Фільтр зовнішньої обробки за способом доставки документів
З кожним днем все більше організацій підключається до ЕДО. Як визначити, для кого з контрагентів документи друкувати потрібно, а для кого достатньо електронного примірника? Як відправити документи тільки тим контрагентам, хто підписав угоду про перехід на ЕДО?
Просто, якщо ви користуєтеся зовнішньої обробкою для 1С. У розділах «Продаж» і «Купівля» передбачений фільтр за способом доставки документів:
- «ЕДО» - означає, що контрагент не тільки підключений, але точно використовує електронний документообіг, обробляє електронні документи. Даний ознака проставляється вручну в додаткових реквізитах контрагента.
- «Папір» - означає, що контрагент працює тільки з паперовими документами. Даний ознака проставляється вручну.
- «Папір, хоче ЕДО» - означає, що контрагент підключений до електронного документообігу та отримує документи. Даний ознака ставиться автоматично, коли на відправлений документ приходить повідомлення про отримання від контрагента.
Як змінити спосіб доставки у контрагента
Значення «Папір, хоче ЕДО» встановлюється автоматично, як тільки від контрагента отримано перше повідомлення про одержання документа. Два інших стану встановлюються вручну.
Спосіб доставки для контрагентів зберігається в додаткових реквізитах контрагента в 1С і називається «СБІС_СпособДоставкі». Подивитися його і, при необхідності, змінити можна в картці контрагента:
Як використовувати цей фільтр, залежить від того, з якого моменту ви вважаєте, що контрагент користується тільки ЕДО і йому не потрібні паперові документи.
Варіант 1: Вважаємо, що контрагент перейшов на ЕДО, як тільки від нього отримано перше повідомлення про одержання документа
- Відправляємо документи в електронному вигляді завжди всім контрагентам. Це необхідно робити, так як кількість контрагентів, підключених до системи електронного документообігу, постійно збільшується, і якщо в минулому місяці контрагент ще працював з паперовими документами, то в цьому місяці він уже може працювати з електронними. Коли буде отримано повідомлення, автоматично у контрагента буде встановлена ознака «Папір, хоче ЕДО».
- Друкуємо всім не підключеним до ЕДО контрагентам документи в паперовому вигляді:
- Якщо для масового друку використовується зовнішня обробка, в ній потрібно додати умову перевірки способу доставки: він повинен бути «На папері» або не заповнений.
- Якщо для друку використовуються штатні засоби 1С, і кожен документ друкується окремо по кнопці «Друк», попередньо необхідно в картці контрагента подивитися спосіб доставки.
Варіант 2: За ЕДО обмінюємося тільки з тими, з ким є домовленість (укладено угоду)
- Для контрагентів, які готові отримувати документи тільки в електронному вигляді, вручну вказуємо спосіб доставки «ЕДО». Наприклад, відразу як тільки він підписав угоду про ЕДО.
- Вибираємо документи, вказавши в фільтрі спосіб доставки «ЕДО», і відправляємо їх в електронному вигляді.
- Друкуємо всім не підключеним до ЕДО контрагентам документи в паперовому вигляді так само, як у варіанті 1, вибравши тих контрагентів, у яких спосіб доставки не "ЕДО».