Результати експертизи оформлюються описами справ і актами про виділення документів до знищення (за формами, встановленими архівними органами).
Акт про виділення документів і справ на знищення за відповідний період складається після оформлення описів за цей же період.
В акт на знищення не слід включати документи. щодо яких діють переліки документів зі строками зберігання не містять певних вказівок про терміни їх зберігання, а у ЕК немає твердого думки про їх цінності.
ЕК розглядає акти на знищення одночасно з описами справ за цей період.
Після затвердження описів ЕК акт про виділення справ до знищення затверджується керівником підприємства, а справи, включені в акт, підлягають знищенню в установленому порядку.
Експертиза цінності документів постійного і тимчасового термінів зберігання повинна проводитися щорічно.
В результаті роботи ЕК документи поділяються на 3 групи:
- документи, призначені для архівного зберігання;
- документи, що підлягають знищенню;
- документи, необхідні для подальшого використання в справу-виробництві.
Справи, відібрані на архівне зберігання. вимагають додаткового оформлення:
- документи в справі необхідно розташувати в хронологічному по-рядку, якщо він не дотримувався в процесі формування справи;
- провести нумерацію аркушів справи в правому верхньому куті простим олівцем або нумератором;
- підшити в кінці справи засвідчувальний аркуш, в якому вказати кіль-кість аркушів у справі (див. нижче);
- на найбільш важливі документи (по особовому складу або містять комерційну таємницю) скласти внутрішні описи справ (Листи внутрішнього опису нумеруються окремо), якщо вони не б-ли складені раніше, і підшити їх на початку справи;
- переплести справу або прошити його в чотири проколи;
- додатково вказати на обкладинці справи кількість аркушів згідно засвідчувального листу, термін зберігання справи, уточнити заголовок і крайні дати справи
Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) дозволяється зберігати в скоросшивателях без прошивки і нумерації аркушів і без уточнення крайніх дат документів. Документи в подібних справах зберігаються в прямій або зворотній хронологічній послідовності, пересістематізація їх необов'язкова.
Всі справи, підготовлені на архівне зберігання, діляться на дві групи:
· Справи по особовому складу підприємства (для більшості фірм це основні документи, що передаються в архів);
· Справи по основної (виробничої) діяльності.
На кожну групу справ складаються окремі описи. опис № 1 (справ по основній діяльності) і опис № 1 л / с (справ з особового со-ставу).
Опис складається, як правило, на документи одного року. причому справи розташовуються в ній за ступенем важливості, наприклад:
Þ в опис № 1 справи заносяться в наступній послідовності: статут; протоколи загальних зборів, засідань Ради директорів; накази по основній діяльності; перспективні, річні плани; звіти і т. д;
Þ в опису з особового складу справи розташовуються в наступному поряд-ке: книга обліку співробітників (якщо вона ведеться); накази по л / с; особисті справи або особисті картки; особові рахунки по заробітній платі; незатребувані трудові книжки.
Допускається вносити до опису документи за кілька років. У цьому випадку справи в опису розбиваються по роках і опис складається з річних розділів, в яких справи розташовуються за ступенем важливості.
В кінці кожної опису вказується цифрами і прописом кількість включених до неї справ. Кожна справа в описі отримує свій порядковий (архівний) номер, який потім проставляється на обкладинці відпо-вующего справи.
Акти і описи складаються і підписуються членами ЕК, розглядають-риваются і затверджуються керівником підприємства.
Прийом-передача справ в архів
Прийом-передача справ в архів проводиться секретарем-референтом (працівником служби діловодства) і архівістом. При цьому на всіх примірниках опису проти кожної справи робиться відмітка про його нали-ності. В кінці кожного примірника опису вказуються: цифрами і про-писью кількість фактично прийнятих в архів справ, номери отсутст-чих справ, дата прийому-передачі, а також підписи учасників прийому-передачі.
Разом зі справами до архіву підприємства передаються журнали реєстрації або реєстраційні картотеки на документи. Заголовки цих ре-гістраціонних форм також повинні бути включені в опис.
Тільки після передачі документів до архіву підприємства дозволяється проводити знищення документів, включених в акт. Знищення документів здійснюється за допомогою спеціальних машин типу "Shreder» не менеечем двома працівниками підприємства.
Документи постійного зберігання та з особового складу комерцій-ських підприємств можуть передаватися в державні архіви на до-говорной основі.
Підприємство по-лучает дозвіл на ліквідацію тільки після передачі документів на архівне зберігання.
Архівні установи здійснюють свої взаємини з когось комерційними організаціями на основі договорів, в яких обумовлюючи-ються всі питання співпраці, в тому числі умови передачі доку-ментів, віднесених до недержавної частини Архівного фондаРФ, на зберігання до державних і муніципальних архіви. Відповідно до статті 5 "Основ законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації і архівах" від 07.07.93 № 5341-1 архіви комерційних організацій, що належать їм на праві власне-сти, можуть бути віднесені до недержавної частини Архівного фонду РФ. З метою забезпечення схоронності документів недержавної частини Архівного фонду РФ комерційні організації забезпечують їх постійне зберігання в створюваних для цих цілей архівах або струк-турне підрозділах згідно з пунктом 19 "Положення про Архівний фонд Російської Федерації", затвердженого Указом Президента Російської Федерації від 17.03.94 № 552.
У разі ліквідації комерційної організації при відсутності правонаступників документи, віднесені до недержавної частини Архівного фондаРФ, надходять у власність держави і переда-ються на постійне зберігання до державних і муніципальних ар-Хіви.
Прийом документів при ліквідації комерційних організацій осу-ється установою Федеральної архівної служби Росії по завершенні діяльності ліквідаційної комісії (конкурсного керуючого).
Документи постійного зберігання та з особового складу. віднесені до складу архівного фонду Російської Федерації, підлягають передачі в державні або муніципальні архіви тільки після проведе-ня експертизи їх цінності в упорядкованому стані або за умови виділення ліквідованої організацією (ліквідаційної ко-місією, конкурсним керуючим) державному або муници-пальне архіву необхідних коштів на їх обробку.
По завершенні експертизи документи, відібрані для знищити-ня, включаються в акт і за погодженням з ліквідаційної комисси-їй знищуються.
Відповідно до статті 21 "Основ законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації і архівах" від 07.07.93 № 5341-1 за порушення законодавства, в тому числі за унич-тожение документів в порушення встановлених Переліком термінів збе-вати документів, посадові особи , відповідальні за збереження архівних документів, несуть кримінальну, адміністративну або іншу встановлену законодавством Російської Федерації відповідальність-ність.