РЕКВІЗИТ ДОКУМЕНТА «ГРИФ ПОГОДЖЕННЯ»
Гриф узгодження складається з наступних елементів:
- слова «ПОГОДЖЕНО» (друкується великими літерами без лапок);
- найменування посади особи, яка погоджує документ (включаючи найменування установи);
- особистого підпису посадової особи та її розшифровки;
Документ може бути погоджений також за допомогою листа або колегіальним органом. В цьому випадку в грифі погодження замість найменування посади і підпису вказується назва узгоджує документа, його дата і реєстраційний індекс.
Гриф узгодження розташовується нижче реквізиту «підпис» на лицьовій стороні останнього аркуша документа від кордону лівого поля. При наявності двох грифів погодження їх розміщують на одному рівні.
Більше двох грифів погодження розміщують на документі двома вертикальними рядами.
Лист узгодження додається.
Наведемо приклад оформлення листа узгодження.
ЛИСТ УЗГОДЖЕННЯ
____________________
(назва документу)
При оформленні документів, які підпадають під дію спеціальних правил, наприклад нормативних правових актів, грифи узгодження слід розташовувати в передбачених цими правилами місці. При узгодженні статутів, положень, правил, регламентів та інших організаційних документів, що затверджуються розпорядчими актами (наказами, розпорядженнями, постановами, рішеннями), грифи погодження розташовуються на затверджує документі.
Залежно від змісту документа зовнішнє узгодження здійснюється в такій черговості:
- з підвідомчими, однорідними і сторонніми організаціями, коли вони виступають обов'язковою стороною в правовідносинах, що виникають внаслідок видання документа, або коли видання документа зачіпає їхні інтереси;
- з громадськими організаціями - в разі необхідності або у випадках, передбачених актами законодавства;
- з органами, які здійснюють державний міжвідомчий контроль (нагляд) у певній галузі (екологічний, пожежний та т.п.);
- з вищестоящими органами - у випадках, коли законодавством передбачається можливість здійснення управлінських дій тільки з дозволу цих органів.
Андрій Рибаков, директор Білоруського науково-дослідного
інституту документознавства та архівної справи,
кандидат історичних наук