Кожен тип документа має особливості в своєму побудові # 40; композиції # 41 ;. Кажуть, що ділові тексти «складають», а не «пишуть». Їх насправді складають так само, як складають іграшки Lego. Розібратися зі схемою побудови нескладно, якщо детально слідувати вказівкам доктора філологічних наук, професора Наталії Муравйової.
Щоб дізнатися, як побудувати діловий текст, треба відповісти на такі питання:
1. з яких частин складається ділової текст;
2. в якій послідовності розташувати ці частини;
3. на якому місці на аркуші стандартного формату А4 ці частини розташувати.
Ці правила зазвичай строго закріплені - державними стандартами, методичними рекомендаціями або узаконеної корпоративної традицією.
Можна виділити два підходи до побудови ділового тексту:
- документоведческой (використовуваний зазвичай в діловодстві);
- лінгвістичний.
Документоведческой підхід до побудови ділового тексту
01 - Державний герб Російської Федерації;
02 - герб суб'єкта Російської Федерації;
03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
04 - код організації;
05 - основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;
06 - ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП);
07 - код форми документа;
08 - найменування організації;
09 - довідкові дані про організацію;
10 - назва структурного підрозділу;
11 - дата документа;
12 - реєстраційний номер документа;
14 - місце складання або видання документа;
16 - гриф обмеження доступу до документів;
28 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
29 - відмітка про надходження документа в електронній формі
30 - ідентифікатор електронної копії документа.
Безумовно, переліки і характеристики реквізитів, які ми знаходимо в цих нормативних документах, корисні, проте не завжди дають відповіді на питання, які виникають у укладача ділового тексту.
Лінгвістичний підхід до побудови тексту
Другий підхід до побудови ділового тексту - з точки зору лінгвістики, і, перш за все, лінгвістики тексту, - дозволяє дати більш конкретні рекомендації для укладача документа. З точки зору лінгвістики в складі будь-якого документа є, перш за все, дві основні частини - формуляр / рамка і власне текст.
формуляр документа
Текстова частина передає основну інформацію документа і з точки зору лінгвістики не може стояти в ряду реквізитів. Формуляр ж відіграє допоміжну (як здається на перший погляд), але дуже важливу роль: коли ми читаємо будь-якої ділової текст, формуляр допомагає нам швидко і точно розібратися, за яких обставин склали цей документ. Формуляр, в свою чергу, розпадається на що вводить (початкову) і засвідчує (завершальну, кінцеву) частини. Виходить, що формуляр - це свого роду рамка, в яку поміщається власне текст; на аркуші сам текст розташовується між що вводить і засвідчує частиною такої рамки. Обов'язкові смислові блоки, які повинні бути в формулярі тієї чи іншої ділової папери, є, по суті, реквізитами.
- найменування організації;
- Назва документу;
- гриф обмеження доступу до документа.
- підпис (посаду, розпис і розшифровка розпису);
- дата;
- гриф погодження документа;
- віза ознайомлення.
- підпис (розпис без розшифровки), дата.
Значить, щоб скласти діловий текст, точно встановимо, які реквізити обов'язкові під вводить і засвідчує частини формуляра. Не менш важливо знати, в якій послідовності і на якому місці розташувати на аркуші необхідні реквізити. Наприклад, в формулярі внутрішньої службової записки вибираємо такі реквізити і маємо в своєму розпорядженні їх так:
- підпис (посаду, розпис і розшифровка розпису без круглих дужок; в один рядок, починаючи зліва);
- дата.
В результаті отримуємо:
Текстова частина документа
Текстова частина документа розташовується на аркуші між вводить і засвідчує частиною формуляра. У текстовій частині можуть бути такі смислові блоки:
- введення, яке вводить тему, коротко позначає ситуацію;
- виклад або доказ - в цій частині описуються деталі ситуації або доводиться необхідність чого-небудь, пояснюються причини тієї чи іншої ситуації або причини задоволення прохання;
- висновок, в якому даються висновки, прохання, пропозиції, рекомендації і т.д.
