Під групою розуміються двоє і більше надають один на одного вплив і взаємодіючих між собою осіб. Групи можуть носити як формальний, так і неформальний характер.
Формальна група створюється за вказівкою керівника і може бути в формі відділу, цеху, бригади. Формальна група буває двох видів: командна і цільова. Командна група об'єднується навколо керівника. Це може бути, наприклад, рада директорів або правління організації.
Цільова група об'єднується спільною метою; скажімо, трудовий колектив цеху пов'язує спільне завдання, робота на єдиний кінцевий результат.
Не буде перебільшенням сказати, що менеджмент організації багато в чому складається з керівництва формальними групами, кожна з яких, в свою чергу, потребує внутрішнього управлінні всіма її членами. Для керівництва формальними групами вибудовується розглянута в главі 5 організаційна структура підприємства або установи, вибудовується лінійне, функціональне, цільове управління.
Досвід розвитку російського і зарубіжного менеджменту дає підстави для деяких корисних рекомендацій по підбору і організації функціонування формальних груп.
1. Принципи підбору групи (які об'єднують якості).
Персонал групи повинен в сукупності:
- бути відданим фірмі;
- розуміти і дотримуватися корпоративні інтереси;
- працювати на прибуток;
- бути професійно підготовленим;
- бути здатним до нововведень;
- бути здатним до колективної праці;
- вміти вести облік;
- здійснювати контроль і самоконтроль;
- бути обов'язковим і лояльним до партнерів;
- бути зацікавленим в споживачах і замовників;
- бути пильним до конкурентам;
- розуміти і дотримуватися етичних норм бізнесу і менеджменту.
Практичний досвід менеджменту останніх років підтверджує наступні емпіричні нормативи чисельності формальних груп:
для виробничих підрозділів нижнього рівня управління (бригади, артілі) - 15-20 чоловік;
для підрозділів системи управління середнього рівня (відділи, бюро) - 7-10 осіб;
для органів управління вищої ланки (рада, правління) - 1 людина на 100 працівників організації.
3. Ступінь однорідності групи.
«Оптиміст» - член групи з постійно хорошим настроєм, який вірить в світле майбутнє;
«Песиміст» - не розташований до райдужним очікуванням, який чекає усіляких каверз;
«Шукач правди» - людина, що вірить в справедливість, готовий і вміє за неї боротися;
«Старий буркотун» - немолодий член групи, який може в необразливій формі зробити колезі зауваження, більш дієве, ніж формальний догану;
«Недолугий» - молодий працівник, якого старші за віком члени групи «виховують» і опікають;
«Гарний молодий чоловік або молода жінка», які викликають захоплення і бажання представників протилежної статі заслужити їхню увагу;
«Сміливий» - людина, яка не боїться перешкод і готовий до ризику;
«Обережний» - неохоче йде на ризик і скрупульозно обмірковує можливі наслідки прийнятих рішень;
«Гуморист» - володіє розвиненим почуттям смішного і вміє в скрутну хвилину хорошою жартом розрядити обстановку, зняти напругу в колективі;
«Новатор-винахідник» - противник рутини, що володіє почуттям нового, прихильний науково-технічному прогресу;
«Консерватор» - противник різких змін, що вважає за краще перевірене старе невідомому новому;
«Фанат» - відданий і лютий прихильник певного продукту підприємства, його фірмового стилю, традицій і т. Д.
При формуванні групи повинні враховуватися і направлено культивуватися як внутрішні, так і зовнішні об'єднують її фактори. До внутрішніх об'єднуючих чинників можна віднести групові інтереси (матеріальні і духовні), неформальні зв'язки (взаємні симпатії, дружні взаємини), можливість отримання допомоги і підтримки. Зовнішніми об'єднують факторами є загрози з боку суспільства (кризові явища, нестабільність, небезпека вимагання та терору), конкуренція, ставлення споживачів і партнерів.
6. роз'єднує чинники.
