Формальна експертиза (експертиза за формальними ознаками) - це експертиза, під час якої:
- встановлюється дата подання заявки на підставі ст. 13 Закону;
- визначається належність зазначеного у заявці об'єкта до переліку об'єктів, які можуть бути визнані винаходами;
- перевіряється відповідність заявки та її оформлення встановленим вимогам;
- перевіряється відповідність встановленим вимогам документів про сплату збору за подання заявки.
Експертизу за формальними ознаками ще називають попередньою. Вона проводиться без спеціального клопотання заявника протягом двох місяців від дати подання заявки до Установи. В ході проведення такої експертизи перевіряється наявність необхідних документів і дотримання встановлених вимог до їх оформлення. Розглядається питання щодо відповідності заявленого об'єкта умовам надання правової охорони.
Перше повідомлення заявникові щодо формальної експертизи, яким може бути повідомлення про завершення формальної експертизи або вимога про внесення змін до матеріалів заявки, повинно бути направлено не пізніше шість місяців від встановленої дати подання заявки.
Якщо матеріали заявки оформлені з порушенням вимог Закону, заявнику надсилається повідомлення про виявлені недоліки і він повинен протягом двох місяців від дати отримання повідомлення виправити наявні або подати відсутні документи.
На етапі експертизи за формальними ознаками заявка може бути відхилена за такими причин:
- винахід не відповідає умовам надання правової охорони, тобто вимогам п. 1 формальної експертизи;
- якщо заявник не надішле відповіді на запит експертизи за формальними ознаками в установлений Законом строк (2 місяці від дати отримання повідомлення Установи);
- якщо матеріали, надіслані заявником у відповідь на запит за заявкою закладу експертизи, не містять необхідних виправлень та уточнень;
- якщо додаткові або виправлені матеріали надійдуть пізніше двох місяців від дати одержання заявником повідомлення Установи;
- якщо прийнято рішення про можливість проведення експертизи по суті, а клопотання щодо її проведення не представлено протягом трьох років від дати подання заявки.
Якщо заявка не відповідає вимогам п. 1 формальної експертизи, то Установа надсилає заявнику рішення про відмову в видачі патенту (деклараційного патенту).
Якщо заявка не відповідає вимогам пункту 2 формальної експертизи, то про це повідомляється заявнику в письмовій формі.
Для внесення змін до матеріалів заявки, а також виправлень та уточнень, заявнику надається два місяці від дати отримання ним повідомлення закладу експертизи.
Якщо Установа приймає рішення про відхилення заявки, повідомлення про це надсилається заявнику.
Якщо заявка на видачу патенту на винахід (корисну модель) пройшла формальну експертизу, заявнику надсилається рішення за заявкою стосовно:
- патенту на винахід - повідомлення про завершення формальної експертизи та можливість проведення кваліфікаційної експертизи;
- деклараційного патенту на винахід (корисну модель) - рішення Установи про видачу деклараційного патенту на винахід (корисну модель).