У цій статті докладно розглядаються види ділової записки. Сформульовано принципи оформлення даного виду записки. Говориться про мету складання ділової записки кожного виду. Про особливості в складанні, схожість і відмінності.
ДІЛОВІ ЗАПИСКИ (ДОПОВІДНА, СЛУЖБОВА, ПОЯСНЮВАЛЬНА, ПОЯСНЮВАЛЬНА) - ПОНЯТТЯ, ОСОБЛИВОСТІ СКЛАДАННЯ І ОФОРМЛЕННЯ
Горохова Анна Вадимівна,
економічний університет (РИНХ)
Студент кафедри Державне та
Gorokhova Anna Vadimovna,
Rostov State University of Economics
Student faculty management and entrepreneurship
У цій статті докладно розглядаються види ділової записки. Сформульовано принципи оформлення даного виду записки. Говориться про мету складання ділової записки кожного виду. Про особливості в складанні, схожість і відмінності.
This article describes in detail types of business note. Formulated the principles of design of this type of note. It is says about the purpose of compiling a business note of each type. About particular properties in compiling, similarities and differences.
Ключові слова: ділові записки, види ділових записок, доповідна записка, службова записка, пояснювальна записка, пояснювальна записка, оформлення кожного виду ділової записки.
Key words: business notes, business notes, memo, Memorandum, explanatory Memorandum, explanatory Memorandum, registration of each type of business notes.
У сучасній Росії кожна людина, хоч раз стикався з поняттям документообіг. Документообіг - це одна з частин діловодства, яка пов'язана безпосередньо з питаннями руху документів і їх обліку. Тобто отримання, обробка, реєстрація, контроль виконання, поточне зберігання, все це має на увазі під собою документообіг.
Сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до оформлення »становить систему документації або документообіг.
Закон Російської Федерації «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації» [4] визначає інформацію як «відомості (повідомлення, дані) незалежно від форми їх подання». Документ, зафіксувавши (відобразивши) інформацію, тим самим забезпечує її збереження і накопичення, можливість передачі іншій особі, багаторазове використання, повернення до інформації в часі.
Наступними важливим факторами або критеріями для документа є такі поняття як:
- носій документованої інформації - матеріальний об'єкт, який використовується для закріплення і зберігання на ньому мовної, звукової чи образотворчої інформації, в тому числі в перетвореному вигляді.
Як носій інформації. документ виступає в якості неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодію їх частин.
- зовнішні ознаки документа (в деяких джерелах їх називають реквізити) - ознаки, що відображають форму і розмір документа, носій інформації, спосіб запису, елементи оформлення.
- юридична сила документа - властивість офіційного документа, що повідомляється йому чинним законодавством, компетенцією видав органу та встановленим порядком оформлення.
Все різноманіття документів, які обслуговують сферу державного і муніципального управління, можна класифікувати за різними підставами.
Види документів за структурою:
- інформаційно-довідкові документи;
- організаційно-розпорядчі документи;
- наказ;
- розпорядження;
- протокол;
- акт;
- лист;
- доповідна записка;
- Пояснювальна записка;
- довідка.
Види документів за походженням:
- особистого походження;
- офіційні.
Види документів за способом документування (способу запису інформації або створення документа):
Види документів в залежності від ставлення до апарату управління:
- вхідні (надійшли в організацію);
- вихідні (відправляються з організації);
- внутрішні (створювані в даній організації і використовувані у внутрішніх зв'язках).
За обмеження доступу документи поділяються на:
- секретні;
- для службового використання;
- несекретні (прості).
Секретні документи забезпечуються особливою позначкою і грифом секретності. Використання таких документів і робота з ними здійснюються за особливою технологією і вимагають спеціального дозволу. Документи для службового користування, що містять несекретні відомості, можуть використовуватися працівниками даної установи. Такі документи позначаються грифом «Для службового користування».
У Короткому словнику видів і різновидів документів, розробленому Головархівом СРСР, ВНІІДАД, ЦГАДА в 1974 році, дано визначення цих документів, з яких слідують деякі відмінності в їх призначенні:
Існує два види доповідної записки:
Так само необхідно знати, що за змістом і призначенням доповідні записки поділяються на інформаційні та звітні.
Текст доповідної записки складається з двох частин: перша - виклад фактів, які послужили причиною для написання, друга - висновки, думки упорядника, прохання, пропозиції. Форми ввічливого поводження і завершення ( «Шановний», «З повагою») у всіх видах стосується внутрішнього інформаційного обміну недоцільні.
