Ділове листування - невід'ємний засіб зв'язку підприємства з зовнішніми організаціями. У більшості організацій листи превалюють над іншими документами.
Лист - загальноприйнята назва великого числа різновидів інформаційно-довідкових документів, що використовуються для вирішення головним чином поточних завдань в управлінні. Основною ознакою, за яким листи виділяють в особливу групу документів, є пересилання їх поштою, хоча останнім часом вони можуть пересилатися також за допомогою телеграфу, факсимільного зв'язку, електронної пошти.
При веденні листування необхідно дотримуватися таких вимог:
документи оформляються на спеціальних бланках - бланках для листів - і підписуються керівником організації або його заступником в рамках наданої їм компетенції;
текст повинен викладатися грамотно, офіційно-діловою мовою, володіти достатньою аргументацією, точністю, повнотою і ясністю характеристик, стислістю і послідовністю викладу; текст листа не повинен допускати різного тлумачення;
події та факти в необхідних випадках повинні мати роз'яснюють і доповнюють матеріали.
Залежно від типу листи і його змісту текст листа може бути простим або складним. Прості листи складаються з однієї-двох частин - вступу і висновку. Складні в композиційному плані містять: вступ, основну частину (доказ), висновок.
Залежно від змісту і призначення розрізняють наступні види листів:
· Лист-прохання; супровідний лист; лист-повідомлення; лист підтвердження;
· Лист-нагадування; лист запрошення; лист-подяку; гарантійний лист;
· Лист-пропозицію; лист запит; лист-претензія; інформаційний лист;
· Електронного листа міжнародне лист
Специфіка складання текстів ділових листів визначається умовами, в яких протікає ділове спілкування;
Учасниками ділового спілкування є переважно юридичні особи (різні організації) в особі діючих від їх імені посадових осіб
Предметом листування є різні аспекти діяльності організації;
Інформаційні взаємозв'язки, як правило, досить жорстко регламентовані. Їх особливості залежать від організаційно-правового становища і компетенції організації;
Ситуації, що виникають в діяльності організації, часто повторюються, тобто є типовими. Це впливає на їх письмове оформлення. Загальні вимоги до змісту всіх управлінських документів, включаючи листи, зводяться до дотримання наступних правил:
- достовірність і об'єктивність інформації;
- повнота інформації і кратність викладу;
- аргументованість відомостей і доказів;
- точність, раціональність побудови тексту;
Офіційні листи пишуться на спеціальних бланках, що відповідають стандарту. Для таких бланків встановлений комплекс обов'язкових елементів (реквізитів), які повинні розташовуватися в певному порядку.
Оформлення бланка, відповідне принципам технічної естетики, позитивно впливає на сприйняття його змісту. Наприклад, з огляду на властивість людського ока легше фіксувати верхню частину будь-якого об'єкта, при оформленні документів слід їх верхню частину робити більш насиченою, а нижню - більш «стійкою».
Стандарти на формуляри-зразки встановлюють формати та розміри полів документів, що входять до складу уніфікованої системи документації, а також вимоги до побудови конструкційної сітки формуляра-зразка, реквізити і правила їх розташування. Документи, що входять до складу уніфікованих систем документації, складаються з трьох основних частин, які розташовуються в межах чітко розмежовані зон. Така «геометрія» документа забезпечує необхідну швидкість сприйняття його тексту.
Реквізити - це обов'язкові ознаки, встановлені законом або положеннями для окремих видів документів. Склад і розташування реквізитів на бланках організаційно-розпорядчих документів повинні відповідати ГОСТ 6.38-90.
Встановлення стандарту на формуляр-зразок, який, в свою чергу, визначає вимоги до бланку офіційного листа, викликане необхідністю уніфікувати процес його оформлення, що дозволяє
організувати централізоване виготовлення бланків для листів;
зменшити вартість машинописних робіт;
скоротити трудовитрати на складання та оформлення листів;
полегшити візуальний пошук необхідної інформації;
розширити можливості застосування обчислювальної та організаційної техніки при обробці листів.
Формуляр-зразок є основою для конструювання формулярів і бланків всіх видів управлінської документації. Площа, відведена формулярам-зразкам для розташування кожного реквізиту, відповідає оптимальному обсягом цього реквізиту в друкованих знаках.
Згідно ГОСТ 6.38-90, документи можуть містити (залежно від призначення) до 31 реквізиту. Однак жоден документ не оформлюється повним набором реквізитів. Для кожного виду документа визначено їх склад залежно від призначення документа. Так, для офіційного листа рекомендується наступний склад реквізитів;
1) Державний герб (для державних підприємств);
2) емблема організації;
3) код підприємства за ЄДРПОУ (для внутрішньореспубліканському листування), якщо він є;
4) код документа по ОКУД (якщо є);
5) найменування організації (повне та скорочене);
8) номер факсу, телетайпу;
9) номер рахунку в банку;
І) індекс документа;