Знищення документів з простроченим терміном храненіяосложнено обов'язком організацій дотримуватися ряду вимог і рекомендацій, закріплених законодавчо. Зважаючи на наявність великої кількості найменувань паперів з різними періодами забезпечення схоронності вкрай важливо дотримуватися всіх встановлених правил їх зберігання і списання.
Що робити фірмі при надмірній кількості бухгалтерських документів в архіві
Які папери потрібно оформити при ліквідації документів в архіві
Регламент складання акта на списання
Як коректно проставити день оформлення акта
Можливості позбавлення від документів з невизначеними термінами збереження
Складнощі знищення паперів, термін зберігання яких закінчився
Що робити після складання акту
Докази списання частини архівного зберігання
Можливі наслідки знищення документів
Особливості позбавлення від документів електронного зберігання
Що робити фірмі при надмірній кількості бухгалтерських документів в архіві
Фіксація будь-якого значимого господарського, економічного, особистого події за допомогою документів стала звичайною практикою. Природно, що утворюються в результаті архіви потрібно десь зберігати, при цьому строго враховуючи їх кількість і місця розміщення. Це актуально як для організацій, так і для приватних осіб.
Однак на відміну від приватних осіб, компаній не можна просто так припинити визнання документів з простроченим терміном зберігання. Громадянину досить перебрати наявні будинку стоси, відібрати все непотрібне і віднести в сміття або здати в макулатуру. Фірми не можуть просто так позбутися документів, без дотримання ряду законодавчих процедур. В іншому випадку їм доведеться понести покарання.
Для юридичних осіб в цьому відношенні передбачена певна послідовність дій, яку вони обов'язково повинні дотримуватися. Наявні в компанії накази, розпорядження, регістри бухгалтерського обліку можуть бути списані тільки із застосуванням всіх юридичних формальностей. Крім цього, одним з найбільш важливих умов є закінчення закріпленого терміну забезпечення схоронності.
ВАЖЛИВО! За ігнорування положень зазначеного нормативного акту фірмам не уникнути покарання.
Які папери потрібно оформити при ліквідації документів в архіві?
Послідовність дій при знищенні документів з простроченим терміном зберігання. які обов'язково потрібно зробити:
- Проаналізувати час, протягом якого зберігаються папери на предмет закінчення закріпленого законодавством терміну, відведеного для цього. Крім того, ряд документів у зв'язку зі зміною правових норм можуть втратити свою доказову силу і актуальність.
- Створити шляхом видання відповідного розпорядження керівника спеціальну робочу групу, яка повинна буде вивчити наявний в компанії архів.
- Після того як будуть вивялени «непотрібні» документи, складається акт знищення документів з простроченим терміном зберігання встановленої форми, який обов'язково візується керівником фірми.
- Весь перелік паперів, зазначених у акті, знищується з одночасним складанням окремого документа, що підтверджує даний факт.
Нехтувати створенням комісії, яка проводить експертизу документів, не слід, адже одній людині досить складно буде виконати весь комплекс заходів. Зокрема, комісія повинна виявити факт наявності в одній папці паперів з обмеженим і необмеженим періодом зберігання. За таких обставин те розукомплектовують і кожен вид документів розкладається в різні стопки. В результаті частина архіву, яку ще рано списувати, повинна бути знову зшита окремо.
Можлива також ситуація, коли в одній папці знаходяться не тільки оригінали, а й копії, дублікати документів. У цьому випадку вся повторювана інформація (її носії) знищується, залишаються тільки оригінальні екземпляри, які зшиваються. Подібну роботу також проводить створена комісія.
Буває, що в ході списання документів з простроченим терміном зберігання будуть виявлені пошкоджені екземпляри, текст яких неможливо ідентифікувати. За таких обставин комісія повинна докласти всіх зусиль до відновлення змісту, а при неможливості зробити це - включити документ до списку для знищення.
Регламент складання акта на списання
До знищення документів з простроченим терміном зберігання комісії необхідно буде виконати досить копітку роботу. Учасники групи переглядають всі справи архіву, виділяючи перелік для подальшого списання, який закріплюється в акті «Про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню».
У ньому не робиться детальна перепис справ, а вказуються найменування і кількість папок документів разом з граничними термінами забезпечення їх охорони. Наприклад, в частині розпоряджень по поточній діяльності вказуються їх:
- найменування;
Останніми роками зберігання; - індекс справи;
- число папок;
- останній рік видання.
Крім цього в акті записується, скільки всього одиниць зберігання слід ліквідувати та який часовий проміжок охоплюють підлягають ліквідації документи.
Крім того, тут обов'язково повинні бути присутніми віза членів комісії про те, що наведений перелік схвалений всіма учасниками групи, дата оформлення і порядковий номер протоколу. Потім акт підписується директором.
Як коректно проставити день оформлення акту?
Для коректного знищення документів з простроченим терміном зберігання необхідно з максимальною точністю встановити останній день, коли вони обов'язково повинні перебувати в архіві. Для цього необхідно враховувати такі важливі моменти:
Можливості позбавлення від документів з невизначеними термінами збереження
Досить часто зустрічаються документи, термін зберігання яких не визначений наказами Росархіву та Мінкультури РФ. Відповідно, такі папери не мають офіційних термінів перебування в архіві. Як визначити дату, коли можна їх списати і утилізувати?
