Опитування. можна зробити опитування і компіляції результати шляхом створення бази даних Access з таблицями, необхідні для зберігання результатів і за допомогою майстра створення форм опитувань і вислати їх учасники опитування. При відповіді учасників, даними опитування автоматично зберігається в базі даних.
Звіти про стан. будь то стан останньої рівня запасів або актуальну інформацію на поточні проблеми групи можна зберігати повідомляє шляхом надсилання листів, повідомлення, що містять відомості про поточний через певні інтервали.
Управління події. коли впорядкування конференц-зв'язку або навчання і іншими подіями, можна відправляти одну або кілька форм по електронній пошті повідомлення для збору контактної інформації, подорожі та готелі інформації і т. д. Якщо ви вирішили автоматично обробляти відповіді,-можуть в будь-який момент змінити налаштування, не витрачаючи часу на повідомить учасників і завжди у вас є доступ до даних останньої метою вирішення.
У цій статті описано, що необхідно для використання даної функції, як приступити до її використання за допомогою майстра, а також наведені додаткові інструкції, що дозволяють краще зрозуміти, що означають ті чи інші параметри в майстра.
Примітка: Ви не зможете додати зібрані дані, якщо одержувач використовується Hotmail або Yahoo відправити форму збору даних.
підготовка
Якщо ви вперше намагаєтеся організувати збір даних по електронній пошті, виконайте такі дії.
Перевірте, чи встановлені на комп'ютері такі додатки.
Форма, використана для збору даних по електронній пошті не форми Access. Майстер створює спеціальні форми в форматі HTML або InfoPath.
Вкажіть кінцеву базу даних. База даних може мати формат MDB або ACCDB. Крім того, підтримуються файли MDE і ACCDE. Якщо небажано використовувати існуючу базу даних, створіть нову.
Визначення або створення таблиці, які ви хочете заповнюються даними з відповідей електронної пошти. Якщо виконується збір даних для існуючі таблиці забезпечити таблиці не тільки для читання і у вас є необхідні дозволи для додавання або оновлення їх вміст.
Примітка: По електронній пошті можна збирати дані з полів типу "Вкладення", "Лічильник", "Об'єкт OLE" і полів, одночасно допускають кілька значень.
Дані слід зберігати у вигляді нових записів в зазначених нижче ситуаціях.
Даними будуть заповнюватися кілька таблиць.
У кінцевій таблиці немає поля первинного ключа. Значення поля первинного ключа необхідні для зіставлення кожної відповіді з існуючої записом. Якщо в кінцевій таблиці відсутня поле первинного ключа, додайте його або зробіть їм існуюче поле з унікальними значеннями.
У кінцевій таблиці відсутні записи. Якщо таблиця порожня, майстер припускає, що необхідно додати записи.
Початок роботи
Відкрийте базу, в яку будуть зберігатися зібрані дані.
Якщо дані будуть додаватися в одну таблицю, виділіть її в області навігації. Для заповнення декількох пов'язаних таблиць виділіть пов'язаний з ними запит.
Щоб запустити майстер, виконайте одну з таких дій.
На вкладці Зовнішні дані в групі Збір даних натисніть кнопку Створити повідомлення.
Клацніть правою кнопкою миші таблицю або запит, а потім клацніть елемент Збір і оновлення даних по електронній пошті.
Примітка: Якщо таблиця не містить всі поля або тільки має "Лічильник", поле об'єкта OLE, вкладень або багатозначні типи полів підстановки, Access відображає наступне повідомлення: обраної таблиці чи запиту не всі поля, які підтримують збір даних по електронній пошті.
Якщо таблиця містить поля, що підтримують збір даних, запуститься майстер. Якщо кінцева таблиця підтримує і додавання, і оновлення даних, майстер в покроковому режимі допоможе налаштувати збір даних по електронній пошті.
У наведених нижче розділах представлені відповіді на питання, які можуть виникнути на будь-якому з семи основних етапів даного процесу.
Вибір типу відправляється форми для введення даних
Виберіть тип форми, керуючись міркуваннями власної зручності і зручності потенційних одержувачів.