Приклад оформлення внутрішньої доповідної записки.
Доповідні записки мають важливе значення для контролю за виконанням доручень і завдань. У той же час в доповідній записці передбачається наявність висновків і пропозицій представника. Тому матеріали доповідних записок виносяться на обговорення виробничих нарад, а також широко використовуються керівництвом підприємства для видання наказів, розпоряджень, постановки питань перед вищестоящими організаціями. Тобто можна зробити висновок, що основна мета доповідної записки - спонукати керівника прийняти рішення.
Службові записки бувають різного характеру:
Зазвичай службову записку підписує керівник підрозділу, рідше - її упорядник.
Текст службової записки складається з двох частин.
У першій - викладають факти, що послужили причиною для її написання.
У другій - викладають прохання, роблять висновки і дають пропозиції щодо викладається питання.
Від того, як будуть викладені факти і причини в преамбулі, залежить сприйняття прохань і пропозицій в заключній частині.
Службові записки, як і доповідні, рекомендується реєструвати в журналах реєстрації внутрішньої документації.
Формуляр-зразок службової записки складається з тих же реквізитів, що характерні для доповідної записки. Змінюється лише найменування документа.
Оформляючи будь-який внутрішній документ, потрібно обов'язково вказувати всі необхідні для його ідентифікації реквізити, тому що документ може потрапити в іншу організацію, і він повинен бути пізнаний.
Ще один вид ділової записки - пояснювальна записка.
Пояснювальна записка - документ, що пояснює причину порушення трудової дисципліни або невиконання будь-якого доручення тощо
Всі пояснювальні записки ділять на дві групи.
Другу групу складають пояснювальні записки з приводу будь-яких подій, що склалися ситуацій, вчинків і поведінки окремих працівників. У ОКУД ОК 011-93 цей документ згадується тільки один раз - пояснювальна записка про порушення трудової дисципліни (код 0286091), яка відноситься до класу 0286000 «Документація з оформлення дисциплінарних стягнень» [9].
Зазвичай пояснювальна записка особистого характеру оформляється працівником від руки.
Зразки оформлення пояснювальних записок.
Пояснювальна записка - це записка, яка містить роз'яснення окремих положень основного документа (плану, програми, звіту, проекту і т.д.).
Пояснювальні записки, як додаток до основного документа, оформляються на загальних бланках. Підписує таку записку керівник.
Хоч і форма заповнення повинна бути за зразком, на кожному підприємстві є свої правила і вимоги до оформлення пояснювальної записки. Тобто записки оформляються за зразком, але з внесенням власних поправок.
Збільшення обсягів і складності управлінських завдань об'єктивно обумовлює зростання документаційних потоків. Однак, в ряді ситуацій, що виникають в процесі управління, має місце і невиправдане зростання кількості створюваних і оброблюваних в установах, організаціях і на підприємствах документів: документування для перестраховки, прагнення «прикритися» документом, створення його «на всякий випадок». Має місце в практиці роботи установ і дублювання традиційних документів, наявність зайвих, невикористовуваних форм документів. Вирішенню цих проблем сприяють заходи щодо вдосконалення і раціоналізації організації документообігу.
Головним напрямком упорядкування документування, скорочення числа документів є створення уніфікованих систем, суворо встановлюють склад застосовуваних документних форм і регламент користування ними. Уніфікація дозволяє впорядкувати освіту документів, внести в цей процес наукову основу і тим самим сприяє скороченню обсягів документообігу.
Електронний документообіг передбачає, що інформація передається у вигляді електронних документів, тобто документів, що створюються, зберігаються, передаються і доступних для сприйняття за допомогою електронних засобів. Це полегшує роботу з інформацією, прискорює процес роботи з нею, але комп'ютерне обладнання та програмне забезпечення стає необхідним посередником в роботі з документами.
Електронний підпис - це особливий реквізит документа, який дозволяє встановити відсутність спотворення інформації в електронному документі з моменту його формування і підтвердити приналежність власнику. Значення реквізиту виходить за результатом криптографічного перетворення інформації. Електронний підпис видається засвідчує центром, що стежить за її цілісністю і дає певні гарантії. Використання електронного підпису вносить додаткові витрати на її придбання і щорічне обслуговування в засвідчувальному центрі.