Електронний архів РАГСу
Акти громадянського стану - це і є підстави для юридичного захисту законних інтересів громадян. Тільки після державної реєстрації акта цивільного стану у громадян виникають права і обов'язки - сімейні, пенсійні, спадкові та інші.
Не випадково термін зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану в органах РАГС збільшений з 75-ти до 100 років з подальшою передачею їх на постійне зберігання до державного архіву.
Всі ці роки документи громадянина можуть «свідчити» за нього, «давати показання», «брати участь в процесі» і навіть «проливати світло» на якісь зафіксовані документально сімейні таємниці.
Сучасні РАГСи ведуть реєстрацію семи життєво важливих актів цивільного стану: народження, укладення шлюбу, розірвання шлюбу, усиновлення (удочеріння), встановлення батьківства, зміну імені та смерть. Без цього не може обійтися жодна держава і жоден громадянин держави. Питання збереження архівного фонду записів актів громадянського стану - це питання національної самоповаги.
В даний час на зберіганні в органах РАГС Бєлгородської області і в обласному архіві зберігається понад 8,3 млн перших і других примірників записів актів громадянського стану, де приділяється велика увага забезпеченню збереження актових книг, створення умов, що виключають втрату, псування документів. Разом з тим, завдання органів ЗАГС забезпечувати не тільки збереження, комплектування, а й активне використання архівного фонду, затребуваність якого колосальна.
Безумовно, електронний банк даних дозволяє виконувати такі запити, здійснюючи за лічені секунди пошук по всіх видах актових записів в усьому часовому діапазоні, навіть при відсутності відомостей про дату і місце державної реєстрації акта цивільного стану.
В даний час в електронний банк даних внесено понад 530 тисяч актових записів.
Вже наявний електронний банк даних істотно полегшив роботу фахівців органів ЗАГС, значно скоротився час виконання заяв громадян та запитів організацій. Разом з тим, робота зі створення електронного архіву дуже трудомістка. Незважаючи на те, що більшість записів ще в доброму стані, документи важко читаються - це залежить від почерку фахівця, що склав запис. Багато допускалося орфографічних помилок, в тому числі і в іменах. Створення електронної версії документа, що є точною копією актового запису на паперовому носії, вимагає дуже великої уваги і витрат часу.
Створення повного електронного банку даних актових записів на сервері управління ЗАГС Бєлгородської області дозволить органам ЗАГС повністю перейти на електронний документообіг і надання державних послуг в електронному вигляді. При цьому буде створена система подвійного зберігання актових записів - в паперовому та електронному вигляді, а головне - буде гарантована безпека записів і тим самим забезпечені права сім'ї та кожного громадянина в майбутньому.