Досягнення мети в командній роботі часто супроводжується конфліктами, зіткненнями думок, виходом за рамки формальних правил.
Найчастіше подібні конфлікти в подальшому своєму продовженні має як позитивний, так і негативний вплив як на процес виробництва, так і на саму організацію.
Маючи безліч варіантів розвитку виробничих конфліктів, все ж для менеджерів і управлінців важливо в ситуації конфлікту не втратити час і не піддатися емоціям, зберегти керованість колективом, і в той же час правильно відреагувати і прогнозувати подальший розвиток ситуації.
Саме тому важливо для керуючого персоналу правильно організувати як вивчення конфліктної ситуації, так і розібратися в суті конфлікту, а значить, створити умови для контрольованого розвитку процесу.
Потрібно правильно і грамотно оформити беруть участь в конфлікті сторонам свої думки, обґрунтувати претензії і донести до компетентних структур у формі доповідної записки.
визначення
І, хоча в законодавстві чітко не визначені вимоги до порядку складання «доповідної записки», це ні в якому разі не означає, що такий документ не може бути складений.
Разом з тим слід чітко розуміти що:
Внутрішні доповідні записки
Внутрішня доповідна записка складається на простому аркуші А-4, або ж на формальному бланку підрозділу підприємства.
Така записка повинна обов'язково мати:
- найменування структурного підрозділу підприємства;
- назва документа - «Доповідна записка»;
- дату складання (у разі цілодобової роботи і час);
Важливо! Дата внутрішньої доповідної записки вказує на фактичний час та дату інформування про проблему, що в критичних випадках дуже важливо для встановлення причин нещасних випадків, катастроф, аварій.
Зовнішня доповідна записка
Зовнішня доповідна записка є документом, які направляються за межі організації, в головний офіс, і оформляється на офіційному бланку організації.
Документ складається від імені керівника підприємства, підписується ним та проходить реєстрацію відповідно до правил реєстрації кореспонденції, йому присвоюється реєстраційний номер.
Зовнішня доповідна записка має такі ж, як і внутрішня доповідна, основні формально обов'язкові елементи, але з урахуванням того що такий документ направляється в іншу організацію додатково вводяться:
Мета написання доповідної записки
Аналіз основних виробничих ситуацій показує, що доповідні записки по цілі складання можуть бути:
Слід зазначити, що правом складання доповідних записок як документів наділені керівники як окремих підрозділів (цехів, відділів, служб), так і структурних (начальники дільниць, змін, бригадири, майстри) якщо це не визначено внутрішніми документами організації.
Однак це правило не повинно обмежувати права інших співробітників і працівників підприємства звертатися до керівництва.
Вимоги до змісту
Складаючи доповідну записку, слід пам'ятати, що в таких документах слід вживати загальноприйняту ділову лексику, не використовувати розмовні обороти і професійний сленг. Навіть про найнеприємніших моментах слід повідомляти стримано, без емоцій.
Не слід занадто докладно розписувати ситуацію, в доповідній записці досить лише коротко описати проблему. Як правило, такий документ складається на одному аркуші А-4.
У написанні доповідної записки керуються такими правилами:
Розгляд доповідної записки відповідним керівником тягне за собою накладення відповідної візи і прийняття конкретного рішення - видання наказу, внесення зміни в правила, затвердження плану заходів.
Приклад внутрішньої доповідної записки
Заступнику директора з транспорту
Про преміювання працівників за результатами обслуговування автотранспорту
Відповідно до Плану обслуговування автотранспортної групи пасажирських і вантажних перевезень проведено обслуговування 24 одиниць автомобілів підприємства (100% від запланованого обсягу).
Аналіз стану техніки і якості робіт показує, що техніка справна і не вимагає проведення ремонтних робіт, в тому числі в обсязі середнього ремонту.
Грамотна організація обслуговування автотранспорту в секторі вантажних перевезень, дозволила суттєво скоротити час обслуговування і простою транспорту.
Крім того, керівником сектора Петровим С.М. за рахунок внутрішніх резервів і сил сектора організовані і проведені роботи по ремонту гаражних стоянок і прибирання території парку машин.
У зв'язку з вищевикладеним, прошу Вас розглянути питання про преміювання працівників сектора вантажних перевезень премією в розмірі 20% окладу за підсумками півріччя.
Головний механік служби автотранспорту (підпис) Дейс Р.С.
Скачайте зразок доповідної записки тут (формат Word .doc)
Носкова Олена
У професії бухгалтера я вже 15 років. Працювала головним бухгалтером в групі компаній. Маю досвід проходження перевірок, отримання кредитів. Знайома зі сферами виробництва, торгівлі, послуг, будівництва.