Чому саме Lotus Notes?
Системи документообігу на базі Lotus Notes використовуються по всьому світу. У Росії документообіг Lotus Notes часто зустрічається в банках, у великих комерційних структурах, а також в державних установах. Чому саме Lotus Notes вибирається в якості платформи для автоматизації документообігу? Ми бачимо для цього кілька причин:
1. Сервер Lotus Domino включає в себе сервер додатків і поштовий сервер, що не вимагає інтеграції системи документообігу Lotus Notes зі сторонніми поштовими службами.
2. У Lotus Notes вже є розроблена система розмежування прав доступу - залишається її просто використовувати. Це значно скорочує час і вартість автоматизації документообігу Lotus Notes.
3. Користувачі можуть працювати з додатками віддалено, без підключення до сервера. При цьому на призначеному для користувача ПК не потрібно встановлювати додаткове ПО - досить встановити і налаштувати клієнт Lotus Notes. Після роботи в режимі офф-лайн користувач запускає реплікацію і дані автоматично синхронізуються між клієнтом і сервером.
4. Сервер Lotus Domino включає в себе web-сервер, який дозволяє працювати з додатками Lotus Notes через web-браузер.
5. При доопрацюванні додатків Lotus Notes не потрібно оновлювати клієнтські місця. Зміни можна вносити в робочих базах «на льоту», не перериваючи роботу користувачів.
Автоматизація діловодства
Ми пропонуємо систему класичного документообігу для автоматизації діловодства. Дана система дозволяє працювати з наступними видами документів:
- Вхідні та вихідні документи;
- Розпорядження і Накази;
- Службові записки;
- заяви;
- протоколи;
- Листи.
У системі реалізований механізм контролю виконавської дисципліни. Є окремі списки документів і резолюцій, що вимагають виконання. Окремо відслідковуються документи з позначкою «На контролі».
До всіх документів застосовуються правила для розмежування прав доступу таким чином, щоб документи бачили тільки ті користувачі, які мають до них відношення. Крім того реалізовані обмеження на створення, редагування і видалення документів.
кадровий документообіг
Крім усього іншого, ми можемо запропонувати систему для автоматизації кадрового документообігу. Дана система дозволяє погоджувати такі види заяв:
- Відкриття вакансії;
- Прийом співробітника;
- Закінчення випробувального терміну;
- Зміна окладу;
- навчання;
- Переклад на іншу посаду або в інший підрозділ;
- звільнення;
- Преміювання та штрафи;
Додатково система дозволяє автоматизувати роботу навчального центру. вести навчальний календар, формувати групи в зручному інтерфейсі, а також зберігати всі анкети учасників в одному місці.
Ми економимо ваш час і гроші
Автоматизація документообігу значно скорочує терміни узгодження документів з очевидних причин:
1. Електронний документообіг дозволяє погоджувати документи паралельно, як ніби один документ відправляється на стіл відразу кільком керівникам одночасно.
2. Не потрібно передавати паперову версію документа від одного керівника до іншого - економимо час на пересилання документів.
3. Не потрібно роздруковувати товсті пачки документів - всі документи зберігаються в електронному вигляді, роздруковуються тільки ті документи, які необхідні для дотримання законодавства.