ELMA: Управління договорами призначене для ефективної і комфортної роботи з договорами протягом усього їх життєвого циклу. Автоматизовані процеси створення, узгодження, обліку та пошуку документів скорочують час роботи з договорами в кілька разів.
Всі договори в організації умовно можна розділити на два потоки. Це входять договори, тобто договори від зовнішніх контрагентів на поставку послуг або товарів, і вихідні - договори, за якими сама компанія поставляє товари або послуги.
Кожен з цих типів обробляється по-різному, в системі передбачені для них різні сценарії роботи.
Працюючи з вихідними договорами, система дозволяє вирішити проблему закриття документів і їх етапів. При роботі з вхідними договорами - забезпечує своєчасне виконання завдань за договором і їх контроль.
Управління вихідними договорами
Основною проблемою при роботі з вихідними договорами є контроль їх виконання. Складність полягає в тому, що закрити договір не завжди виходить через відсутність закривають документів по ньому. Фактом закриття договору є наявність його актів.
Система ELMA вирішує ці питання, а саме: нагадує про наявність чи відсутність актів (етапів), а також повідомляє про терміни виконання, тим самим забезпечуючи контроль виконання всіх зобов'язань щодо закриття вихідного документа.
Створення і формування пакету
Створення і формування пакету
Як правило, виходять договори формуються не по одному, а пакетами.
Створити пакети в системі ELMA дуже просто. Якщо є готові договори на руках, то потрібно просто завантажити їх в систему, в іншому випадку - пакет треба сформувати автоматично. Для цього користувачеві досить вказати в полях форми дані, які потрібно підставити в документ, а система сама на їх підставі згенерує готовий набір документів за шаблоном.
Узгодити документ можна натисканням однієї кнопки «Погоджено». У разі відмови, вихідний документ можна швидко відредагувати. Зручніше просто додати нову версію і зробити виправлення в режимі редагування або прикріпити примітки до пунктів договору. Також можна спочатку зберегти чернетку договору, поправити документ і після цього прикласти нову версію.
Такий підхід дозволить швидко зорієнтуватися у всіх змінах і прискорити процедуру узгодження.
Реєстрація та підписання вихідного договору
Реєстрація та підписання вихідного договору
Перш ніж відправити підписаний договір, його потрібно зареєструвати. Гнучкі настройки системи дозволяють реєструвати документ в залежності від того, які правила роботи з договорами існують в компанії.
Після відправки зареєстрованого вихідного договору контрагенту, він повинен повернутися вже підписаним. Паперову версію договору сканується і вводиться в систему. Це і буде остання офіційна версія договору, яка більше не підлягає змінам.
Робота з етапами
Система ELMA виконує контроль термінів і незакритих договорів, тому зацікавлені особи будуть завжди в курсі, як просувається робота з договорами.
ELMA: Управління договорами має ряд готових інструментів контролю над вхідними договорами. Система дозволяє відзначати закриті договори натисненням однієї лише кнопки.
Для контролю паперових примірників, термінів завершення, актів по вхідних договорами створені реєстри. Особливо значущим є реєстр термінових договорів, який містить весь перелік договорів з стікаючи термінами. Завдяки такому реєстру закриття документів відбувається в термін, що позитивно позначається на стосунках з контрагентами.
Налаштування роботи з договорами через бізнес-процеси
Для зручності роботи з договорами зручно використовувати бізнес-процеси. У Дизайнері ELMA при активному додаток «ELMA: Управління бізнес-процесами», можна знайти два референсних бізнес-процесу: «Що входить договір» і «Вихідний договір». Вони є хорошими прикладами для створення власних бізнес-процесів, адаптованих для роботи в умовах конкретної організації