На прийом з розсадженням, згідно етикету запрошення список запрошених готують завчасно, що пояснюється необхідністю скласти план розміщення гостей за столом.
Запрошення на офіційні заходи завжди друкуються на білосніжній ( «off white») папері чорною фарбою. Останнім часом при виготовленні запрошень серед усіх стилів написання букв перевага віддається рукописним стилям.
Повністю надруковані запрошення використовують для особливих заходів - дуже великих або формальних, офіційних прийомів. Вважається, що такі запрошення демонструє особливу повагу до запрошених (вони ж є і найдорожчими). У повністю надрукованому запрошення від руки вписується тільки ім'я гостя і, при необхідності, його дружини.
Якщо господарем прийому є високопоставлена особа (глава держави, прем'єр-міністр, спікер парламенту, посол держави і т.д.), запрошення може мати вгорі зображення герба країни або друк офісу посадової особи (наприклад, прем'єр-міністра). Існує практика, згідно з якою на запрошеннях на заходи, що відбуваються на державному рівні, використовується зображення державного герба, печатки офісу посадової особи, виконані золотою фарбою, а на запрошення робочі сніданки, ланчі, інші менш офіційні заходи - чорно-біле опукле зображення герба або друку. Всі запрошення від імені президента країни мають золоте зображення державного герба або президентської друку.
Частково друковані запрошення можуть використовуватися для будь-якого виду прийняття, з будь-якого приводу і для будь-якої дати і часу. Запрошення такого роду можуть направлятися для ланчів, чаю, коктейлів і т.п ..
Частково друковані запрошення дешевше, ніж друковані повністю, і тому вони активно використовуються особами та установами, які часто організовують різні протокольні заходи. Необхідна інформація (вид прийому, дата, день, час і місце проведення) вписується від руки чорним чорнилом відповідно конкретного заходу.
Існують загальні вимоги етикету запрошення до запрошень всіх видів. Якщо захід влаштовується на честь певного офіційної особи, високого гостя або в честь національного свята, відповідна інформація вказується вгорі запрошення або, якщо допускає розмір, в самому тексті. У тому випадку, коли відповідна фраза задовга, друкується окрема картка, яка прикріплюється до запрошення.
Запрошення, яке направляється почесному гостю, не пояснює причину заходи, а містить напис «Те Remind» або «Pour Memoire» (PM).
У запрошенні, як правило, вказується форма одягу, передбачена для конкретного заходу. Це може бути:
- Повсякденний одяг. Така форма визначається словами: «informai», «tenue de ville», «undress» (характерно для Великобританії);
-Смокінг. У дипломатичному і офіційному протоколі для такої форми використовується визначення «black tie». Можливо також, для напівформальних заходів, «dinner dress», «tuxedo»;
- Фрак. У запрошеннях така форма визначається як «white tie». Можливо також «tenue de soire», «evening dress», «decorations» і просто «tails».
Якщо в запрошенні форма одягу не вказана, вважається, що в такому разі організатори припускають неформальну, повсякденний одяг. У такій ситуації слід уточнити форму одягу напередодні прийому.
Оптимальний час розсилки запрошень й - за два-три тижні, в разі організації особливо важливого заходу - за чотири тижні.
Залежно від конкретних обставин запрошення надсилаються з кур'єром, рідше поштою (посадовим особам, видатним діячам рекомендується завжди передавати з кур'єром).
У всіх випадках, коли в запрошенні є літери К. в. V. Р. або слова «прохання відповісти», необхідно якомога швидше дати відповідь про можливість чи неможливість бути присутнім. Як водиться, відповідь дається протягом 1-2 днів після отримання запрошення. Якщо особа, яка запрошують, не впевнена в тому, чи зможе вона бути присутнім, краще відмовитися відразу, ніж зробити це в останній момент. Затримка відповіді на запрошення ставить організаторів в складне становище тому, що вони не можуть прийняти рішення про розсадження за столом, а також не можуть запросити когось іншого. Це і змушує організаторів нагадувати про необхідність дати відповідь. Взагалі ж не відповісти на запрошення - серйозна помилка.
Якщо подружжя відмовляється від запрошення через відсутність чоловіка в місті або в зв'язку з отриманням раніше іншого запрошення одного з них, він або вона повинен сповістити про це організаторів, і тоді можливо відправці запрошення одному - тому, хто вільний на час запрошення.
Вважається абсолютно прийнятним як для чоловіка, так і для жінки відповісти згодою на запрошення, направлене для обох, і самому - самої прийти на коктейль, обід-буфет, «а-ля фуршет», якщо це є бажаним і коли на його або її присутність розраховують організатори.
Більш правильним вважається відповісти на запрошення листом або листівкою, передачею візитну картку. У деяких країнах відповідь візитною карткою вважається нетактовним, особливо коли мова йде про офіційне запрошення.
Відповідь на запрошення пишеться від руки чорним чорнилом на білому папері, розмір якого приблизно такий, як розмір запрошення. Відповідь дається від третьої особи. Запрошення на прийом з розсадженням надсилається кожному персонально і старшинство гостей визначається за рангом кожного, тому направляти на офіційний сніданок, обід, ланч замість себе іншу особу забороняється. Така заміна можлива тільки за згодою організаторів.
Важливим моментом в протоколі і етикеті запрошень на дипломатичні офіційні прийоми є питання про можливість або неможливість прохання надіслати запрошення. Вважається неприпустимим просити запрошення себе на які заходи. Офіційна особа може попросити запрошення колеги або для особи, яка займає високу посаду. Дипломатичний працівник може в разі, якщо колега або вище офіційна особа з його країни проїжджає через столицю на місце нової акредитації, попросити своїх колег з дипломатичного корпусу включити гостя в список на офіційні або дипломатичні заходи, на які список запрошених не має обмежень.