Поняття про інформацію та її значенні як змістовний бік ділового спілкування
Рішення будь-якої із завдань на кожній стадії ділової взаємодії так чи інакше пов'язаний із збиранням, переробкою, зберіганням, передачею та використанням інформації. В принципі ділове спілкування незалежно від його форми і види є не що інше, як взаємообмін інформацією. Саме передача інформації, обмін інформацією лежить в основі спілкування людей, в якій би формі воно не здійснювалося - усній, письмовій, сигнальної або знаковою. І в усній, і в письмовій формах ми передаємо один одному ту чи іншу інформацію, то чи інше повідомлення.
Принципова різниця між формами спілкування полягає в тому, що при неформальному, усному спілкуванні обмін інформацією відбувається в одному пункті, в одній точці простору і в реальному режимі часу. В цьому випадку ми говоримо про безпосередній передачі інформації ( «з вуст в уста»). При формалізованому спілкуванні з використанням документа ми маємо справу із закріпленою на матеріальному носії смисловою інформацією, переданої в просторі і часі. У цьому випадку мова йде про опосередковану передачею інформації через документ.
Кожна з форм спілкування має свої плюси і мінуси. При неформальних комунікаціях ми бачимо і чуємо співрозмовника, бачимо вираз його обличчя, міміку і жести, чуємо його словесну мова, яка несе різну інтонацію. Ми як би відразу отримуємо інформацію по декількох каналах, що дає можливість скласти більш повне і більш наочне уявлення про котра говорить людині і його ставлення до предмета спілкування. Таке безпосереднє спілкування особливо важливо на перших етапах ділової взаємодії. Безпосереднє спілкування дозволяє легше і швидше виявити можливості спільної діяльності, обмінятися діловими міркуваннями і пропозиціями про шляхи співпраці, «намацати» область спільних інтересів. Однак, не будучи зафіксованими у відповідних документах, досягнуті усні домовленості не можуть служити надійним їх підтвердженням і вже тим більше доказом в тих випадках, коли одна зі сторін піддає їх сумніву або зовсім заперечує.
Фіксація, закріплення інформації на матеріальному носії, простіше кажучи її документування, забезпечує її збереження, дає можливість багаторазового до неї звернення для перевірки або підтвердження раніше укладених угод і умов їх реалізації; крім того, формалізований носій інформації, будучи уніфікованим по формі та подання інформації, створює передумови для створення локальних і централізованих інтегральних інформаційних систем. Тому на заключних стадіях підготовки і в ході власне взаємодії переважну роль відіграють формалізовані види спілкування.
Таким чином, комбіноване використання формалізованих і неформальних видів спілкування може дати суб'єкту управління весь той обсяг інформації, який необхідний для успішного управління процесом ділової взаємодії.
Але що ми вкладаємо в поняття «інформація»?
Існує й інший підхід, згідно з яким інформація є тільки в біологічних системах, що володіють здатністю до чуттєвого її сприйняттю і відповідної реакції (саморегуляції). З таким трактуванням інформації виступає дійсний член Міжнародної академії інформатизації М.К. Бочаров.
У той час як мова є засобом спілкування, інформація являє собою змістовну сторону спілкування, і в цьому її особлива цінність в значення.
Люди зацікавлені в отриманні та обміні інформацією. Можна стверджувати, що взаємообмін інформацією, інформаційні взаємозв'язку - це і є те головне інтегративну якість, яке перетворює сукупність жителів планети в людське суспільство, в суспільну систему.
У чому ж конкретно полягає цінність інформації?
При обміні інформацією, повідомленнями, люди дізнаються новини, усувають невідомість, збагачуються знаннями, отримують відомості, цікаві не тільки самі по собі, але і дозволяють приймати рішення і діяти згідно з ними.
Споконвіку людина прагнула до пізнання незвіданого, у людей давно виявився допитливий інтерес до пізнання невідомого. Люди завжди мали інформаційними потребами. В епоху нового економічного мислення стало очевидно, що обмін діловою інформацією не тільки цікавий і корисний, - він завжди вигідний будь-яка сторона, яка бере участь в цьому обміні, так як обмін інформацією збагачує всіх учасників такого обміну і при цьому її кількість на відміну від звичайного товарообміну у кожного учасника не убуває, а навпаки, зростає.
Але інформація - товар особливого роду. Якщо кожен з двох партнерів має по одній цікавій ідеї, якими вони вирішили обмінятися, то в результаті обміну кожен з партнерів став володарем двох ідей, тобто нічого не втративши, збільшив удвічі свій ідейний капітал. У взаємному збагаченні ідеями - секрет ефективності партнерства.
Феномен інформаційного обміну, крім збагачення інформаційними ресурсами, полягає ще й у тому, що інформація відіграє роль прискорювача в системах управління. Прискорювальна функція - ще один фактор особливої цінності інформації.
