Проводячи повну або часткову інвентаризацію товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ), комісія виділяє групу товарів, матеріалів і продукції, які вже були відвантажені покупцеві, але ще не сплачені. В ході перевірки складається акт інвентаризації інв-4.
До товарно-матеріальних цінностей підприємства відносяться: готова продукція, сировина, товари, надлишки виробництва, при цьому заповнюється бланк інвентаризаційного опису інв-3 і не враховуються відвантажені замовником товари, за які ще не пройшла оплата. На цю групу товарів заповнюється окремий акт інв-4. Якщо товари прийняті на зберігання, то основна інформація відображається в акті інвентаризаційного опису інв-5. Все ТМЦ, які знаходяться на шляху проходження, інвентарна комісія відображає у формі інв-6.
Якщо ТМЦ вже відвантажені, але не оплачені, або оплата не надійшла в строк, то при цьому заповнюється акт інв-4. Всі інші документи також заповнюються інвентаризаційною комісією, яка затверджується спеціальним наказом для проведення планових (позапланових) інвентаризацій. Всього буде 2 бланка: один віддають в бухгалтерію, іншу відправляють матеріально-відповідальній особі.
Акта інвентаризації товарно-матеріальних цінностей (форма інв-4) - приклад заповнення
При заповненні бланка є деякі особливості, наприклад, форма заповнюється з двох сторін. Лицьова сторона містить шапку і заповнюється як бланк опису інв-3.
На бланку ставиться порядковий номер і дата заповнення. Далі йдуть графи, в які включають дані по всім відвантажених матеріалів, товарів і продукції. Одна позиція - 1 група, в якій є 16 граф.
2, 3 - найменування і ОКПО замовника послуг, покупця, особи, яким відвантажувалися товари;
4, 5 - найменування ТМЦ, х-ка і номенклатурний № ТМЦ;
6, 7 - найменування і ОКЕІ одиниці виміру;
8 - число, місяць, рік відвантаження;
9 - 13 - графи заповнюються на підставі наявних документів на відвантаження, це може бути товарно-транспортна, товарна накладна накладні та інші розрахунково-платіжні і т.д. Найменування документа і його № і дата видачі вносяться в окрему графу. Також вказується кількість товару, вага і сума
14, 15 - графи заповнюються за даними бухгалтерії - кількість відвантаженого товару або продукції, загальна сума.
16 - в примітці акту для всіх відвантажених, але не оплачених товарів, вписуються дані покупця.
Все ТМЦ в таблиці заповнюються в окремий рядок, після виводяться підсумки по графам 12-15. Після чого виявляються розбіжності. Обов'язково внизу самого акту прописується прописом сума відвантажених, але не оплачених ТМЦ.
Члени комісії ставлять підписи і передають форму в бухгалтерію