Очевидно, що сам по собі фуршет майже нічого не дає. Він не є тим чарівним подією, завдяки якому 100% потенційних партнерів або клієнтів стануть реальними. Це погана новина. Тоді навіщо ж нам потрібен фуршет? І як його провести, щоб він сприяв успішному налагодженню ділових відносин?
Отже, має бути важлива подія: підписання договору, день народження компанії, візит ваших зарубіжних партнерів, включаючи главу компанії. Ви влаштовуєте промо-акцію, збираєтеся провести відкритий семінар, прес-конференціюѕ або все це одночасно. Яке б з цих заходів ви не організовували, фуршет у багатьох випадках є оптимальним варіантом. В першу чергу, через місця дії: його можна влаштувати як в величезному залі, так і прямо в офісі або на природі. Всі фахівці сходяться в тому, що це оптимальний вихід в тих випадках, коли потрібно прийняти велику кількість гостей на мінімальній площі. Крім того, будь-який гість може піти в будь-який момент, не привертаючи до себе нічиєї уваги. Ну, і, звичайно ж, у всіх присутніх є можливість вільно спілкуватися між собою, а значить, є можливість обговорити необхідні питання в невимушеній обстановці і саме з тим, з ким треба. Можливо, навіть тет-а-тет.
Необхідні вкладення в організацію фуршету, які повинні принести нам дивіденди в особі нових клієнтів, можна розділити на технічну сторону і те, що ми назвемо людським ресурсом. Технічна сторона - це власне організація фуршету: де, як і ким він організовується, а також те, що буде займати увагу присутніх під час фуршету. Це може бути концерт, шоу, виступ зірки або дискотека. Само по собі гарне шоу і грамотно організований фуршет вже повинні запам'ятатися вашим гостям надовго. Але насправді, добре виконана технічна сторона - це умова всього лише необхідне, але не достатнє, для того, щоб ми могли говорити про доцільність проведення даного заходу.
Технічна організація фуршету - це обличчя вашої компанії, а люди відчувають більше довіри до красивих особам. З іншого боку, всі старання можуть виявитися порожніми, якщо в справу не увімкнеться людський фактор - душа заходи. Щоб ми могли говорити про доцільність проведення фуршету, потрібно добре попрацювати до, під час і після нього. Інформація про цю подію повинна бути вчасно і грамотно донесена до тих, для кого вона призначена, а саме, до потенційних клієнтів.
Кому довірити підготовку фуршету?
Звичайно, ви можете влаштувати фуршет самі. Але все-таки краще буде довірити цю задачу професіоналам - влаштувати захід в ресторані або звернутися в спеціальне агентство. Зараз є безліч компаній, агентств і ресторанів виїзного обслуговування, які спеціалізуються в тому числі і на організації банкетів будь-якої складності з виїздом до замовника. Як правило, в таких випадках компанії надають повний спектр послуг, включаючи обслуговування офіціантів і прибирання площі після закінчення торжества. Традиційно фуршет - найдешевший з банкетів. У пакет послуг у більшості компаній входить також допомога у виборі місця проведення, а також його підготовка до заходу.
До вас можуть проникнути конкуренти
Є у фуршету і свої підводні камені. Перш за все очевидно, що в тому випадку, якщо на заході присутні не тільки свої, то все, що відбувається - ще й форма самопрезентації вас навколишнього світу: партнерам, клієнтам, гостям - загалом, всім присутнім. І якщо вам не вдасться показати себе з виграшною боку, можливі незаплановані наслідки. У професійному середовищі відомі випадки, коли, наприклад, деякі журналісти несхвально відгукувалися про будь-якої компанії тільки тому, що фуршет, що пішов за прес-конференцією, був організований невдало. Тим часом компанії, які організовують банкети, як правило, надають також спектр послуг по розвазі гостей, так що у вас є можливість замовити святкове шоу, концертну програму, виступ зірок, феєрверк або дискотеку на додаток до свого-му фуршету.
До речі, не забувайте про те, що якщо ви влаштовуєте відкриту презентацію для клієнтів, завжди є ймовірність проникнення на ваш захід осіб, що представляють ваших конкурентів. Не потрібно пояснювати, що невимушену обстановку фуршету вони напевно зможуть використовувати в своїх цілях. Стовідсотково припинити появу небажаних гостей можна тільки шляхом обов'язкової попередньої записи учасників з подальшою перевіркою даних. Ще один надійний спосіб відсіву - особисте запрошення всіх, кого б ви хотіли бачити.
Можна також призначати ціну за вхідний квиток для сторонніх (тих, у кого немає запрошення). Якщо ціна буде досить висока, є ймовірність, що деяка кількість конкурентів відсіється само собою. Між іншим, якщо на організоване вами захід все-таки просочилися конкуренти, можна спробувати нейтралізувати іхѕ приємною розмовою і невсипущою увагою протягом усього фуршету.
розподіл ролей
Уявіть собі, що перед вами людина, з яким ви дуже хочете познайомитися (а адже це так і є), тоді ви напевно знайдете спосіб дізнатися про нього все або майже все. Порада психолога: варто пам'ятати про те, що, як у будь-якої людини, у нашого передбачуваного партнера є улюблені теми, на які він готовий говорити довго. І якщо вже на таку тему вдається вийти, слід дозволити йому говорити скільки завгодно - це гарантований спосіб викликати довіру, повагу і бажання спілкуватися ще. Постарайтеся викликати у співрозмовника якісь почуття і емоції. Якщо вам це вдалося - ви запам'ятали напевно. А результат - з можливих ділових партнерів виберуть вас.
підведіть підсумки
Таким чином, фуршет є хорошим варіантом при проведенні великої кількості різноманітних заходів.
У нього є безліч плюсів, а саме: економічність як фінансова, так і просторова, свобода вибору страв, пересування в просторі, свобода вибору співрозмовника і навіть часу догляду кожного гостя.
Атмосфера, яка створюється під час фуршету, сприятлива для обговорення будь-якого роду питань. Крім того, фуршет можна влаштовувати де завгодно - вибір місця практично не обмежений. У той же час мінусів цей вид банкету практично не має.
У тих же випадках, коли організація фуршету передбачається на презентації для клієнтів, має сенс тим чи іншим чином проводити відбір учасників. В іншому випадку, ваші витрати не тільки не окупляться, а й перетворяться в збитки, а старанно створена невимушена обстановка послужить хорошим полем для підприємливих конкурентів.
Практика показує, що добре продуманий і грамотно організований і проведений фуршет надовго забезпечує його організаторів роботою з клієнтами.
І тоді ви самі зможете оцінити доцільність його проведення, якщо віднімете суму, витрачену на його проведення, з суми, на яку були укладені угоди з людьми, на ньому побували.