Ось чому в останні роки отримує стрімкий розвиток ринок ідей, з'явився і набирає силу інформаційний менеджмент, створюються інформаційні центри та інформаційні системи галузевого, національного і міжнародного рівня, без яких вже не мислиться перспективний розвиток науки, техніки і суспільного виробництва. Одним з досягнень останніх років є створення глобальної комп'ютерної системи інформації ІНТЕРНЕТ, що полегшує доступ користувачам до міжнародних банків даних.
Відвернемося від філософського розуміння інформації та звернемося до утилітарного, пов'язаного з підприємницькою діяльністю. Домовимося під інформацією на увазі відомості, повідомлення, дані, що відповідають інтересам нашої діяльності і задовольняють наші інформаційні потреби, що з'являються в процесі цієї діяльності і необхідні для вирішення виникаючих завдань.
Спочатку обмін науковою, технічною, комерційною інформацією відбувався безсистемно, за принципом «кожен може звертатися до кожного» (рис. 12). Інформаційний обмін між індивідами є прямий і зворотній зв'язок, яку назвемо парної зв'язком.
Коли виникає інформаційна потреба, то для її задоволення надходить інформація повинна відповідати принаймні трьом головним вимогам: вона повинна бути досить достовірної, достатньо оперативної і досить повної.
Якщо кількість учасників взаємного обміну інформацією невелика, то інформаційний обмін за принципом «кожен може звертатися до кожного» ще здатний в якійсь мірі задовольнити зазначені вимоги. Але за певних кількісних порогом інформаційний обмін за цим принципом вже не забезпечує зазначених вимог, і виникає глухий кут, який вчені назвали «інформаційною кризою» або «інформаційним вибухом». З цією проблемою людство зіткнулося в 60-х роках нинішнього століття. На сторінках спеціальних видань висловлювалися навіть похмурі прогнози про загибель людства, захлебнувшегося в море інформації, яку вона сама породило, але в такому обсязі не в змозі ні вивчити, ні використовувати.
У чому ж полягає сутність інформаційної кризи і чому він виникає? Явище це обумовлено закономірністю, на яку вчені звернули увагу в середині 60-х років. Справа в тому, що просте арифметичне збільшення кількості учасників взаємного обміну інформацією обумовлює зростання кількості опорних зв'язків в геометричній прогресії. Це легко простежити: за двох учасників інформаційного обміну між ними всього одна парна зв'язок, при трьох - 3 (однакову кількість), при чотирьох - 6, при п'яти - 10 (в два рази більше), при шести - 15, при семи - 21 (в три рази більше), при восьми - 28, при дев'яти - 36 (в чотири рази більше), при десяти - 45, при одинадцяти - 55 (в п'ять разів більше!) і так далі
Залежність кількості парних зв'язків від кількості учасників інформаційного обміну можна представити формулою:
де - кількість сполучень з n по два, n - кількість учасників.
При великій кількості учасників інформаційного обміну формулу можна спростити:
Користуючись цією формулою, можна швидко встановити кількість парних зв'язків при будь-якій кількості учасників інформаційного обміну. Так, 8 тис. Книготорговельних установ Московського регіону побажали б обмінятися інформацією про свою підприємницьку діяльність за принципом «кожен звертається до кожного», їм довелося б вступити в 32 мільйони парних зв'язків! Зрозуміло, що в цьому випадку повнота і оперативність інформації виявляються недосяжними.
Вихід з глухого кута було знайдено в створенні централізованих систем інформації, передумовою до чого стало формалізоване подання інформації на уніфікованих носіях інформації та реалізація ідеї банку даних, що знаходиться у веденні спеціалізованого інформаційного центру. Такі системи інформації (рис. 13) дозволяють різко скоротити кількість парних зв'язків, замкнувши їх на спеціалізований інформаційний центр. Ці системи функціонують за принципом одноразового введення інформації в банк даних і багаторазового її використання зацікавленими споживачами інформації при забезпеченні можливості її оперативного отримання, повноти та достовірності. Застосування в інформаційних системах електронно-обчислювальної техніки і засобів оперативної поліграфії дозволили подолати інформаційний криза і забезпечити ефективне інформаційне обслуговування.
Діяльність органів науково-технічної інформації регламентується затвердженими типовими положеннями, нормативними та методичними документами, що забезпечує єдність і цілеспрямованість роботи цих органів. Всі органи і служби науково-технічної інформації є власниками довідково-інформаційних фондів за профілем своєї діяльності. Ці фонди постійно поповнюючись і оновлюючись, служать базою активного довідково-інформаційного обслуговування.
Найбільш поширеними і перевіреними багаторічною практикою традиційними видами довідково-інформаційного обслуговування є:
сигнальне інформування (випереджаюче),