Спеціально для цього ми зібрали дуже представницьку команду експертів. Більш того, деякі учасники самі опинилися експертами-практиками в різних областях управління і розвитку персоналом, і охоче поділилися своїми варіантами вирішення серйозних питань.
- ви втомилися постійно відчувати брак персоналу, і шукати співробітників на одну вакансію кілька разів на рік
- ваші співробітники несамовиті і необучаеми, і домогтися від них нормального виконання роботи дуже складно
- ви розумієте, що з вашим штатом співробітників можна робити в 2-5 разів більше роботи, тільки вони наводять «залізобетонні» аргументи, чому і сьогоднішнього обсягу роботи для них занадто багато
- «Незамінні» співробітники шантажують вас загрозою догляду
Пошук і відбір персоналу
Уявімо типову для більшості компаній ситуацію з відбором співробітників на вакансію.
Як правило, вакансія утворюється несподівано для керівника. Ви розумієте, що через два тижні ваша компанія почне відчувати серйозні проблеми (хоча зазвичай вони починаються вже з моменту отримання заяви про звільнення - після цього співробітники допрацьовують визначений термін тільки «для галочки»).
Нехай вам пощастило, і пропонована вами зарплата вище середньої по ринку праці. Це означає, що ви отримаєте достатню кількість відгуків і зможете запросити кандидатів на співбесіду. Але навіть в цьому випадку проблем не уникнути.
Вам важко оцінити професійні та особисті якості кандидата за 5-10 хвилин і зрозуміти, наскільки правдива інформація в резюме. Претендентів може виявитися занадто багато, а процес співбесіди - розтягнутися на тижні.
Якщо керівник в силу завантаженості не може провести співбесіду сам, результат відбору виявляється в повній залежності від компетентності співробітника, якому випала ця місія, і, що дуже важливо, від наявності робочої методики відбору і чітко сформульованих ключових компетенцій для кожної вакансії.
А якщо ж ви не хочете пропонувати заробітну плату істотно вище середньої по ринку, до цих проблем додасться ще й мала кількість кандидатів.
Які рішення пропонують наші експерти?
Що б переконатися в наявність реальної компетентності співробітника, запропонуйте безкоштовне стажування на 3-5 днів. Цього часу цілком достатньо для того, щоб перевірити, чи в змозі кандидат впоратися з роботою. А він, у свою чергу, зрозуміє, наскільки ця робота йому під силу і чи підходить взагалі.
Щоб не опинитися в ситуації вибору кращого з гірших, необхідно створити великий потік кандидатів. Використовуйте не один канал, а всі можливі: сайти, газети, попросіть співробітників поширити інформацію про вакансії серед їхніх знайомих.
Занадто багато резюме - це не проблема. Ми прекрасно розуміємо: навчити людину певним професійних компетенцій нескладно (кому складно - звертайтеся до нас, ми навчимо вас, як це реалізувати в вашому бізнесі), а ось змінити людські якості - заняття абсолютно безперспективне. Ваша компанія не повинна підміняти собою дитячий сад, школу, інститут. Тому на першому ж етапі дайте дистанційне завдання і протестуйте особисті якості, якими повинен володіти співробітник вашої компанії: наприклад, працездатність, посидючість, обов'язковість, пунктуальність, відповідальність - список можна продовжити і далі. Ви помітите, що кількість кандидатів значно зменшиться, але зате тепер ви зможете вибирати кращого з кращих.
Ще один хороший варіант - організувати конкурс. Запросіть всіх кандидатів на один час і проведіть кілька відбіркових турів. Конкуренція мотивує, тільки за рахунок цього ви зможете продати вакансію набагато дешевше, ніж при індивідуальних співбесідах. (Наше Агентство помиє вам організувати такий конкурс.)
Прекрасний інструмент рекрутингу - асессмент. Методика асессмента дозволяє розробити шаблони компетенцій для всіх посад в компанії, проводити оцінку рівня розвитку цих компетенцій у кандидата.
Наявність повної документації всіх бізнес-процесів для кожної посади, починаючи від регламентів і закінчуючи робочими інструкціями і чек-листами, дозволяє протестувати рівень необхідних професійних навичок.
