Рекомндуем статтю Антона Просєкін на перевірку ефективності проведення ваших нарад:
Не секрет, що наради - це один з ключових інструментів управління. Завдяки нарад, Ви можете отримувати своєчасну зворотний зв'язок за результатами роботи ваших підлеглих, впроваджувати зміни, вирішувати складні проблеми. Це основний спосіб отримати найповнішу комунікацію про проблеми та можливості.
Існує проста формула, яка робить ясність в поняття ефективності наради:
Ефективність наради = цінність прийнятих рішень. Як це виглядає у формулі: поділіть цінність прийнятих рішень на помножені (час наради * кількість учасників * середня зарплата учасника)
V (value) - цінність прийнятих рішень (вартість результатів наради);
Т - витрачений на нараду час;
N - кількість співробітників, зайнятих на нараді;
$ - вартість часу, витраченого співробітниками на нараду, виходячи з їх середньої заробітної плати.
Ваше завдання - підвищувати цінність рішень, прийнятих за найменший час, із залученням меншої кількості співробітників.
Факт в тому, що співробітники, зайняті на нараді не приносять цінності. Цінність приносить результат виконаних дій, які були сплановані на нараді.
Але не варто забувати про додаткову користь наради - безпосередній контакт і спілкування з людьми. У більшості випадків, якщо ви не спілкуєтеся з командою особисто, не тримайте руку на пульсі, ви не керуєте процесом. Це теж має свою ціну.
Використовуйте нараду ще й як можливість згуртувати команду.
Будь-яке нарада (як і будь-яка комунікація), повинно мати мету. Цілями проведення нарад можуть бути:
Отримати звіт про результати роботи Спланувати діяльність, подальші кроки в ході змін Прийняти (узгодити) остаточне рішення Знайти причини і спланувати дії щодо вирішення проблем Вирішити конфлікт Презентувати (новий проект, продукт, зміни і т.д.)
Мета формулюється при плануванні наради. (Скористайтеся методологією SMART). Для нарад потрібно прописати регламент, який встановлює правила проведення.
Регламент - це документ, в якому прописані цілі, порядок, час початку і тривалість наради, основні правила проведення. Ознайомте учасників з регламентом.
Заведіть протокол наради - електронний документ, в якому ви затвердили завдання учасникам наради за його підсумками.
Організуємо нараду поетапно
Від правильної підготовки залежить 40% успіху наради. Пам'ятайте про цілі наради. Призначте місце проведення наради, час його початку і закінчення. Заздалегідь запросіть учасників (використовуйте корпоративний портал або календар, розташований в загальному доступі). Не запрошуйте зайвих людей: запросіть тільки тих співробітників, без безпосередньої участі яких мета наради не буде досягнута. Пам'ятайте, що ви платите за кожну хвилину робочого часу ваших людей.
Всі запрошені учасники повинні заздалегідь знати мету, тему і правила проведення наради. Заздалегідь розішліть порядку (якщо вона не була раніше затверджена). Ознайомте співробітників з регламентом проведення нарад.
Порядок - це план наради. Перелік запитань для розгляду. З неї учасники розуміють, для чого проводиться наради і яка їх роль в ньому.
Обмежте час проведення ваших періодичних нарад до 30 хвилин. Це відмінно дисциплінує.
Завжди починайте вчасно! Завжди. Якщо не можете почати вчасно - заздалегідь попередьте учасників наради про перенесення часу початку. Узгодьте з ними новий час. Приходьте підготовленими і вимагайте цього від усіх учасників наради. Зробіть огляд порядку і ще раз пояснюйте мети наради і очікувані підсумки. Задайте напрям обговорення, керуйте ходом обговорення, пам'ятаючи про цілі наради і дотримуючись регламент. Просуваючись по порядку наради до його цілям, робіть короткі узагальнення; Попереджайте поява перехресних розмов. Все, що співробітники можуть вирішити один на один - вони повинні вирішити до і після наради. Виносьте за рамки наради питання, що виходять за порядок, або вимагають занадто багато часу. Ви зможете повернутися до цього після наради, не затримуючи незацікавлених і не компетентних у цьому питанні учасників. Не давайте учасникам спати. Якщо хто - то не приймає участі - або він вирішив тихо відсидітися, або, ви запросили на нараду зайвої людини. Гасіть неконструктивні конфлікти, нецільову полеміку. Залиште конфліктуючих після наради, щоб домогтися примирення. Призначте нову нараду, якщо конфлікт погасити не вдалося. Пам'ятайте про те, що нарада має сприяти згуртуванню команди. Тримайте обговорення в рамках цілей наради і дотримуйтеся регламенту і порядку. Але не стискаючи. Залиште можливість розрядити атмосферу для підтримки доброзичливого робочого настрою. Бувають доречними конструктивний гумор і емоційні приклади.
Фіксація результатів При постановці завдань, використовуйте метод 5W2H: Ви досягнете потрібного вам результату, якщо і ви і виконавець маєте однакові відповіді на 7 питань: • What? - що потрібно зробити? • Why? - з якою метою? • Where? - де будуть виконуватися дії? • When? - в які терміни? • Who? - хто буде діяти? • How? - як це зробити? • How much? - скільки це буде коштувати?] Підводите підсумки за всіма рішеннями і узгоджених дій. Поставте завдання в спеціально заведеному протоколі, призначте відповідальних. Визначте з відповідальними терміни виконання завдань. Ви зможете проконтролювати виконання завдань протягом тижня або на наступній нараді. Без фіксації результатів в протоколі ви будете довго тупцювати на місці, повертаючись до одного й того ж питання від наради до наради.
Завжди закінчуйте нараду вчасно, навіть якщо ви не встигли пройти весь порядок до кінця. Ви скоро навчитеся укладатися у відведений час якщо будете дотримуватися цього простого правила. Попросіть дозволу, якщо вам потрібно продовжити нараду.
Нарада можна назвати завершеним, якщо досягнуті його цілі:
досягнуті результати за всіма пунктами порядку.
поставлені завдання, призначені відповідальні і терміни.
Після завершення наради побажайте всім учасникам вдалого робочого дня і, якщо це буде потрібно - поверніться до питань, винесених за рамки наради, залиште конфліктуючих учасників для примирення.
Після - оціните своя нарада використовуючи два критерії:
Що в цей раз було зроблено добре?
Що можна буде зробити краще?
Послідовне і постійне дотримання цих простих правил дозволить вам зробити наради системним інструментом по справжньому корисним для вашого бізнесу.
І, наостанок, декілька корисних порад, які ви можете застосувати вже на наступній нараді:
Антон Просєкін бізнес-тренер, практичний консультант "Avis Консалтинг"