Документальне забезпечення кадрової роботи - навчальний посібник (Молодькова е

5.3.2. службові акти

Акт - це документ, складений декількома особами, що підтверджує встановлені факти і події.

Найчастіше акти складаються постійно діючими комісіями або комісією, яка призначається розпорядчим документом - наказом

керівника. В окремих випадках акти можуть бути складені одним, але спеціально уповноваженою особою (ревізор, інспектор).

Приводи для складання акта можуть бути різними. Звідси існує велика різновид актів: про ліквідацію установи, про прийом-передачу

матеріальних цінностей, про прийом об'єкта, про знищення документів і справ. Якщо немає встановленої нормативними документами форми акта, то незалежно від його різновиду акт оформляється і складається за єдиною схемою. Акт може бути оформлений на трафаретному бланку, на загальному бланку, на аркушах формату А4.

Дата і місце складання акту повинні відповідати даті і місцю актіруемого події. Акти, як правило, затверджуються керівником установи. Тема формулюється в родовому відмінку. Акт може бути підставою для видання розпорядчого документа, як правило, наказу.

Текст акту ділиться на три частини: вступна, констатуюча і висновки.

Текст вступної частини у всіх актах формалізований. У ній зазначається підстава для складання акту, перераховуються особи, його склали. Вступна частина починається словом «Підстава», яке пишуть від нульового положення

табулятора з великої літери, в кінці - двокрапка і через пробіл зазначаються найменування документа, його номер, дата, заголовок. З нового рядка від нульового положення табулятора з великої літери пишеться слово «Складено» і далі перераховуються прізвища та ініціали укладачів акта або склад комісії.

Слова «Голова» і «Члени комісії» пишуться від нульового положення табулятора з великої літери із зазначенням перед прізвищем найменування посади. Прізвища членів комісії нумеруються арабськими цифрами.

Реєстрація розірвання починається з абзацу. У ній викладаються цілі, завдання, істота роботи, виконаної укладачами акту, її результати, які можуть бути оформлені таблицею.

У заключній частині робляться висновки або даються рекомендації.

Наявність цієї частини необов'язково. Акт може закінчуватися констатацією факту.

В останньому абзаці необхідно вказати кількість примірників і їх

розсилку. Кількість примірників визначається практичною необхідністю або нормативними документами (2-6 примірників).

Акт підписують голова і члени комісії. При оформленні підпису посади голови і членів комісії не вказуються. Двокрапка після слів «члени комісії» не ставиться.

назва структурного підрозділу (в розрядку);

заголовок до тексту;

відмітка про наявність додатку (якщо необхідно);

| Зміст |