Службове листування є важливою частиною ділового етики-та, «спілкуванням в мініатюрі». Вона сприяє встановленню міцних зв'язків зі споживачем, поліпшенню взаємозв'язку различ-них служб, а також збільшення обороту підприємства, фірми.
Джен Ягер у своїй книзі «Діловий етикет» відзначала, що якост-ство ділового тексту складається з чотирьох складових: мис-ли, чіткості, грамотності і коректності.
При складанні ділового листа необхідно дотримуватися сле-дмуть вимоги:
• виконавець повинен чітко уявляти собі повідомлення, яке хоче передати, і точно знати, як це висловити в зрозумілий-ної, стислій і доступній формі;
• лист повинен складатися тільки з одного питання, при цьому його текст треба розбити на абзаци, в кожному з яких за-щоМ трагивающим лише один аспект даного питання;
• лист повинен бути переконливим і достатньо аргументів-ванням;
• лист повинен бути написано в нейтральному тоні, небажану-кові вживання метафор і емоційно-експресивних фраз;
• обсяг ділового листа не повинен перевищувати двох сторінок машинописного тексту;
• діловий лист має бути коректним, написано ввічливий-вим тоном.
При діловому листуванні слід пам'ятати, що сприйняття листи залежить не тільки від змісту, а й від конверта і бланка фір-ми. Поштова папір повинна бути хорошої якості, а колір буму-ги - світлим: білим, світло-сірим, кремовим і т. П. Вгорі або збоку листа невеликими літерами повинно бути надруковано назва-ня організації, можливо, її емблема або логотип (словесна форма товарного знака), а в деяких випадках - ім'я та прізвище співробітника і, може бути, його посаду. Крім того, ділові листи можуть бути виконані ина звичайній поштовій папері. Питання про те, чи доцільно дати співробітнику право користу-тися папером, де вказані не тільки назва фірми, а й прізвище і посаду співробітника, вирішується керівництвом орга-нізації.
Спеціаліст в області ділового листа американець Р. Теппер вважає, що правильно складені ділові листи будуються за однією схемою. Початкові рядки привертають увагу, слідую щие за ними одне або два пропозиції пробуджують інтерес читача, потім в двох абзацах висловлюється прохання, а остання частина змушує читача діяти.
Увага: «Шановна (ий) _________________________
Я хочу повідомити Вам щось важливе (цікаве) »
Інтерес: «Ми (я) пропонуємо Вам те, що може істотно послабшають шити Ваше життя. »
Прохання: «Нам потрібна допомога людей, готових вкласти хоча б. в благородне,
Дія: «Ми закликаємо Вас приєднатися до тисяч добрих людей. »
Пам'ятайте, що прохання потрібно формулювати так, щоб у пекло-ресата вибір варіантів був обмежений, оскільки чим менше варіантів, тим більша ймовірність успіху. Вживання стан-дартізірованних словесних оборотів не тільки дозволяє исклю-чить непотрібний емоційний тон листа, але і є Вира-ням ділової ввічливості.
Найбільш часто в діловій сфері використовуються наступні види ділових листів.
1. Резюме і лист з проханням про прийом на роботу.
2. Лист-заяву про звільнення.
3. Рекомендаційний лист.
5. Лист-запит про хід виконання справи (домовленості, угоди і т.п.).
Діловий лист має завжди підписуватися від руки. Питання про відправку листа по факсу або в конверті поштою вирішується в зависи-мости від обставин і бажання ділових партнерів. На всі листи слід обов'язково давати відповідь, навіть якщо він негативний або викликає труднощі, при цьому потрібно витримувати терміни відповіді.
Крім ділової кореспонденції, що курсує між орга-ціями, існує і внутриорганизационная листування.
• лист повинен бути лаконічним;
• обов'язково повинна проставлятися дата;
• лист не повинно містити наклепницьких вигадок;
• повинна бути розбірливий підпис.
Питання для самоперевірки
1. Які етичні вимоги пред'являються до діловому листуванні?
2. Перелічіть види ділових листів.
3. Напишіть зразок будь-якого, обраного вами, ділового листа (для цього використовуйте рекомендовану літературу).