Візитна картка - це невід'ємний атрибут сучасного ділового спілкування. Перша вистава, як правило, починається з обміну візитними картками. Особливе значення вони мають при спілкуванні з іноземцями, людьми, не говорять рідною мовою власника картки. На самій поверхні лежать вимоги до форми та змісту візиток, що випливають з явно вираженою специфіки компанії. Наприклад, якщо вони належать фірмі страхування автомобілів, доречно зробити їх на самоклеїться папері і з яскравим оформленням, щоб власники машин могли (і захотіли!) Наклеювати їх в салоні машини. Якщо візитка належить лікаря або перукаря, можна використовувати її одночасно і як талончик запису на прийом - досить зробити на обороті поля для позначки дати і часу візиту. Менеджеру, яке продає невеликий стандартний набір товарів або послуг, - вказати їх перелік. Вимоги до оформлення візиток для бізнесменів не такі самі.
Але все ж краще, коли візитка має класичний вигляд:
# 45; нагорі по центру - назва фірми (організації, установи),
# 45; нижче по центру - ім'я, по батькові та прізвище, ще нижче - посада;
# 45; логотип, якщо він є, вказується в центрі або в лівій верхній частині візитної картки.
Як правило, візитна картка - це прямокутний шматок білого полуплотного картону гарної якості, на якому друкарським способом чітко і красиво віддруковані ваші прізвище, ім'я та (як правило) по батькові поряд з іншими відомостями, які ви хочете про себе повідомити. Чітких правил відносно розмірів візитних карток немає, але зазвичай у чоловіків вони можуть бути дещо більше, ніж у жінок - скажімо, 90 х 50 мм і 80 х 40 мм. Візитна картка молодої дівчини може бути ще менше - як правило 70 х 35 мм. Слід подумати про те, щоб і ваша картка мала стандартний розмір, і її не довелося підгинати або підрізати. Загальні вимоги до шрифту візитних карток полягають в тому, що він повинен бути легко читаємо. Ім'я, як правило, виділяється легко читаним напівжирним шрифтом трохи більшого розміру. Не рекомендується використовувати складні готичні або декоративні шрифти. Будьте обережні з використанням курсивного накреслення шрифтів, особливо, якщо у вас рідкісна або труднопроизносимая прізвище або ж мова йде про картку на іноземній мові.
У багатьох двомовних країнах широко застосовуються двосторонні картки - з текстом іншою мовою на зворотному боці. Якщо дотримуватися строгих протокольних норм, то це не зовсім вірно. Адже зворотний бік призначений для того, щоб на ній можна було б зробити якісь записи. Якщо у вас є можливість, постарайтеся замовити окремі картки російською та іноземною мовами. Але тим не менше двосторонні картки цілком припустимі - головне дотримати правила написання карток на іноземній мові.
Є думка, що двосторонні двомовні візитки дають можливість заощадити, але не вітаються фахівцями з бізнес-етикету. Вже якщо є необхідність в англомовній інформації, краще мати спеціальні картки для західних партнерів. А зворотна сторона повинна бути невинно чистою, і саме на ній при необхідності належить писати додаткову інформацію або короткі записки-повідомлення.
Якщо на візитці є логотип, його кольору повинні бути дотримані ідеально. Коли картка молдавського дилера і картка закордонного боса, видрукувані в різних країнах, не відрізняються за кольором - це дійсно вражає, тому що демонструє серйозність підходу до партнерства. Те ж саме відноситься до вибору шрифтів і загального стильового оформлення.
Втім, ця вимога важливо і в тому випадку, якщо фірма не працює в кооперації з іншими партнерами. Розрізняються логотипи у різних її співробітників або на різних візитках однієї людини, видрукувані через деякий проміжок в часі, явно не послужать зміцненню іміджу підприємства.