Виберіть HTML-форми HTML-форми можна переглядати і редагувати будь-яким користувачем, перевірку якого поштовим клієнтом підтримує HTML
Виберіть Microsoft InfoPath форми Ви побачите цей параметр, тільки якщо InfoPath встановлена на вашому комп'ютері. Виберіть цей параметр тільки в тому випадку, якщо всі одержувачі InfoPath Outlook встановлено і на свій комп'ютер. Форма InfoPath пропонує краще введення даних і середу редагування
Наступна сторінка майстра залежить від того, чи підтримується для кінцевого об'єкта оновлення даних. Якщо об'єкт являє собою запит на основі декількох таблиць або таблицю, яка не має ключових полів або що не містить записів, то майстер передбачає, що потрібно додати нові записи і пропонує вибрати поля форми. У всіх інших випадках перед вибором полів форми майстер пропонує вказати, який спосіб збору даних буде використовуватися: додавання або оновлення.
Збір нових даних або оновлення існуючих
Вкажіть, що слід робити з даними. Тип використовуваної форми визначає, скільки нових записів може відправити одержувач в одній відповіді. При оновленні даних число записів, що підлягають оновленню одержувачем, визначає кількість заповнених форм, які будуть включені в повідомлення.
Вибір зібраних даних
Включати в форму всі поля базової таблиці або запиту необов'язково, однак повинні виконуватися такі умови.
Обов'язкові поля: Поля, помічені зірочкою (*), є обов'язковими. При зборі нові записи майстри будуть автоматично вибрані всі поля, властивості якого потрібно задано значення Так. Якщо будь-якого запису обов'язкові поля порожні, з додатком Access не вдається додати запис в таблиці.
Несумісні типи полів: Ви не зможете включати певні типи полів в формі, наприклад "Лічильник", поле об'єкта OLE, вкладення або поля підстановок, одночасно допускає кілька значень.
Поле первинного ключа: Користувач отримує можливість введіть значення в поле при додаванні записів, однак; відповідь не вдалося обробити, якщо вказане значення вже використовується.
Примітка: Для кожного включається в форму поля в розділі Властивості поля вкажіть мітку і встановіть прапорець Тільки читання. щоб заборонити зміну містяться в ньому даних.
Вибір автоматичного або ручного способу обробки даних
Відповіді можуть оброблятися автоматично або вручну. У першому випадку при отриманні відповідей додатки Outlook і Access разом експортують дані в кінцеві таблиці бази даних. Автоматична обробка дозволяє істотно скоротити витрати часу і праці. Обробка вручну зводиться до ручного запуску операції експорту для передачі даних із зазначеної папки Outlook в кінцеву таблицю Access.
Відповіді успішно експортуються в кінцеву таблицю з поштової скриньки в момент отримання при дотриманні зазначених нижче умов.
Повинно бути запущено додаток Outlook. В іншому випадку обробка почнеться при наступному запуску Outlook.
Додаток Access не повинно бути захищено паролем або відкрито в режимі монопольного доступу. Після відправки повідомлень електронної пошти можна змінювати ім'я та розташування бази даних.
Після відправки повідомлень електронної пошти можна змінювати імена таблиць і запитів, а також властивості полів, включених у форму.
Необхідно мати відповідні дозволи на додавання або оновлення вмісту базових таблиць або запиту.
Примітка: Якщо автоматична обробка не виконується, спробуйте усунути всі помилки і запустіть вручну експорт відповідей, які не пройшли автоматичну обробку. Всі відповіді, які надійдуть в поштову скриньку після усунення проблем, будуть оброблені автоматично.
Завдання властивостей, керуючих автоматичною обробкою відповідей
Щоб вибрати іншу папку Outlook з відповідями, на сторінці майстра Вкажіть спосіб обробки відповідей клацніть ім'я папки. Вкажіть іншу папку в діалоговому вікні Вибір папки або натисніть кнопку Створити. щоб створити нову папку.
У наведеній нижче таблиці описані параметри, доступні при виборі команди Задати властивості, керуючі автоматичною обробкою відповідей. яка дозволяє змінити і налаштувати параметри імпорту.