Процес обміну бухгалтерськими документами в електронному вигляді досить зрозумілий, але супроводжується безліччю додаткових питань. Один з найбільш важливих: як зберігати цифрові первинні документи?
Системи зберігання даних
На щастя, є ряд рішень, які дозволять позбутися від перерахованих турбот. Наприклад, «чарівною паличкою» можуть стати спеціалізовані електронні архіви. в яких за моделлю SaaS [надання доступу до програмного забезпечення через інтернет-прим. ред. ] Можна організовувати зберігання своїх документів.
Кращим варіантом може стати робота зі спеціалізованим рішенням, яке забезпечить централізоване зберігання, управління і безпеку бухгалтерської «первинки». Система повинна підтримувати роботу з декількома операторами електронного документообігу. бути інтегрована з обліковою ПО компанії і схвалена системою сертифікації засобів захисту інформації ФСТЕК РФ. Такі технології в Росії вже є, рекомендую вивчити досвід їх впровадження.
Цифровий підпис
Нехай більшість первинних документів зберігаються порівняно недовго - до 5 років, але існує вимоги зберігання «первинки», що виходять за межі загальноприйнятих термінів. Це буває прямо закріплено в нормативних актах, а іноді випливає з конкретної практики. Не варто забувати і те, що різноманітність електронних документів постійно зростає, і до всіх з них пред'являються різні вимоги щодо терміну зберігання.
Мабуть, найголовніше питання тривалого архівування електронних паперів: як забезпечити їх юридичну значимість? Традиційно цю проблему пропонується вирішувати за допомогою електронного підпису.
Але, на жаль, в використанні кожного виду цірофвих автографів є певні обмеження при забезпеченні юридичної значимості. Заковика в тому, що термін дії сертифіката ключа перевірки ЕЦП і термін зберігання паперу не збігаються: сертифікат, як правило, видається на один рік, а бухгалтерський документ за законом зберігається не менше п'яти років. Тому постає питання: як довести дійсність паперу, підписаної сертифікованої ЕЦП, термін дії якої вийшов?
Це питання вирішується за допомогою вдосконаленої електронного підпису (УЕП), яка включає в свій формат інструменти для підтвердження дійсності - наприклад, штамп часу, дані про відкликання сертифікату та ін. Завдяки УЕП, ми чітко можемо встановити момент створення підпису і дійсність сертифіката на момент запевнення .
Носії електронної інформації
З підтвердженням юридичної значимості електронного документа проблем немає. Інше питання, що при тривалому терміні зберігання застарівають носії. Згадайте, на чому ми переносили файли хоча б 10 років тому: гнучкі магнітні диски вже не використовуються, запас міцності CD або DVD не перевищують десяти років, а термін служби флеш-накопичувачів безпосередньо визначається числом процесів перезапису інформації.
Система повинна підтримувати роботу з декількома операторами електронного документообігу, бути інтегрована з обліковою ПО компанії і схвалена системою сертифікації засобів захисту інформації ФСТЕК РФ.
Виходить, що нам неодмінно доведеться регулярно в певний час переносити інформацію на більш сучасні накопичувачі. Ще необхідно стежити за засобами «відтворення» документів: ті ж формати .xls та .doc стрімко йдуть в минуле, змінюються операційні системи. Не забувайте про це.
Сьогодні у нас є все для організації архівного зберігання ЮЗЕД (Юридично значимого електронного документообігу). УЕП гарантує документам юридичну значимість. Організація робочого місця для відтворення та перевірки справжності ЕП теж не викликає серйозних труднощів. Робота з Позаофісне зберігання стане звичайною практикою на довгі роки.
Але є один і мабуть найбільш гостре питання - законодавство, що регулює електронні архіви. Сподіваємося, що активні дії бізнесу щодо відмови від паперу дадуть законотворцям сигнал до прийняття в Росії нового закону «Про електронні архівах», в якому нарешті буде відображена практика роботи з цифровими документами.
Всі первинні документи із зразками та прикладами заповнення в одному виданні.
Дізнайтеся більше >>