю і шляхетним смаком. Ніколи не можна користуватися нестандартними конвертами і папером, використовуваної для щоденної ділової переписки.
Всі ділові листи слід друкувати на машинці по крайней мере в двох примірниках. Копія повинна зберігатися в папці для кореспонденції.
Можна зустріти зазначення дати і цифрами, але в цьому міститься небезпека, т. К .;
Текст листа повинен бути красиво і правильно розташований на папері. Незалежно від того, короткий цей лист або довге, текст повинен бути надрукований рівно і симетрично.
Широкі поля роблять лист легшим для читання і більш привабливим. Ніколи не додруковувати діловий лист на зворотному боці аркуша.
Постарайтеся, щоб пропозиції і абзаци в листі були якомога коротше. Кожну нову думку або ідею необхідно починати з нового рядка і висловлювати цю думку якомога простіше і лаконічніше. У листі не повинно бути помилок у правописі, помилок, неправильно або нескладно побудованих фраз. Граматичні помилки, погана орфографія, відсутність розділових знаків або неправильне їх використання можуть звести нанівець всі зусилля.
При написанні ділових листів слід дотримуватися правила, за яким з великої літери пишуться:
- іменники власні, а також імена прикметники, що позначають національну і державну приналежність (Russian, Enqlish);
- слова, включаючи скорочення, в назвах фірм і організацій;
- слова в позначенні займаної посади (Director, Chief, Enqineer);
- скорочення, що позначають назви міст, республік, вулиць, доріг і т. д .;
- повні і скорочені назви місяців і днів тижня;
- назви товарів, торгових марок.
Якщо це не перший лист до партнера, його слід починати з ввічливою посилання на останнє отримане від нього лист. Це не стільки данина поваги, скільки повідомлення про те, що лист отримано і подальший діалог будується на його основі.
Закінчується лист словами подяки за співпрацю і виразом надій на його продовження. І неодмінно: "Щиро Ваш", "З повагою" і т. П.
Підпис ставиться на правій стороні аркуша, під заключній формулою ввічливості. Прізвище підписує друкується на машинці під його рукописним підписом.
Останнім часом все більше в ділових контактах використовується факс як засіб зв'язку, що дозволяє істотно заощадити час.
В американській традиції прийнято мати стандартну першу сторінку (Cover paqe) для послання факсом.
Текст друкується на машинці або комп'ютері, підписується від руки. Кожну сторінку, починаючи з другої, краще нумерувати - буде легше зорієнтуватися, якщо повідомлення не минуло з першого разу і його доводиться повторювати. Друк на посланні, якщо це не документ, ставити не треба.
І на закінчення - завжди відповідайте на листи або факс, навіть в тому випадку, якщо важко відповісти на поставлені запитання. У діловому світі той, хто не відповідає на кореспонденцію, вважається безвідповідальним, і йому не довіряють.
Таким чином, діловий етикет посідає особливе місце в мистецтві поведінки. Якщо, порушуючи ті чи інші норми поведінки, в побуті і в суспільстві ви ризикуєте головним чином своєю репутацією вихованої людини, то в бізнесі такі помилки можуть коштувати великих грошей і кар'єри.
Уміння вести себе належним чином, тобто дотримання етикету, стало нині одним з найважливіших умов і способів вирватися вперед і зберегти лідерство в бізнесі. Іншими словами, твердо засвойте, що дотримання ділового етикету - один з елементів вашої професійної стратегії.
В основі правил ділового етикету лежать загальні передумови і основні принципи. Перші являють собою наступні постулати:
- до будь-якій людині, з якою маєш справу в бізнесі, слід ставитися з однаковою повагою;
- правила етикетної поведінки однакові для чоловіків і для жінок.
Значна частина ділових контактів у всьому світі здійснюється за допомогою листування. Тому дуже важливо вміти писати ділові листи, які дають найбільш вигідне уявлення про вас особисто і про вашу організацію.
Всі офіційні листи складаються за єдиним міжнародним стандартом. Відповідно до нього лист пишеться не від конкретної особи, а від імені колективного - юридичної. Така форма викладу визначається тим, що в службовому листі виражаються колективні інтереси і підписується воно, як правило, офіційною особою - директором підприємства, установи, головою комісії, секретарем оргкомітету.
Діловий лист має бути бездоганним у всіх відношеннях: навіть дрібне недотримання правил може зробити його дефектним з юридичної точки зору. Це особливо важливо, якщо взяти до уваги, що за кордоном не прийнято ставити печатку на комерційні документи, досить одного підпису уповноваженої особи навіть на замовленнях, звітах і гарантійних листах.
З усього вищесказаного можна зробити висновок, що ділова переписка є основою ділового та конструктивного спілкування та правильне ведення ділової переписки сприяє встановленню зв'язків, покращує взаємні відносини, зрушує з мертвої точки не можуть бути вирішені проблеми і питання.
ділової листування етикет спілкування
Розміщено на Allbest.ru