Створення системи, що реалізує описані вище рішення, - довгий, недешевий процес. Поки така система не створена, розумно передати турботи з відбору персоналу на аутсорсинг кадровим агентствам, вони вже володіють професійними технологіями, в змозі забезпечити, в тому числі, і глибоке вивчення потреб конкретного бізнесу по кожній з позицій.
Ще одна цікава технологія - автоматичний підбір персоналу. Для кожної вакансії готується список компетенцій і опитувальник, за яким автоматично визначається наявність бажаних компетенцій у кандидата.
Можу з упевненістю заявити, що ще ніколи в вашій практиці відбору персоналу не виникало ситуації, коли нового співробітника не потрібно було б нічому вчити, виходячи зі специфіки роботи саме у вашій компанії. Та й є великі сумніви в тому, що ще залишилися компанії, які можуть собі дозволити не вносити ніяких змін в свої бізнес-процеси протягом довгого часу - занадто динамічно змінюється навколишнє середовище. А це означає, що якість організації процесів первинного і періодичного навчання співробітників прямо впливають на вашу конкурентоспроможність.
Проте, дуже багато власників бізнесу вважають, що навчання персоналу - це абсолютно непотрібний елемент. Але в цьому випадку керівник серйозно залежить від співробітників, що володіють потрібними компетенціями.
Якщо ви не готові пропонувати найвищу зарплату і обмежуєте її розмір рентабельністю і власної жадібністю, не помилюся, якщо скажу, що прийняті співробітники рідко володіють тими знаннями і професійного навичками, якими вам би хотілося.
І ця ситуація ускладнюється високою ротацією співробітників. Причому якщо з офісним персоналом цей процес можна спробувати знизити, то висока ротація торгового персоналу неминуча. І тільки в кращих компаніях торговий персонал тримається на своєму місці більше року, зазвичай же це 4-6 місяців.
Так що надія власників бізнесу знайти готових до роботи співробітників, яких не потрібно навчати, - недосяжна мрія.
Крім того, наймання висококваліфікованих співробітників обходиться занадто дорого. При цьому не факт, що їх компетенції ідеально підійдуть для вашої компанії
Що можна зробити в цій ситуації?
Створити пакет документів для адаптації нового співробітника. У нього можуть входити оргструктура, список контактів співробітників, корпоративні навчальні фільми.
Ще одна ефективна технологія - стажування, для того щоб познайомитися з роботою, атестація за підсумками стажування. Навчання в корпоративному університеті за профілем кожної посади. Призначення наставника. Після цього - регулярне навчання і тренінги не тільки по професійних компетенцій, а й особистісним. Прищеплення корпоративної культури і цінностей кожному співробітнику.
Чітке виділення і повне документування всіх бізнес-процесів підприємства дозволить позбутися від «неформальних знань», що знаходяться виключно в головах окремих співробітників. Завдяки цьому кожен керівник підрозділу знижує ризики при догляді таких співробітників і отримує повний набір інформації для навчання нових. У зв'язку з чим час введення в посаду можливо скоротити до 2-4 тижнів, одночасно знижуючи вимоги до професійної кваліфікації нових співробітників. Тепер ви можете приймати на роботу «заготовки» і «заточувати під себе».
Повний набір документації бізнес-процесів дозволяє організувати регулярне навчання співробітників з подальшою атестацією для підтримки незмінно високої якості їх роботи.
Якщо ми хочемо, щоб співробітники працювали з максимальною віддачею тривалий час, потрібна додаткова мотивація. Причому обійтися виключно матеріальною мотивацією вийде. Ефект від підвищення зарплати і додаткових премій вже до наступного місяця сходить нанівець.
До того ж методи матеріальної мотивації ускладнюються додатковими проблемами:
- більшість схем мотивації суперечать трудовому законодавству, наприклад, грейдінг.
- не можна знижувати на посаді або безпосередньо депреміровать.
- навіть наявність преміальної складової в зарплаті продає персоналу не вирішує проблеми порога. Досягаючи певного рівня доходу людина вважає за краще почати економити сили, тому що йому тепер «вистачає».
Власники бізнесу дуже часто забувають про нематеріальної мотивації, або не надають їй значення, або не використовують, побоюючись додаткових зусиль.
За матеріальної мотивації можна запропонувати зовсім небагато рішень.
