Документи в справі повинні розташовуватися:
• в порядку номерів і (або) за хронологією (справи з наказами по особовому складу, протоколами засідань, докладним (службовими) записками і ін.);
• за алфавітом прізвищ осіб, до яких належать документи (справи з особистими картками (форми № Т-2, № Т-2ГС / МС, № Т-4), трудовими договорами, особовими рахунками працівників);
• в порядку, що відбиває процедуру розгляду питання (справи про нагородження і ін.).
Існує і так званий змішаний порядок розташування документів у справі: він застосовується при формуванні особистих справ.
До особової справи спочатку поміщається комплекс документів, які формуються при прийомі працівника на роботу (анкета, копії документів про освіту, медичний висновок, виданий за результатами обов'язкового попереднього медичного огляду, трудовий договір, копія наказу про зарахування на роботу). Далі розташовуються документи, що надходять в процесі трудової діяльності, у міру зміни службового становища працівника в організації.
Зверніть увагу! Обсяг одного томи (частини) справи не повинен перевищувати 250 аркушів
Разом з документами в справи включаються резолюції, якщо вони оформлені на спеціальних бланках, доручення.
При підготовці справи до передачі в архів організації слід пам'ятати, що його обсяг не повинен перевищувати 250 аркушів. Якщо протягом року в справі сформовано більшу кількість листів, то його слід розділити на томи (частини). При цьому якщо справа сформовано за хронологічним принципом, на обкладинці кожного тому потрібно вказати крайні дати (дати першого і останнього документів, включених до справи). Якщо справа сформовано за алфавітним принципом, перші і останні букви прізвищ потрібно відобразити на обкладинці.
Наприклад, на обкладинці справи з підшивкою трудових договорів звільнених працівників в заголовок слід включити ініціали та прізвища осіб, названих в першому і останньому трудових договорах, включених до справи: «Трудові договори працівників. А - К ».
При використанні матеріалу, поставите посилання на Студалл.Орг (0.021 сек.)