Документи організації, що відклалися в діловодстві, надалі або залишаються на тривале архівне зберігання, або зберігаються протягом короткого терміну і потім виділяються до знищення. Вирішення питань про відбір документів на архівне зберігання або про виділення документів до знищення в зв'язку із закінченням строків зберігання приймається за результатами проведення експертизи цінності документів.
Експертиза цінності справ (документів) - це вивчення документів на підставі критеріїв їх цінності з метою визначення термінів зберігання документів і відбору їх на постійне зберігання.
Експертиза цінності документів проводиться на основі:
· Чинного законодавства і правових актів РФ з архівної справи та документаційного забезпечення управління;
· Типових і відомчих переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання, типових і примірних номенклатур справ;
· Нормативно-методичних документів Федерального архівного агентства Росії і органів управління архівною справою суб'єктів РФ в галузі архівної справи.
Експертиза цінності документовв організації проводиться:
· В діловодстві - при складанні номенклатур справ, в процесі формування справ і при підготовці справ до передачі в архів;
· В архіві - в процесі підготовки до передачі справ на постійне зберігання.
Для організації та проведення експертизи цінності справ (документів) в організації створюється експертна комісія організації (ЕК). У свою чергу, для здійснення контролю за діяльністю експертних комісій підвідомчих організацій у відповідних органах управління створюються постійно діючі експертні комісії та центральні експертні комісії (ЦЕК).
Експертна комісія організації є дорадчим органом, створюється наказом керівника з числа найбільш кваліфікованих працівників у кількості не менше трьох осіб і здійснює свою діяльність на підставі положення. Головою експертної комісії повинен бути призначений один з керівних працівників організації, що відповідає за роботу служби ДОУ і (або) архіву.
Засідання ЕК проводяться не рідше двох разів на рік і оформляються протоколами. Протоколи засідань ЕК підписуються головою і секретарем комісії. Рішення, прийняті в ході засідань, підлягають затвердженню керівником організації.
Протоколи ЕК, містять рішення про схвалення проектів номенклатур справ, про зміну термінів зберігання документів, встановлених типовими і відомчими переліками документів із зазначенням термінів їх зберігання, а також типовими і зразковими номенклатурами справ, затверджуються керівником організації тільки після їх розгляду експертною комісією відповідної архівної установи.
На підставі експертизи цінності проводиться обгрунтований відбір:
· Документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання - для передачі в архів;
· Документів з тимчасовими термінами зберігання (з позначкою «До відпадання потреби») - для подальшого зберігання в структурних підрозділах до минования в них потреби;
· Документів, які не становлять практичної і (або) науково-історичної цінності, терміни зберігання яких минули, - для передачі на знищення.
За результатами експертизи цінності складаються описи справ (документів) постійного і довготривалого зберігання, а також акти про виділення документів і справ з термінами тимчасового зберігання і не представляють практичної (науково-історичної) цінності до знищення.