У нашому лікувальному закладі видаються два оригінали наказів по особовому складу: один передається в бухгалтерію, другий в відділ кадрів. У відділі кадрів я знайомлю співробітників з наказами і вони розписуються тільки в моєму екземплярі. Головний бухгалтер вимагає, щоб підписи працівників були і в їх екземплярі. Є правомочним це?
Розглянувши ваше запитання можна сказати наступне, накази по особовому складу готуються на фірмовому бланку організації в ОДНОМУ екземплярі, і він оголошується працівникові під розписку.
Тобто зазвичай готується три екземпляри - один (оригінал), підписаний керівником (керівник підписує тільки ОДИН екземпляр), два інших Ви запевняєте, до відділу кадрів в Накази по особовому складу, інший (завірена копія) - в бухгалтерію, третій (завірена копія) - в особиста справа.
У вашій ситуації доцільно в своїй інструкції з діловодства упорядкувати зберігання оригіналів - визначити, де зберігається оригінал, і кому передаються копії. Накази з особового складу відносяться до діяльності відділу кадрів, що також підтверджує і перелік зберігання документів, тому оригінал із підписом працівника повинен бути у відділі кадрів. При цьому, ні в жодному нормативному документі не написано що в бухгалтерії повинні зберігатися оригінали документів з особового складу. Тому робіть 1 оригінал, а іншим при необхідності копії
Але якщо у вас є документ, що визначає порядок зберігання оригіналів наказу, то наявність в бухгалтерії або кадрах копії без розпису працівника не може спричиняти відповідальності роботодавця, якщо на оригіналі є підпис працівника.
При цьому слід звернути увагу, що працівник знайомиться з документами, що належать до його діяльності, але при цьому також немає вказівки на те, що при виготовленні кількох оригіналів наказів працівник повинен бути ознайомлений з кожним екземпляром оригіналу наказу. Тобто і в цьому випадку досить ознайомити працівника з одним екземпляром оригіналу наказу і мати підтвердження факту ознайомлення (розпис працівника на оригіналі).
Детальніше в матеріалах Системи:
1.Ответ: Як організувати документообіг в кадровій службі.
Порядок роботи з документами
Порядок роботи з документами в організації закріпіть на локальному рівні. Основи документообігу. як правило, закладаються в положеннях про відділи. Більш детально схему документообігу опишіть в інструкції з діловодства організації.
При цьому оборот документів в кадровій службі розглядається як складова загального документообігу організації. Порядок роботи з документами встановлено в розділі 3 ГСДОУ, затвердженої наказом Головархіву СРСР від 25 травня 1988 р № 33.
Види кадрових документів
На практиці документи, з якими працює кадрова служба, можна розділити на три групи:
розпорядчі (накази по основній діяльності та особовому складу, розпорядження, вказівки, рішення);
Кадрова служба здійснює діловодство шляхом підготовки проектів, узгодження і видання організаційних, розпорядчих та інформаційно-довідкових документів, їх реєстрації, обліку і зберігання. Як інструмент для виконання цього завдання можна використовувати номенклатуру справ.
Організаційні та розпорядчі документи є внутрішніми документами організації.
До організаційних документів, зокрема, відносяться:
положення та інструкції (Положення про оплату праці, положення про преміювання, посадові інструкції);
До розпорядчих документів відносяться:
накази і розпорядження, в яких відображаються питання роботи з кадрами (наказ про прийом, звільнення, переведення і т. п.);
документи з особового складу, що відображають рух і облік кадрів (особові картки. особисті справи).
У наказі. Положенні про документообіг або іншому локальному акті керівник організації визначає (стверджує) склад первинних облікових документів, їх форми, а також перелік осіб, які мають право підпису таких документів.
Можлива ситуація, коли організація продовжує використовувати уніфіковані бланки, а по тих операціях, які вони не охоплюють (наприклад, зміна прізвища, дисциплінарне стягнення і т. Д.), Розробляє і затверджує власні форми.
Також необхідно мати на увазі, що ряд форм документів, які використовуються в якості первинних облікових документів і встановлених уповноваженими органами відповідно і на підставі інших федеральних законів, залишаються обов'язковими до застосування (наприклад, касові документи і т. П.).
Незалежно від того, використовує організація власні форми або уніфіковані, в первинному документі повинні міститися всі його обов'язкові реквізити:
величина натурального або грошового виміру операції або події із зазначенням одиниць виміру;
найменування посади особи, яка вчинила операцію і відповідального за правильність її оформлення або відповідального за правильність оформлення події, що відбулася;
підписи відповідальних осіб із зазначенням їх прізвищ та ініціалів або інших реквізитів, необхідних для їх ідентифікації.
Роботу з організаційними і розпорядчими документами побудуйте за схемою: підготовка проекту, узгодження, доопрацювання, візування, підписання (затвердження) керівником, передача на виконання відповідальним співробітникам. Про це сказано в пункті 3.1.1 ГСДОУ, затвердженої наказом Головархіву СРСР від 25 травня 1988 р № 33.
Які накази відносяться до наказів по особовому складу, а які - до наказів по основній діяльності
До наказам з особового складу потрібно віднести накази, за допомогою яких документують трудові відносини - прийом, переклад, переміщення, звільнення, відпустки, відрядження і т. П.
Як візувати кадрові документи
Віза включає в себе посаду співробітника, візує документ, його підпис, розшифрування підпису (ініціали, прізвище) і дату підписання.
При наявності зауважень до документа їх слід викласти на окремому аркуші, який прикладають до документа.
Конкретне місце проставлення візи залежить від виду документа. На оригіналі документа, який залишається в організації, візу проставляють в нижній частині зворотного боку останнього аркуша (на багатосторінковому документі це оборот останнього аркуша). На копії документа, оригінал якого відправляють в іншу організацію, візу проставляють на лицьовій стороні, в лівій нижній частині. У багатосторінкових документах особливої важливості допускається візування кожного аркуша (наприклад, договори, протоколи). Крім того, можливо проставлення віз документа на окремому аркуші погодження.
Залежно від виду документа в візу ознайомлення можна включити різні доповнення. Наприклад, в посадовій інструкції додайте фразу: «Один екземпляр отримав на руки і зобов'язуюсь зберігати на робочому місці». У випадку спірної ситуації в суді не потрібно буде доводити, що співробітник отримував свій екземпляр.
Законодавство не передбачає того, які посадові особи всередині організації візують той чи інший документ і скільки віз може бути на одному документі. Кожна організація встановлює порядок візування самостійно, наприклад, в Інструкції по кадровому діловодству.
На практиці документи, як правило, візують такі посадові особи:
керівник підрозділу, який підготував документ;
виконавець, який підготував документ;
керівники зацікавлених підрозділів;
керівник фінансової або бухгалтерської служби (якщо в документі зачіпаються фінансові питання);
заступник керівника організації, що курирує даний напрямок діяльності;
керівник організації, якщо документ підписує його заступник;
керівник юридичної служби або юрист.
Цей список можна коригувати відповідно до структури і потребами організації. Керівник своїм наказом (в довільній формі) призначає осіб, відповідальних за візування тих чи інших документів.
Ніна Ковязіна, заступник директора департаменту освіти і кадрових ресурсів охорони здоров'я Росії.
З повагою і побажанням комфортної роботи, Зайцева Катерина,
експерт самої кадрової довідкової системи «Система Кадри»
Петиція від всіх кадровиків Росії
У Трудовому кодексі є прикрі прогалини, які ускладнюють роботу кадровикам, хоча нічого не варто їх усунути.
Анонси майбутніх номерів