До того як приймати рішення про ліквідацію пакетів подібних документів, потрібно зафіксувати крайній термін їх можливого перебування на зберіганні. Для цього створена на основі наказу керівника комісія з експертів має право направити запит в будь-яку установу архіву. Тільки після отримання офіційної відповіді з зазначенням в ньому терміну, протягом якого потрібно зберігати такі папери, може прийматися рішення про знищення і можна починати відповідні технічні процедури. До отримання відповіді ніяких кроків з «простроченої» документацією краще не застосовувати.
Складнощі знищення паперів, термін зберігання яких закінчився
Провести знищення бухгалтерських документів із закінченим терміном зберігання також потрібно з урахуванням строків, визначених в наведених вище наказах. Крім того, крім них і закону № 125-ФЗ, існують інші документи, положення яких поширюються на облікові регістри.
Ще цікавіше буде ситуація в разі, якщо фінансовим результатом діяльності компанії виявився збиток. Нагадаємо, що збиток за вимогами закону може переноситися на наступні періоди. Отже, зберігати всю пов'язану з отриманим збитком документацію потрібно протягом усього періоду його перенесення на поточні періоди плюс ще якийсь час після того, як збиток буде перенесений повністю. Після того як всі обумовлені терміни завершаться, бухгалтерську документацію можна буде списати в звичайному порядку.
Що робити після складання акту?
Конкретна методика знищення документації законами не визначена. За фактом після оформлення актів паперу перестають бути обов'язковими для зберігання і можуть бути ліквідовані будь-яким зручним для компанії способом. Прикладами практичної реалізації даної можливості можуть бути:
- Передача паперів для переробки в профільну фірму, яка займається відповідною діяльністю. Даний спосіб досить витратний, оскільки подібні компанії виконують роботу на оплатній основі. Крім того, на всі партії необхідно оформляти акти передачі, накладні, в яких вказується число переданих справ і їх маса. Незайвим буде відправити свого представника для контролю над процедурою.
- Подрібнення паперу за допомогою спеціалізованих автоматів.
- Спалювання (проте даний метод слід розглядати як крайній, оскільки можливі претензії з боку пожежної служби).
Докази списання частини архівного зберігання
Як можна здогадатися, акт про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню, не останній в процесі оформлення списання непотрібної документації. Сам факт ліквідації також потрібно підтвердити документально, для цього найчастіше також оформляється ще один акт. Хоча офіційного бланка для його заповнення немає, потрібно пам'ятати, що наявність певного переліку реквізитів обов'язково.
Так, в акті про знищення повинні міститися такі дані:
- назва фірми, що зберігала паперу і складовою позначений акт;
- дата складання документа;
- відомості про доконаний факт, із зазначенням одиниць виміру і загальної кількості списаних документів, крім того, не зайвим буде вказівка методу утилізації;
- підписи беруть участь співробітників з розшифровкою і зазначенням посад.
Можливі наслідки знищення документів
Наявність оформленого акта на списання документів, створеного спеціально сформованої для цього комісією після всебічного дослідження змісту архівів, не гарантує подальшого відсутності претензій з боку перевіряючих. Справа в тому, що в зазначеному в акті переліку не повинно бути приведено паперів, термін зберігання яких не закінчився. Якщо це сталося, після знищення паперів керівник з великою часткою ймовірності може бути притягнутий до відповідальності. Покаранням, відповідно до ст. 15.11 КоАП РФ, може бути накладення адміністративного штрафу.
У малих підприємств можуть бути відсутні кошти для утримання повноцінних архівів, але і це не може служити виправданням для відсутності належних умов забезпечення схоронності. Для подібних цілей вони можуть виділити окреме приміщення і призначити працівника, який буде здійснювати облік документації, відстежувати терміни зберігання, проводити процедуру утилізації.
Особливості позбавлення від документів електронного зберігання
Законодавством не передбачено будь-яких відмінність в забезпеченні термінів і методів зберігання в залежності від типу носія, що містить інформацію. У той же час п. 2 ст. 29 закону № 402-ФЗ наказує зберігати всі електронні носії, засоби ідентифікації цифрового підпису, пристрої зчитування не менше 5 років, починаючи з року, коли у них інформація останній раз використовувалася.
Поточний рівень розвитку технологій дозволяє зберігати значні обсяги даних фірми на електронних носіях або в базах даних. У разі якщо створена для інвентаризації архівів експертна комісія дійде висновку про те, що період обов'язкового зберігання інформації минув, вона може бути ліквідована разом з носієм. Методи ліквідації при цьому можуть бути подібні до тих, що застосовуються для паперів. Крім того, дозволяється застосовувати одночасне видалення старих і збереження нових даних на носії.
У частині оформлення документації також немає якихось особливих вимог або форм. Однак в силу специфіки методу забезпечення схоронності необхідно враховувати ряд наступних моментів:
- не можна прати файли і утилізувати носії без оформлення відповідного акта;
- заборонено позбавлятися від даних, необхідних для суду;
- заборонено розголошувати інформацію, що міститься в знищуваних файлах, якщо вона становить комерційну або службову таємницю;
- вся інформація, дозволена до ліквідації, підлягає знищенню на всіх носіях, в тому числі дублюючих або копіюють.
Ліквідація частини архіву з простроченим терміном зберігання допускається тільки за рішенням спеціально сформованої комісії експертів на основі оформленого акту. На сам факт фізичного знищення також необхідно скласти документ з переліком, кількістю паперів і описом застосовуваного методу. Практична технологія, що застосовується для знищення, законодавчо не встановлена, компанія вибирає її сама. Для цього можуть залучатися сторонні компанії, які надають подібні послуги.