Комерційні банки здійснюють інкасацію та доставку своїх грошових коштів і цінностей, а також грошових коштів і цінностей клієнтів власними силами або на договірних умовах через спеціалізовані служби інкасації, які мають ліцензію Національного Банку Республіки Казахстан на проведення операцій з інкасації.
Працівники підрозділів інкасації повинні бути забезпечені спеціальними індивідуальними засобами захисту. Керівник підрозділу інкасації несе відповідальність за організацію доставки цінностей, створення умов, що забезпечують збереження цінностей, що перевозяться та безпеку бригади інкасаторів.
Кількісний склад бригади інкасаторів залежить від обсягу і складності виконання операцій. Керівник підрозділу інкасації видає під розписку старшому бригади інкасаторів довіреність на прийом і доставку цінностей, друк, явочні картки, порожні сумки. [11]
Підкріплення готівкою своїх філій і операційних кас поза касового вузла комерційний банк виробляє на підставі їх заявок. На готівку та інші цінності, що відправляються через інкасаторів, складаються окремі описи в трьох примірниках, завірені підписом завідувача касою банку та печаткою. Перший примірник опису відправляється одержувачу, другий залишається в банку-відправника, третій після виконання завдання передається підрозділу інкасації. Потім готівка та інші цінності упаковуються в сумки і опломбуються під контролем завідуючого касою. У прийомі грошей і цінностей старший бригади інкасаторів розписується у видатковому ордері та на другому примірнику опису.
Прийом грошей та інших цінностей, доставлених інкасаторами, здійснюється завідувачем касою одержувача з перевіркою правильності і цілості упаковки та пломб. Якщо упаковка пошкоджена, то готівку перераховується в присутності інкасаторів. Про результат перерахунку складається відповідний акт за підписом всіх осіб, які були присутні при прийомі і перерахунку грошей і цінностей. Після закінчення прийому грошей і цінностей завідувач касою одержувача і старший бригади інкасаторів розписуються в першому і третьому примірнику опису. Прийняті гроші зараховуються в касу одержувача за прибутковим ордером.
Каси банку приймають виручку клієнтів від інкасаторів в інкасаторських сумках. У підрозділі інкасації для роботи з клієнтами ведеться список організацій, що обслуговуються інкасаторами. Організації представляють в банк зразки відтисків пломбірів, якими опломбовуватимуть сумки. Кількість пронумерованих сумок, які видаються клієнтам, визначається обсягом виручки, що інкасується. Періодичність обслуговування і час заїзду встановлюються банком за погодженням з клієнтами. Касир клієнта банку до кожної квартири, що здається інкасатором сумці з готівкою виписує супровідну відомість в трьох примірниках. Перший примірник цієї відомості вкладається в сумку, сумка пломбується; другий примірник - накладна до сумки - передається інкасатору при отриманні ним сумки; у клієнта залишається третій примірник - копія супровідної відомості, в якій після перевірки правильності заповнення документів і цілості упаковки інкасатор розписується і ставить інкасаторський штамп. [7]
У випадках виявлення порушення цілості сумки або неправильного оформлення документів прийом цінностей припиняється. У присутності інкасатора усуваються лише ті помилки і дефекти, виправлення яких не порушує графіка роботи інкасаторів. В інших випадках прийом грошей і цінностей від організації здійснюється при повторному заїзді. Інкасація готівки з філій, операційних кас поза касового вузла банку здійснюється на підставі супровідної відомості у вищевикладеному порядку. Після закінчення заїзду інкасатори здають сумки з готівкою в касу банку в установленому порядку.
Прийом касиром вечірньої каси банку сумок з грошима і цінностями від інкасаторів проводиться в їх присутності. Прийняті сумки реєструються в спеціальному журналі, звіряє кількість виданих та отриманих сумок. Потім другий примірник супровідної відомості - накладна разом з сумкою здається в касу перерахунку. Гроші перераховуються і готуються для здачі в оборотну касу. Накладна передається операціоністу, супровідної відомості залишається в касі. Якщо при розтині сумки виявляються недостачі або надлишки готівки, то складається акт, викликається клієнт, який підписує акт.
