В умовах сучасного інформаційного суспільства потік інформації постійно збільшується. Тому жодна організація, підприємство не може успішно здійснювати свою діяльність без використання сучасних систем забезпечення управління документообігом.
Фіксування, зберігання і переміщення документів - це першочергові функції канцелярії будь-якого підприємства. Однак, якщо говорити про будівельному підприємстві, то такого примітивного набору дій буде недостатньо, щоб вести документообіг і підтримувати його в актуальному стані. Саме тому впровадження електронного документообігу для будівельних підприємства відіграє таку важливу роль в процесі управління і здатне полегшити життя дуже багатьом фахівцям будівельної галузі.
Неважко здогадатися, що документи будівельних компаній (копії документів, креслень, додаткові угоди до договорів, актів виконаних робота, взаєморозрахунки, наряди, графіки виконання робіт і т.д.) можуть займати буквально цілі офіси. Тому впровадження і використання системи електронного документообігу для будівельних підприємств на платформу «1С: Підприємство 8.3 / 8.2» дозволить систематизувати, а десь і повністю автоматизувати документообіг в будівництві.
В основному, електронний документообіг застосовується для досягнення максимально можливої ефективності і вигідності проекту будівництва, а також для того, щоб скоротити терміни надання документації. Має він також і такі завдання:
- Сприяння скороченню термінів будівництва, шляхом своєчасної підготовки документації
- Скорочення часу обробки інформації
- Підвищення якості та оперативності управління будівельним об'єктом
- Підвищення ефективності збору та реєстрації первинної інформації
При цьому можна виділити ще кілька переваг використання системи електронного документообігу для будівельних підприємств:
- Значно швидше відбувається обмін інформацією всередині організації, відпадає проблема затримок і несвоєчасного інформування співробітників про зміни документації, відпадає ризик використовувати документи, які втратили актуальність
- Відбувається стандартизація роботи з документами. контроль за її виконанням також будується на єдиних правилах
- Інформація стає більш захищеною
- Стає зручніше працювати з інформацією, адже вона чітко структурована
- Спрощується збір первинної інформації, оскільки заповнення різних форм повністю стандартизоване
- Ефективність праці працівників зростає, практично зникають проблеми відповідності кваліфікації співробітників
- Створюється єдиний інформаційний простір на основі комунікацій, якими пов'язані всі працівники організації, які об'єднані одними діловими процесами
- Застосовуються єдині засоби і технології для обміну інформацією між структурними підрозділами організації
- Автоматизуються процеси підготовки та прийняття управлінських та організаційних рішень
- Створюється база для застосування безпаперової технології роботи з необхідними документами
Таким чином, електронний документообіг для будівельних підприємств на платформі 1С: Підприємство виконує всі необхідні функції для здійснення бізнес-процесів - скорочує той час, який зазвичай витрачається на виконання роботи; якісно покращує результати операцій; дозволяє економити ресурси; робить діяльність співробітників більш прозорою і ін.
На даний день для вирішення вищеописаних завдань підходять наступні програми:
- СЕД «Корпоративний документообіг»
- 1С: Документообіг Корп
- 1С: Корпоративний документообіг
- Аналітика: Документообіг
Можливості деяких програмних продуктів докладно описані на цьому сайті.