Зі збільшенням обсягу даних, необхідних до реагування, ризик зробити на листі помилку тільки підвищується. А помилки у важливій розмові, в тому числі, на перший погляд, несерйозні, можуть мати далекосяжні наслідки.
Свої міркування щодо сучасного віртуального етикету Петчер виклала в книзі «The Essentials Of Business Etiquette», деякі витяги з якої ми наводимо тут.
1. Ясна, однозначна тема листа
Приклади хороших тем: «Дата наради змінилася», «Невеликий питання про презентацію», «Пропозиції по бізнес-плану».
«Рішення відкрити лист чи ні люди часто приймають, виходячи з його теми, - зазначає Печтер. - Вибирайте ту, що відразу дає читачеві розуміння: перед ним звернення неформального або ділового спрямування ».
У підписі використовуйте шрифт того ж типу, розміру і кольору, що і в тілі листа.
5. Правильне вітання
«Спокійний характер викладу не повинен впливати на форму привітання в електронному листуванні, - підкреслює Печтер. - "Привіт" - неформальне звернення, яке не може застосовуватися в бізнесі. "Ей" - тим більше. "Здрастуйте", "Добрий день" - використовуйте це ».
6. Обережне вигук
Якщо вирішили передати схвильованість за допомогою знаку оклику, обмежтеся одним, застерігає Печтер.
«Часом люди захоплюються і закінчують пропозицію декількома такими знаками. Це може справити враження надмірної імпульсивності або інфантильності, - пише вона. - У письмовій формі до вигуку варто ставитися обережно ».
7. Стриманий гумор
Гумор легко дискредитує сам себе у відриві від потрібних інтонацій або міміки. У робочій листуванні, з людиною, якого знаєш недостатньо добре, жарти надійніше не вживати. Враховуйте: те, що здається смішним вам, зовсім необов'язково розвеселить іншого.
Барбара каже: «Існує величезна різниця між забавною фразою, яку він виголосив вголос, і їй же, але написаної. Сумніваєтеся в успіху перла - відмовтеся ».
8. Культурні відмінності
Корисно мати на увазі, що представники регіонів з високим контекстом культури (Японія, Близький Схід, Китай), перш ніж вступати в ділові відносини, захочуть дізнатися вас як людину. У зв'язку з цим в рамках листування з бізнесменами з цих країв може бути незайвим трохи більш неформальний підхід.
З іншого боку, для жителів територій з низьким контекстом культури (Німеччина, Америка, Скандинавія) характерні суворе орієнтування на результат і тому - квапливість.
9. Не відмовчуватися - навіть якщо лист прийшов помилково
Описки не залишаються непоміченими. І ви, в залежності від одержувача, ризикуєте зіткнутися з реакцією на них того чи іншого роду, зазначає Барбара. Не покладайтеся на спеллчекер. Перед відправленням перечитуйте написане знову і знову, бажано вголос.
Консультант згадує випадок з практики: «Керівник однієї з компаній хотів сказати:" Вибачте за непорозуміння ". Але, довірившись спеллчекер, в кінцевому рахунку відправив: "Вибачте за недорозвинення" ».
11. Заповнювати поле «Кому» - в останню чергу
12. Повторна перевірка цільового ящика
13. Класичні шрифти
Comic Sans пурпурного відтінку, можливо, для чогось і згодиться. Але в рамках ділової переписки шрифт доречніше використовувати класичні кольори і розміру.
Обов'язкова умова: текст повинен бути комфортним для читання. «Безпрограшним варіантом стануть легкі для сприйняття Arial, Calibri або Times New Roman 10 або 12 кегля. Що стосується кольору, найбільш безпечний вибір - чорний », - резюмує Барбара.
Як і у випадку з гумором, тональність повідомлення ледь помітна в письмовій формі. Для її верифікації в не меншому ступені потрібно безпосереднє спостереження за мімікою і голосом говорить. Поза цим контекстом навіть, здавалося б, нешкідлива формулювання може наламати дров: ви маєте на увазі «відверто», читач трактує як «агресивно, в лоб».
Знизити градус напруженості вдасться, серед іншого, відмовившись від слів з вираженим негативним забарвленням ( «провал», «невірно», «запущений»), частіше кажучи «спасибі», «будь ласка».
Завжди тримайте в умі факт, який екс-директор ЦРУ Девід Петреус свого часу, мабуть, забув: всяке електронне повідомлення залишає слід.
«Основна ідея в тому - і відштовхуватися слід від цього, - що інші побачать написане вами, - пояснює консультант. - Тому не пишіть того, що не хотіли б їм показувати ». Або, висловлюючись більш фігурально, «того, що згубно або шкідливо для вас».
Зрештою, пересилання листа - справа пари кліків мишкою, і куди приємніше проявити пильність, залишаючись невразливим, ніж шкодувати через власну легковажність.