На суму доставлених інкасаторами протягом операційного дня грошей і цінностей оформляється прибутковий ордер. Сумки з готівкою та іншими цінностями, доставлені в банк після закінчення операційного дня, здаються в вечірню касу або, при її відсутності, зберігаються під відповідальністю інкасаторів.
Отримані операційною касою гроші та інші цінності кредитна організація зберігає в сховищах цінностей, опечатаних відповідальними за збереження цінностей посадовими особами.
В операційній касі кредитної організації повинна проводиться ревізія.
при зміні посадових осіб, відповідальних за схоронність цінностей;
в інших випадках за рішенням керівництва кредитної організації.
Разом з ревізією цінностей може проводитися перевірка організації касової роботи.
За результатами ревізії складається акт, в якому зазначаються такі дані:
фактичні і облікові суми грошей і цінностей;
виявлені надлишки та недоліки грошей і цінностей;
правильність ведення касових операцій;
правильність оформлення касових документів та інші.
Кредитні організації також мають право здійснювати операції з дорогоцінними металами на підставі договорів, укладених з клієнтами. Прийом та видача дорогоцінних металів здійснюються по специфікаціям. У них вказуються:
маса і проба кожного зливка;
кількість злитків. [12]
Операції з прийому та видачі дорогоцінних металів оформляються актом прийому-передачі, в якому зазначаються:
- номер договору купівлі-продажу;
- найменування кредитної організації та клієнта.
Дорогоцінні метали враховуються завідувачем касою в книзі обліку дорогоцінних металів або в книзі обліку готівки та інших цінностей. Дорогоцінні метали також передаються в сховищі цінностей, однак, зберігаються там окремо від інших цінностей. [7]
Крім того, існує безліч правил, що стосуються упаковки банкнот і монет, їх зберігання тощо
Як згадувалося раніше, банки систематично проводять перевірки касової дисципліни в обслуговуваних ними організаціях. Такі перевірки повинні проводиться в організації не рідше одного разу на два роки. Період, за який банк розглядає стан касової дисципліни підприємства не може бути менше трьох місяців.
Банки проводять перевірки касової дисципліни за наступними напрямками:
Ведення касової книги та інших касових документів.
Повнота оприбуткування готівки, одержаної в банку.
Відповідність записів в касовій книзі даним банку.
Повнота здачі грошей в операційну касу банку.
Цільове витрачання готівки з касової виручки підприємства.
Здійснення розрахунків готівкою між юридичними особами, зокрема, дотримання законодавчо встановлених граничних сум готівково-грошових розрахунків;
Дотримання встановленого банком ліміту залишку каси, строків і порядку здавання грошової виручки.
Результати перевірки оформляються довідкою про касові операції. При порушенні організацією правил роботи з готівкою один екземпляр цієї довідки направляється до податкового органу за місцем обліку платника податків для вжиття заходів фінансової та адміністративної відповідальності. [13]
Таким чином, касові операції комерційних банків полягають не тільки в прийомі і видачі готівки. Як відомо, комерційні банки є основною ланкою банківської системи держави. Під керівництвом Національного Банку банки організують і регулюють грошовий оборот. При цьому первинної є організація безготівкового грошового обороту. Однак на рівні розрахунків підприємств з населенням, а також окремих фізичних осіб між собою чільну роль, в силу своєї поширеності, набувають розрахунки готівкою. Більшість з них відбувається без посередництва комерційних банків, але в підсумку кінцевим пунктом руху готівки є каса банку. Таким чином, банк пов'язує готівковий грошовий оборот з безготівковим і здійснює контроль за касовою роботою своїх клієнтів. Це сприяє упорядкуванню готівково-грошового обороту. Крім того, через систему комерційних банків здійснюється готівково-грошова емісія і зворотний процес - вилучення грошей з обігу. В результаті основною функцією касових операцій банків (як і інших блоків операцій) є допомогу Національному Банку в здійсненні грошово-кредитної політики держави.