По-друге, обов'язкове поділ заробітної плати на постійну (оклад) і змінну частини. Причому змінна частина повинна складатися з індивідуальної та командної. Причому це рішення можна реалізувати і для торгового, і для офісного персоналу.
По-третє, введення системи KPI (ключових показників діяльності), які також повинні враховувати не тільки матеріальні результати роботи, а й нематеріальні: наприклад, дисципліну, виконавська дисципліну, виконання правил корпоративної культури та багато іншого.
Всі разом це дозволяє створити гнучку систему матеріальної мотивації, яка буде абсолютно прозора і справедлива для всіх учасників трудової діяльності.
Ще одна технологія, що дозволяє створити ефективну систему мотивації для персоналу забезпечують підрозділів, заснована на методі внутрішнього SLA (Угода про рівень надання послуги (англ. Service Level Agreement)). Формується матриця надання послуг, проводиться розрахунок внутрішньої вартості надання цих послуг, проводиться розрахунок собівартості діяльності підрозділу і формування з перевищення вартості наданих послуг над собівартістю діяльності підрозділу преміального фонду. Причому розподіл цього фонду виробляється пропорційно обсягу наданих конкретним співробітником послуг.
Перерахуємо ряд можливих варіантів нематеріальної мотивації
- висловити подяку за добре зроблену роботу
- тепле і дружнє ставлення до підлеглих
- щорічна винагорода кращого співробітника турпоїздкою до Нового Року
- щомісячну винагороду кращого співробітника квитком в кіно
- президентське крісло кращому менеджерові з продажу
- абонемент у фітнес, машина з водієм на місяць
- надання гнучкого робочий графік
- надання можливості працювати вдома
- заохочення кращого співробітника навчанням
- делегування важливого проекту кращому співробітнику (метод Тома Сойєра)
- введення персональних рейтингів співробітників
Ви можете продовжити цей список до нескінченності. Придумуйте, впроваджуйте і вимірюйте результати методів нематеріальної мотивації. Кращі методи - залишайте в роботі.
І слід пам'ятати про головне правило мотивації: причини і розмір винагороди (і покарання) повинні бути відомі заздалегідь. Довільні винагороди призводять до демотивації, а раптові покарання просто викликають конфронтацію.
Забезпечення максимальної ефективності діяльності співробітників
Якщо ви впровадили всі наведені вище рекомендації, ви вже досягли максимальної ефективності роботи співробітників.
Головна проблема управління ефективністю - відсутність у керівника інструментів її вимірювання. Друга проблема в більшості компаній - неможливо контролювати хід виконання процесу, а лише відстежувати результати оскільки бізнес-процеси просто не задокументовані.
Рішення цих проблем дуже прості і технологічні.
- Проведіть аудит функціоналу підрозділів і співробітників з точок зору топів, начальників підрозділів і виконавців. Ви жахнетеся, наскільки по-різному сприймається одна і та ж діяльність з точок зору!
- Виділіть єдиний функціонал підрозділів і співробітників, розділіть його на бізнес-процеси, документуйте ці бізнес-процеси на утраті регламентів, інструкцій, чек-листів і скриптів - так вирішується питання навчання, мотивації, контролю. Правильне поділ відповідальності за бізнес-процеси дозволяє знизити цінність співробітника на ринку праці, що дозволяє домогтися більш високої лояльності до вашої компанії - наприклад, прямі продажі розділити на холодні дзвінки, залучення нових клієнтів і обслуговування існуючих клієнтів.
- Організуйте наскрізний контроль (як на конвеєрі) з точками переходу відповідальності між виконавцями бізнес-процесів.
- Автоматизуйте документообіг на основі бізнес-процесів.
І ще одна порада по одному нематеріального методу: командна робота, корпоративна культура - теж засіб підвищення ефективності роботи, яке чудово доповнює, але, на жаль, не замінює наведені вище рекомендації.
Дуже хотілося б, що б цей матеріал виявився для вас корисним. Якщо мені не вдалося відповісти на всі ваші запитання, запрошую на безкоштовні консультації, які проводять експерти Агентства «Підвищення прибутковості і керованості бізнесу» в Центрі розвитку бізнесу Волгоградського відділення Ощадбанку.
Експерт з трудового права.
Мохова Олена Геннадіївна