Як вибирати і використовувати ці смислові блоки? Ось кілька правил, які керують побудовою власне тексту документа:
1) правило набору: не в кожному документі будуть окреслені смислові блоки; в залежності від того, яка ділова ситуація повинна бути відображена в документі і яку ділову папір ми складаємо, вибираємо той або інший набір цих смислових блоків; наприклад, в заяві може бути або тільки третій блок (прохання), або другий і третій блоки (доказ, обгрунтування прохання + прохання); в інструкції може бути або другий блок (опис правил використання чого-небудь), або перший і другий блок (позначення ситуації, в якій нам необхідні ті чи інші правила + опис цих правил), в резюме є тільки другий блок і т.д. ;
2) правило послідовності. незалежно від того, скільки смислових блоків ми вибираємо і які це будуть блоки, вони слідують один за одним у логічній послідовності: введення - виклад / доказ - висновок;
3) правило відповідності. в тексті документа немає жорсткої відповідності «1 смисловий блок = 1 пропозиція», отже, в діловому тексті немає прямого відповідності між кількістю смислових блоків і кількістю пропозицій; якщо смисловий блок великий за обсягом, то він оформляється як одне речення (іноді потрібно навіть більше одного речення); якщо ті чи інші смислові блоки за обсягом невеликі і вони йдуть в тексті один за одним, їх треба висловити в одному реченні; в той же час в діловому тексті діє відповідність «1 смисловий блок, виражений самостійним пропозицією / самостійними пропозиціями, = 1 абзац»;
4) правило рубрикації. щоб спростити розуміння документа, в деяких випадках використовується рубрикація, тобто один смисловий блок ділиться на частини, кожна з яких оформляється як самостійне висловлювання і виділяється наступними можливими способами:
Розглянемо дії укладача документа в одній конкретної ділової ситуації:
Ви є керівником відділу продажів ТД «Геліос», який знаходиться в Москві (генеральний директор - Ольга В'ячеславівна Вакулова); до недавнього часу в вашому відділі працювало 3 менеджера, при цьому у відділі було 2 комп'ютери, проте обсяг продажів збільшився, і штат вашого відділу було розширено (прийнято ще два менеджера); Ви вважаєте, що відділу необхідно додатково 2 комп'ютери.
У цьому випадку будемо складати службову записку. Які частини знадобляться в її тексті? Зрозуміло, що в тексті буде висновок (прохання про комп'ютери). Зрозуміло, що таке прохання треба обґрунтувати, пояснити, чому комп'ютери необхідні, - отже, в тексті буде доказ. Чи потрібно описувати ситуацію в відділі продажів? Ні, вона стандартна, особливості пов'язані тільки з обставинами, які будуть зрозумілі з докази. Сформулюємо докази того, що відділу необхідно додатково 2 комп'ютери: 1) штат відділу був розширений; 2) обсяг продажів збільшився. Обидва докази потрібні, інакше текст стане незрозумілим. З якого докази треба почати? Звичайно, з другого, воно важливіше, якщо ми хочемо отримати позитивне рішення керівництва. Отримуємо такий текст:
У зв'язку зі збільшенням обсягу продажів і розширенням штату відділу прошу надати відділу продажів додатково 2 (два) комп'ютера.
Отже, підіб'ємо підсумки. Ми зможемо правильно побудувати діловий текст, якщо визначимо:
- що з того, що ми хочемо повідомити, являє собою основну інформацію (і увійде в основний документ), а що - додаткову (і становитиме додаток);
- які реквізити обов'язкові в формулярі (про що треба написати у вводить частини основного документа і як розташувати ці відомості; що треба вказати в засвідчує частини документа і як розташувати ці відомості);
- яким буде склад власне тексту: чи буде в даному документі введення, виклад / доказово і висновок; про що буде написано в кожній з цих частин і якими мовними одиницями вони будуть виражені (частина пропозиції, одне речення, кілька пропозицій; суцільний текст або рубрикація).
Якщо нам відомі відповіді на всі ці питання, ми знаємо, як влаштований ділової текст, який нам необхідно скласти.
ректор Академії комунікації та інформації
1. Першою спробою визначити основну термінологію документознавства став ГОСТ Р 5114198 - «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення". У ньому описані деякі елементи побудови ділового тексту (поняття «реквізит документа», «формуляр документа», «формуляр-зразок документа»), а також частина реквізитів: - найменування документа; - підпис; - гриф погодження; - гриф обмеження доступу до; - дата офіційного документа; - заголовок офіційного документа; - віза офіційного документа; - резолюція офіційного документа; - текст офіційного документа - гриф обмеження доступу до документа.
3. Хоча в цьому нормативному документі відсутня, наприклад, такий реквізит, як «Гриф обмеження доступу до документа».
4. Відомо, що є два основних способи просторового розташування реквізитів вводить частини ділового тексту, ми повинні вибрати один з них: 1) поздовжній, або Центрованим спосіб, коли реквізити розташовуються по центру аркуша; 2) кутовий, або флагової спосіб, коли реквізити розташовуються на аркуші зліва стовпцем, який займає приблизно третину рядки.