Загальний процес був розбитий на наступні етапи:
- Узгодження плану підрозділу і формування плану закупівель для вивантаження на сайт zakupki.gov.ru;
- Узгодження зміни плану підрозділу і формування зміни плану для вивантаження на сайт zakupki.gov.ru;
- Узгодження заявки на закупівлю на підставі плану закупівель підрозділи і формування закупівлі для вивантаження на сайт zakupki.gov.ru;
- Формування підсумкового протоколу на підставі Закупівлі;
- Формування відомостей про контракт на підставі підсумкового протоколу.
Для розробки було прийнято рішення використовувати програмні продукти «1С: Документообіг державної установи» і «Закупівлі. Доповнення до «1C: Бухгалтерія державної установи» ». Всі процеси узгодження необхідно було проводити в програмі «1С: Документообіг державної установи». Відомості для вивантаження в ЄІС потрібно готувати в «Закупівлі. Доповнення до «1C: Бухгалтерія державної установи» ». При цьому документи для вивантаження повинні формуватися на підставі відомостей з «1С: Документообіг державної установи», щоб виключити повторне введення інформації.
Таке архітектурне рішення було прийнято, тому що «1С: Документообіг державної установи» має гнучкі можливості по налаштуванню процесів узгодження, є можливість підключення ЕЦП, настройки узгодження поштою. А програмний продукт «Закупівлі. Доповнення до «1C: Бухгалтерія державної установи» »містить обробки для вивантаження інформації на сайт zakupki.gov.ru.
Узгодження заявки в план підрозділу і формування плану закупівель для вивантаження в ЄІС
В рамках даного завдання розроблений механізм узгодження «План підрозділу» і механізм вивантаження узгоджених планів в документ «Зведена планова потреба» в «Закупівлі. Доповнення до «1C: Бухгалтерія державної установи» ». На підставі рядків «Зведена планова потреба» співробітники відділу закупівель мають можливість формувати план закупівель для вивантаження на сайт. Відомості з плану підрозділи не потрапляють безпосередньо в План закупівель для вивантаження, так як частина потреб підрозділів не повинна бути вивантажено на сайт (закупівлі малого обсягу). До того ж, частина позицій з плану підрозділів повинні бути об'єднані в єдину позицію плану закупівель. Наприклад, у кожного підрозділу є необхідність в канцелярських товарах, але по факту в плані закупівель повинна бути одна позиція.
В рамках розробки процесу узгодження був реалізований механізм, що дозволяє скоротити час при повторному узгодженні «Плану підрозділу». Даний механізм полягає в тому, що неузгоджені рядки виділяються кольором. Ініціатор закупівлі, після повернення йому частково узгодженого плану, має можливість змінювати тільки ті позиції, які були відзначені як неузгоджені. Це дозволяє скоротити час узгодження, так як согласующим не потрібно повторно переглядати один раз узгоджені позиції плану.
Узгодження зміни плану підрозділу і формування зміни плану закупівель для вивантаження на сайт
Відправлені на узгодження плани підрозділів не редагуються. Для внесення змін до узгоджену заявку в план співробітники підрозділу формують документ «Зміна плану підрозділу». В даному документі можливо бачити значення параметрів до і після зміни.
Відомості про узгоджений зміну потрапляють в документ «Зведена планова потреба» в «Закупівлі. Доповнення до «1C: Бухгалтерія державної установи» ». Далі ці відомості є можливість перенести в зміна плану закупівель для вивантаження на сайт zakupki.gov.ru.
Узгодження заявки на закупівлю на підставі плану закупівель підрозділи
На підставі узгодженої позиції плану закупівель підрозділи у співробітників підрозділу є можливість сформувати заявку на закупівлю. У цій заявці не вносяться зміни в позицію плану (для цього призначений документ «Зміна плану»). Даний документ призначений для узгодження документації (Обгрунтування ціни, технічне завдання і т.д.).
Відмітка про те, що по позиції плану є заявка, вивантажується в «Зведену планову потребу». Далі відділ закупівель має можливість на підставі заявки формувати закупівлю для вивантаження на сайт.
Формування підсумкового протоколу на підставі Закупівлі, формування відомостей про контракт на підставі підсумкового протоколу
Для формування підсумкового протоколу на підставі закупівлі та відомостей про контракт на підставі підсумкового протоколу використовується типовий функціонал «Закупівлі. Доповнення до «1C: Бухгалтерія державної установи» ».
Важливо, що всю історію по позиції (початкове значення в плані, зміни в плані, відомості про заявку, закупівлю, підсумковому протоколі, відомості про контракт) співробітники підрозділу мають можливість бачити в документі «План закупівель підрозділу». Співробітники відділу закупівель мають можливість бачити зведену інформацію по всіх позиціях в документі «Зведена планова потреба».
Перенесення процесу узгодження закупівельної документації в електронний вигляд, дозволило:
- Співробітникам підрозділу бачити історію виконання їх планової потреби, що має скоротити кількість дзвінків до відділу закупівель, по уточненню інформації про виконання потреби;
- Зняти необхідність повторно перевіряти один раз узгоджену інформацію в плані закупівель;
- Скоротити час на перевірку відповідності змін плану і заявки до вихідного плану. Раніше співробітникам відділу закупівель і планового відділу доводилося вручну перевіряти, що заявка на закупівлю і зміна плану формуються на підставі узгодженої рядки плану закупівель підрозділу.
- Відстежувати узгодження документів і бачити на якому етапі відбувається простий.