Шрифт візитних карток залежить від місцевої практики (традицій) і строго не регламентується. Загальні вимоги до шрифту візитних карток полягають в тому, що він повинен бути легко читаємо. Ім'я, як правило, виділяється легко читаним напівжирним шрифтом трохи більшого розміру. Не рекомендується використовувати складні готичні або декоративні шрифти. Розвинена індустрія виробництва візитних карток та їх доступність привела до того, що в деяких країнах їх наявність при ділових контактах стало обов'язковою умовою.
Етикет візитної картки. Приблизно з другої половини XIX століття візитна картка служить рекомендацією. Коли немає часу для складання рекомендаційного листа, людина може просто передати свою візитку за призначенням, написавши на ній прізвище тієї особи, кого рекомендує.
За правилами протоколу в певних випадках на візитній картці в нижньому лівому кутку можуть бути проставлені від руки літерні позначення приводу, по якому послана або залишена візитка. У лівому нижньому кутку, в залежності від конкретного випадку, робляться такі скорочені написи простим олівцем.
Привітання. У таких випадках ставляться скорочені позначення відповідних французьких слів: p.f. (Pour feliciter) - щоб привітати; вітаю; на щастя. "P.f.v." (Pour fair visite) - з бажанням відвідати.
У новорічному привітанні до них додаються ще дві, і напис на візитці виглядає так: p.f.N.A. (Pour feliciter Nouvel an) - "щоб привітати з Новим роком".
Якщо візитну картку посилають у відповідь на новорічне привітання, то в ній потрібно не тільки подякувати, але і, в свою чергу, привітати партнера. Для цього слід написати p.r.f.N.A. - "щоб подякувати і привітати з Новим роком".
p.r. (Pour remercier) - вираз подяки;
Співчуття. Візитну картку з буквами p.c. (Pour condoleance) - в якості співчуття слід посилати в разі смерті ділового партнера.
Прощання при від'їзді на тривалий термін. Якщо людина, їдучи з країни, де він перебував з візитом, не знайшов можливості особисто попрощатися з діловим партнером, дотримати правила пристойності допоможе його візитна картка з написом: p.p.c. (Pour prendre conge) - "в знак прощання". P.f.c. - pour feire connaissance - на честь прекрасного знайомства.
Подання. При бажанні бути представленим заочно кому-небудь необхідно надіслати свою візитну картку разом з карткою іншої особи, вже знайомого з тим, кому посилає свою візитку хоче представитися. На його візитній картці повинно бути написано p.p. (Pour presenter) - дозвольте представитися. У відповідь особа, якій людини представили, надсилає свою картку.
p.f.c. (Pour faire connaissance) - вираз задоволеннязнайомством.
При візиті до інших держав процедура обміну візитними картками полегшується, оскільки згідно з етикетом першими повинні вручати свої візитні картки господарі. Цим правилам особливо строго слідують японці та корейці, для яких порушення ієрархії рівносильно образи.
Діють прості, але обов'язкові правила вручення візитної картки: покладається передавати її партнеру поверненою так, щоб він міг відразу прочитати текст. Слід вголос вимовити своє прізвище, щоб партнер зміг більш-менш засвоїти вимову імені власника картки. В Азії візитки належить вручати обома руками, на Заході особливого порядку на цей рахунок не існує. Приймати візитні картки потрібно теж обома руками або тільки правою рукою.
Під час переговорів варто покласти візитні картки перед собою, щоб не плутатися в іменах. Краще розсортувати їх в тому порядку, в якому партнери будуть сидіти на діловій зустрічі. Не можна м'яти чужі візитні картки, робити на них позначки, вертіти в задумі на очах у господаря картки, тому що це може сприйматися як неповага до співрозмовника. Серйозним порушенням правил етикету обміну візитними картками буде, якщо діловий партнер, який бере візитку, не впізнає обличчя, з яким колись обмінявся візитними картками.
Бізнесмену рекомендується завжди мати при собі не менше десяти своїх візитних карток.