ДОКУМЕНТАЛЬНЕ ПІДТВЕРДЖЕННЯ СТАТУСУ РЕЗИДЕНТА АБО НЕРЕЗИДЕНТА (ЧАСУ ПЕРЕБУВАННЯ НА ТЕРИТОРІЇ РФ)
А це дуже істотне питання, в тому числі і для бухгалтера організації. Адже організація як податковий агент повинна утримати і перерахувати до бюджету суму ПДФО з більшості доходів, які вона виплачує своїм працівникам (п. П. 1, 4 ст. 226 НК РФ). Причому оподаткування доходів працівників - податкових резидентів РФ відрізняється від оподаткування доходів працівників, які не є податковими резидентами РФ (п. П. 1, 3 ст. 224 НК РФ).
Отже, щоб обґрунтувати правомірність застосування того чи іншого порядку оподаткування доходів, потрібно документально підтвердити податковий статус фізичної особи.
Нагадаємо, що раніше податкові агенти повинні були вказувати статус платника податків та реквізити документа, що підтверджує цей статус, в податковій картці 1-ПДФО (п. 2.9 розд. 2 податкової картки).
Тим часом конкретний перелік документів, які підтверджували б податковий статус платника податків, ні Податковим кодексом РФ, ні будь-якими іншими нормативними документами не встановлено. Тому таке підтвердження можливо на підставі будь-яких документів, що дозволяють встановити кількість календарних днів перебування фізичної особи на території РФ протягом попередніх 12 послідовних місяців.
- довідки з місця роботи;
- табель обліку робочого часу;
- свідоцтво про реєстрацію за місцем тимчасового перебування;
- квитанції про проживання в готелі.
Також додатковими документами, які підтверджують статус платника податків, можуть бути проїзні квитки, накази про відрядження, шляхові листи, авансові звіти тощо
Якщо ж працівник часто виїжджає за кордон (наприклад, близько або понад півроку проводить за кордоном), то одним табелем не обійтися. В такому випадку бухгалтеру допоможуть:
- закордонний паспорт працівника (копії сторінок);
- документи, що додаються до авансового звіту (проїзні документи, документи за проживання);
- інші документи, що дозволяють визначити час перебування працівника на території РФ і за її межами.
СИТУАЦІЯ: Чи потрібно перевіряти податковий статус нового працівника - громадянина РФ (іноземного громадянина)?
При появі в організації нового працівника - громадянина РФ доцільно уточнити у нього час його перебування на території РФ протягом 12 послідовних місяців, що передують даті прийому на роботу. Іншими словами, з'ясувати у нього податковий статус. При необхідності попросити документи (наприклад, закордонний паспорт) і зробити з них копії.
Убезпечити бухгалтера від претензій податкових органів, що стосуються порядку утримання з доходів працівника ПДФО, може і заяву нового працівника про те, що він перебував на території РФ не менше 183 календарних днів протягом останніх 12 місяців. Дана умова можна закріпити в колективних договорах, угодах та локальних нормативних актах.
Рекомендуємо запросити у іноземця документи, що підтверджують дату його прибуття в РФ і (або) кількість днів перебування на території РФ. На обов'язковість такої вимоги вказує і ФАС Північно-Західного округу в вищенаведеному Постанові.