Керівник і головний бухгалтер - такі ж повноправні працівники організації, як і всі. На них в повній мірі поширюються норми трудового законодавства. Вони мають право на щорічну основну оплачувану відпустку тривалістю 28 календарних днів (ст. 115 ТК РФ). А це означає, що кожен рік вони можуть йти у відпустку як мінімум два рази по два тижні. Однак вони зосереджують у своїх руках основні повноваження, які неможливо передати іншій особі без оформлення відповідних документів. Керівник організації, будучи її одноосібним виконавчим органом, має право діяти без довіреності від імені юридичної особи і несе всю повноту відповідальності за діяльність компанії.
Але одним з ключових працівників головний бухгалтер від цього бути не перестає. І щоб при виході у відпустку цих двох важливих працівників діяльність компанії не призупинилася, слід правильно оформити передачу їх повноважень на час їх відсутності.
Але, власне, найпростіший шлях - не розробляються окремі документи, а затвердити для своєї організації дію цих норм згідно із затвердженими Держкомстатом уніфікованим формам. Переважна більшість організацій ведення діловодства з цими формами повністю задовольнить.
Порядок надання відпустки
Згідно із законом оплачувана відпустка повинна надаватися щорічно. Право на його використання виникає у працівника після закінчення 6 місяців роботи в організації, а за угодою між роботодавцем і працівником він може бути використаний і раніше зазначеного терміну. При цьому відпустка надається відповідно до черговості надання відпусток, встановленої в організації (ст. 122 ТК РФ). Це означає, що відпустка повинна бути включений в графік відпусток організації. Про час початку відпустки працівник повинен бути повідомлений під розпис не пізніше, ніж за 2 тижні до його початку.
Якщо у випадку з бухгалтером зрозуміло - все його документи на відпустку будуть підписані керівником, то у випадку з керівником виникають питання. Залежно від того, як це питання врегульоване статутом організації, відпустку керівнику може бути надано за рішенням засновників, а може перебувати в компетенції самого керівника. У кожному разі порядок оформлення різниться.
П'ятниця І.Т. П'ятниця
Рукосенко С.Ф. Рукосенко
У тому ж порядку засновники можуть прийняти рішення про відкликання керівника з відпустки, але тільки за згодою самого керівника.
Якщо надання відпустки в компетенції самого керівника, то він уповноважений підписати всі необхідні документи сам. Його відпустка повинна включатися в загальному порядку в графік відпусток, а для того щоб дотриматися всіх норм трудового законодавства, керівника про майбутню відпустку має повідомити за два тижні компетентну особу, що володіє повноваженнями щодо оформлення відпусток, наприклад кадровик. Потім оформляється відповідний наказ, який підписує сам керівник. Якщо керівнику потрібно відкликати себе з відпустки, він повинен буде оформити наказ про достроковий вихід з відпустки, в якому серед іншого вказується причина переривання відпустки.
Розібравшись з порядком оформлення відпустки, приступаємо до оформлення передачі повноважень.
Якщо у керівника і головного бухгалтера є заступники, це спрощує ситуацію. Обов'язки по заміщенню цих працівників повинні бути прописані у заступників в їх трудових договорах.
Якщо ж заступники відсутні, то трудове законодавство передбачає кілька варіантів заміщення відсутніх працівників:
- виконання роботи іншим співробітником в порядку суміщення посад;
- виконання роботи іншим співробітником на основі строкового трудового договору або трудового договору за сумісництвом;
- тимчасове переведення працівника на роботу керівником або головним бухгалтером.
Таким чином, і повноваження керівника, і повноваження бухгалтера можна передати іншому працівникові у порядку суміщення посад.
Для цього необхідно отримати письмову згоду працівника, підписавши додаткову угоду до трудового договору (оскільки поєднання відбувається в рамках одного трудового договору), і видати наказ про суміщення посад.
Строковий трудовий договір
На час виконання обов'язків відсутнього працівника, за яким відповідно до законодавства зберігається місце роботи, можна укласти строковий трудовий договір, взявши на роботу людину з боку або оформивши внутрішнє сумісництво з працівником організації (ст. 59 ТК РФ). Строковий трудовий договір укладається на термін не більше 5 років, якщо інше не встановлено законодавством (ст. 58 ТК РФ).
Якщо керівник або головний бухгалтер йдуть у відпустку на 2 - 3 тижні, то цей варіант скоріше ускладнить процедуру передачі повноважень, оскільки має на увазі під собою дотримання всіх етапів оформлення прийому на роботу і звільнення: підписання трудового договору, оформлення наказу про прийом на роботу, про припинення трудового договору, заповнення трудової книжки.
Оформити строковий трудовий договір на час виконання обов'язків відсутнього працівника можна, якщо керівник або головний бухгалтер йдуть у відпустку на тривалий термін, наприклад у відпустку по догляду за дитиною.
Тимчасове переведення на іншу роботу
За угодою сторін трудового договору для заміщення тимчасово відсутнього працівника, за яким відповідно до закону зберігається місце роботи, іншого працівника можна тимчасово перевести на його роботу.
Перекладаючи співробітника тимчасово на іншу роботу, необхідно враховувати, що хтось повинен буде виконувати і його обов'язки. Тимчасове переведення на іншу роботу не має на увазі поєднання обов'язків різних посад.
Керівник видає довіреність
- укладення іншого правочину, яка забезпечує першу або укладена на виконання або в зміну першої;
- прохання про відстрочку або розстрочку виконання;
Якщо довіреність виконуючому обов'язки керівника видається також на вчинення правочинів, що потребують нотаріальної форми, то і сама довіреність повинна бути нотаріально засвідчена (п. 2 ст. 185 ЦК України).
При цьому важливо розуміти, що, передавши всі або частину своїх повноважень за дорученням певного працівникові, керівник залишається керівником - особою, яка має право діяти без довіреності від імені юридичної особи. Відомості про представника не вносяться в ЕГРЮЛ, оскільки він не обирається на посаду керівника засновниками в установленому порядку, а повноваження йому передаються на підставі наказу та довіреності, а керівник, в свою чергу, має право і під час своєї відпустки продовжувати підписувати документи. Останнє випливає з судової практики.
З нашої точки зору, можна зробити також посилання на наказ, яким на співробітника покладено обов'язки щодо виконання роботи керівника або головного бухгалтера.