1. Формування розподіленої команди.
Спосіб організації комунікації в розподіленої команді є наслідком якості, професіоналізму самої команди і поставлених перед нею завдань. Універсальні інструменти управління припускають визначення мети, постановку завдань, термінів їх виконання і, при необхідності, їх коригування. Але фундаментом всіх цих процесів є люди, зібрані в команді, їх професіоналізм і мотивація. При формуванні розподіленої команди повинні пред'являтися підвищені вимоги до підбору співробітників.
До процесу найму потрібно поставитися значно відповідальніше. Дистанційна робота може катастрофічно посилити негативні риси характеру співробітника. Багато співробітників просто не можуть продуктивно працювати без постійного контролю і без фізичної присутності начальника. На жаль, до моменту мого приходу, команда була вже сформована, працювала вже більше року, люди вже «вросли» в процеси, і так просто звільнити неефективних співробітників було вже не можна. Зараз доводиться акуратно і повільно міняти ситуацію, поступово навантажувати людей правильними завданнями, виводити їх з анабіозу власним прикладом.
При відборі віддалених співробітників буде потрібно більше уваги приділити психологічним особливостям здобувача. Якщо буде необхідно регулярне спілкування, а людина виявиться інтровертом, нездатним оперативно відповідати на повідомлення в Скайпі або по електронній пошті, то з такою людиною доведеться розлучитися або вибирати для нього специфічні завдання.
Плюсом при формуванні розподіленої команди є те, що ви не обмежені географією в пошуку кращої кандидатури. Перед вами відкритий весь світ, і ви дійсно можете зібрати кращих. Це дасть якісно інший результат як в управлінні, так і в результатах роботи команди.
Перед тим як набирати команду, потрібно відповісти на ряд питань. Наприклад, в команді буде більше фрілансерів або постійних співробітників? Перш ніж найняти фрілансера, потрібно гарненько подумати, якої якості результат ви хочете отримати. Кожен новий людина - це додатковий ризик того, що він або не вийде на зв'язок, зірве терміни або виконає роботу неякісно. Крім цього, якщо потрібне глибоке занурення в проект, розуміння тонкощів певного ринку, то робота з фрілансером може привести до незадовільних результатів. Якщо у вас нестандартні завдання, вирішення яких потрібно придумувати, для яких потрібна висока концентрація, то фрілансери, які виконують одночасно кілька проектів, вам не підійдуть.
Необхідно продумати, як буде організований процес виконання завдань і проектів. Наприклад, потрібно розуміти, що якщо доручити одному виконавцю два проекти паралельно, то продуктивність і витрати часу не поділятимуться 5050. Швидкість може знизитися втричі. Виникнуть витрати часу і сил на перемикання між проектами.
Потрібно відповісти на питання, яким буде оптимальний розмір команди. Оптимальний розмір команди може бути 2-4 людини. Команда в 5-7 чоловік вже вимагає організації формальних процедур постановки завдань, контролю, додаткових зустрічей і т.д. Чим менше команда, тим менше шансів, що інформація загубиться або спотвориться. У команді програмістів, що складається з двох чоловік, важче сказати: «я не писав цей код» або «цього мені не говорили». Розростання команди веде до бюрократизації робочих процесів, утруднення спілкування. Але це не означає, що команда з 2 чоловік може працювати, домовляючись «на словах», хто, що і коли буде робити і яких результатів домігся. Навіть в такому випадку потрібно вести записи, нехай і в самій простотою формі. Потрібен список завдань, установка термінів і запис результатів виконання. Наприклад, менеджер веде список дзвінків клієнтам із записом результатів переговорів. Повинна вестися запис виконання щоденних обов'язків.
2. Інструменти комунікації і контролю роботи розподіленої команди.
Вибір інструментів управління безпосередньо залежить від завдань менеджменту. Підбір інструментів здійснюється під специфічні вимоги проекту. Розмір команди, її «якість», способи мотивації, загальний стиль управління в компанії, що стоять перед командою завдання, ступінь агресивності конкурентного середовища - все це вплине на вибір інструментів.
Корисно також встановити певні години перевірки електронної пошти. Так як постійно приходять повідомлення електронної пошти дуже сильно відволікають, то можна, наприклад, встановити інтервал перевірки пошти раз в дві години. Якщо не вистачає інформації у вигляді тексту, голосу, то можна встановити програму, яка надає віддалений доступ до робочого столу.
Проблеми різниці в часі і відсутність особистого контакту вирішуються в першому випадку чітким плануванням часу, коли необхідно виходити на зв'язок, а в другому - або періодичними зустрічами в офлайні або правильним з точки зору психології підбором співробітників, які не втомлюються від роботи на самоті і не нудьгують по спілкуванню.
Важливо підкреслити, що якщо не контролювати, хто і скільки робить, хто працює більш ефективно, то продуктивність команди впаде в рази за один місяць. При збільшенні команди, коли вона стає більше 2-3 чоловік, ведення записів в календарях, екселя, ворде або google docs може вже стати недостатнім. Може знадобитися, наприклад, введення щоденних звітів про витрачений час по годинах, із записом, наприклад, не менше 3 завдань в день. Облік часу за завданнями можна вести за допомогою time tracking software, наприклад, Time Tracking primaERP або Toggl. Необхідно встановити останнім часом відправки звіту керівнику (наприклад, 12 години ночі). Необхідно встановити ліміти на запізнення зі звітом, після перевищення яких зі співробітником доведеться розлучитися. Або, як більш гуманний варіант, не оплачувати робочий час за цей день. Тайм-трекер в якійсь мірі організовує співробітників, не дає їм розслабитися.
Вести записи часу повинні всі співробітники, і ті, хто працює в офісі і ті, хто працює віддалено. Контроль повинен бути для всіх однаковим. Якщо співробітник страждає прокрастинація, він буде це робити і в офісі.
Для контролю та планування навантаження на наступні місяці можна використовувати різноманітні таск-менеджери: Trello. Basecamp і т.д. Trello - досить непогане додаток з ітераційним підходом до реалізації проекту. На кожну ітерацію можна виділити, наприклад, тиждень і написати фіксований список завдань. Якщо завдання встигають за цей час переміститися з лівого боку в праву, значить, тиждень пройшов успішно. Можна використовувати просту таблицю, в якій будуть розписані короткострокові, середньострокові і довгострокові цілі і завдання. Якщо не фіксувати цілі і завдання в письмовому вигляді, то цілі і пріоритети починають «плисти». Компанія починає рухатися в напрямку зручному для співробітників, а не в тому напрямку, куди це необхідно для бізнесу.