Крім усних переговорів комерсанти партнери широко використовують ділову переписку, зокрема комерційні листи. Такі листи складаються при укладанні і виконанні комерційної угоди від імені юридичної особи і мають правову силу, т. Е. Можуть бути оскаржені в суді.
За своїм функціональним призначенням виділяють три види комерційної листування:
запит - відповідь на запит;
пропозиція (оферта) - відповідь на пропозицію (акцепт);
Запит - комерційний документ, що являє собою звернення покупця до продавця, імпортера до експортера з проханням дати детальну інформацію про товари і направити пропозиції на поставку товару. У запиті вказується найменування товару та умови, на яких партнеру бажано отримати товар, наприклад, кількість і якість товару, його модель, марка, ціна, строки поставки, умови платежу. Запит такого типу входить до групи контрактних документів і використовується при підготовці до укладення угоди.
Відповідь на запит має бути надана, як правило, в 10-денний термін, в якому продавець повідомляє необхідну інформацію, зокрема:
прийняття питання до розгляду;
з'ясування можливості поставки цікавить покупця товару;
відмова поставити цікавить покупця товар;
зміна умов поставки (зміна кількості товару, моделі, марки, термінів поставки і т. п.);
обіцянку направити пропозиції на поставку даного покупця товару.
Приклад відповіді на запит.
Дякуємо за запит на поставку сталевих порцелянових сервізів. В даний час ми розглядаємо питання про можливість надання вам пропозиції на що цікавить вас. Наше рішення повідомимо найближчим часом.
З повагою (підпис)
У разі якщо продавець може відразу задовольнити прохання покупця і поставити цікавить його товар, він направляє йому пропозицію (оферту), т. Е. Заяву про бажання укласти угоду із зазначенням її конкретних умов.
Пропозиція (оферта) - формальну пропозицію укласти комерційну угоду, що містить всі істотні умови угоди: асортимент, кількість, ціни, терміни, відповідальність сторін і т. П.
Пропозиція може бути направлено покупцеві як у відповідь на його запит, так і з ініціативи продавця.
При цьому, як правило, вказується найменування пропонованого товару, кількість, якість, ціна, термін поставки, умови платежу, рід упаковки і інші умови залежно від характеру товару.
Ми можемо запропонувати вам кольорові телевізори фірми "Соні" з екраном по діагоналі 51 см (вказуються кількість, якість, упаковка, умови поставки, ціна, термін поставки, умови платежу).
З повагою (підпис)
При відповіді на пропозицію, в разі якщо покупець згоден з усіма його умовами, він підтверджує прийняття пропозиції продавцеві, і тоді угода вважається укладеною. Прийняттям пропозиції є видача конкретного замовлення або укладення договору (контракту).
Якщо покупець не згоден з умовами пропозиції або якщо він не зацікавлений в закупівлі пропонованого товару, він в письмовій формі відхиляє його (зараз по факсу йдуть комерційні пропозиції, але багато комерційних працівники не вважають за потрібне відповідати, тим самим вони втрачають своїх потенційних партнерів на майбутнє) .
Якщо покупець не згоден з яким-небудь умовою пропозиції (наприклад, з кількістю товару, ціною, термінами поставки і т. П.), Він повідомляє про це продавця і між ними встановлюється листування або проходять переговори до тих пір, поки не буде досягнута повна домовленість про всі основні елементи угоди.
підставу для пред'явлення претензій;
докази - посилання на нормативні акти і документи (ТУ, акт експертизи, акт приймання, комерційний акт);
конкретні вимоги сторони, що пред'являє претензію, наприклад, про заміну неякісного товару якісним або про уцінку товару; про розірвання контракту
та відшкодування збитків у зв'язку з невиконанням контракту.
При перевірці вагона на погранстанціі було виявлено 56 дефектних стекол, які були вам повернені, про що свідчить комерційний акт № 226695/289.
У зв'язку з викладеним просимо вас відшкодувати понесені нашою фірмою "Ілона" збитки в розмірі 5600 дол. США
Суму слід перерахувати на наш валютний рахунок № 128345 в КБ "Альфа-банк" код 45 МФО 14.
Додаток: комерційний акт № 226695/289.
Однак в порушення умов вказаного контракту товар був поставлений із запізненням на 10 днів.
На підставі § 4 контракту фірма нараховує вам штраф у розмірі 5% вартості не поставленого в строк товару на суму 20 000 дол. США за наступним розрахунком: 5% від 20 000 дол. США = 1000 дол. США.
Просимо зазначену суму штрафу перевести в триденний термін на наш розрахунковий рахунок № 348591 у "Альфа-банк". У разі несплати вказаної суми в установлений термін справу буде передано до арбітражу.
Якщо рішення не прийнято, повідомляється інформація про прийняття претензії до розгляду.
У разі прийняття претензії повністю або частково вказується термін і спосіб її задоволення, якщо вона не підлягає грошовій оплаті. При грошовій оплаті зазначається визнана сума, номер і дата платіжного доручення.
Якщо претензія відхиляється повністю або частково, вказуються мотиви відмови з відповідним посиланням на нормативні акти та інші документи, які його обґрунтовують.
Форми написання ділових листів практично однакові для всіх країн. Існує певний етикет складання ділової кореспонденції і за кордоном, і йому надається великої ваги, ніж у нас. Наприклад, за кордоном прийнято на отриманий лист давати відповідь протягом тижня, вітального листа з нагоди будь-якого приємної події висилати протягом тижня з дня отримання повідомлення про цю подію і т. Д.
Туристичний ваучер, як правило, складається з 6 частин:
вступне звернення ( "шановний або дорогий Олексій Іванович");
заключна формула ввічливості ( "бажаю успіхів");
підпис (найменування посади, П. І. Б.);
іноді ще слід постскриптум або додатки до листа.