7. Ступінь свободи думок.
При формуванні групи необхідно визначити ступінь свободи висловлювання та реалізації думок всіх її членів. Тут існують дві можливі крайності. Перша - повна свобода дискусії, рівнозначність думок всіх членів групи, обов'язкове врахування цих думок при прийнятті рішень. Друга - свобода дискусії обмежується; в інтересах однодумності групи частина її членів, що володіє меншістю голосів, пригнічує своє відмінне від більшості думка, яке при ухваленні рішення не враховується.
Досвід показує, що найбільш продуктивним є оптимальне поєднання обох підходів. При цьому враховується форма власності організації (так, в кооперативі голосування проводиться по більшості голосів присутніх, а в акціонерному товаристві - за кількістю акцій); організаційно-правова форма (в державних підприємствах керівник призначається, а в господарських товариствах - обирається); характер вирішуваних групою завдань (при прийнятті рішень в науково-технічній сфері доречно орієнтуватися не на більшість голосів, а на думку фахівців; в комерційній ж природно орієнтуватися на тих, у кого найбільший капітал).
Компетенція різних груп по прийняттю рішень, а також відповідна процедура повинна бути строго регламентована статутом організації.
8. Положення членів групи.
Поряд з вивченням і реалізацією можливостей формальних груп не менш важливо проводити роботу і з групами неформальними. Належна оцінка цієї роботи пов'язана з проведенням знаменитих Хоторнских експериментів.
Експерименти проводилися недалеко від міста Чикаго (США), на підприємствах Хоторна, що належать компанії «Вестерн електрик» з 1927 по 1939 рік. Результати експериментів оброблялися протягом десяти років великою групою вчених.
Розглянемо деякі характерні риси сучасних неформальних груп.
1. Неформальні групи виникають всередині формальної організації і складаються в ній в постійному зв'язку. Отже, чисельність і склад неформальних груп знаходяться в прямій залежності від відповідних параметрів формальних структур.
2. Цілі неформальних груп в принципі необов'язково пов'язані з цілями формальної організації, всередині якої ці групи виникають. Однак майже завжди є можливість зв'язати ці цілі, зробити їх взаємозалежними.
3. Зазвичай всередині формальної організації виникає не одна, а кілька неформальних.
Причому одні й ті ж співробітники, що належать до єдиної формальної організації, можуть одночасно належати до кількох неформальних. Неформальна структура може виходити за межі формальної організації.
4. Неформальна організація зазвичай виникає довільно, без будь-яких вказівок «зверху». Її поява і діяльність мають вільний характер, участь в неформальній групі абсолютно добровільно.
5. Формальні групи мають багато спільного з неформальними. У них є організація (структура, зв'язку), керівники-лідери, ієрархія, цілі і завдання. У неформальних організаціях дотримуються певних норм, що склалися, неписаних правил поведінки, можуть існувати заохочення і покарання.
7. Незважаючи на довільний, спонтанний процес утворення неформальних організацій, недирективна, добровільний характер їх виникнення, як правило, існує можливість «навести» певну частину колективу на створення неформальної групи, що діє в інтересах організації.
З мотивом захисту тісно пов'язаний мотив взаємодопомоги. Члени формальної організації шукають контактів один з одним і створюють неформальні групи в надії, що спільно їм легше буде вирішувати свої проблеми - як особисті, побутові, так і виробничі. Загальна зацікавленість в результатах спільної праці призводить до того, що працівники починають допомагати один одному в роботі: передавати корисний досвід, об'єднувати зусилля, суворіше контролювати себе і суміжників (саме це і відбувалося в Хоторнских експериментах).
Участь в неформальній групі дає хороші можливості випробувати «розкіш людського спілкування», задовольнити властиву кожній нормальній людині потреба поділитися з оточуючими своїми думками (в тому числі і пов'язаними з роботою), обмінятися інформацією, зустріти розуміння і співчуття.
Незважаючи на свій неофіційний статус, неформальні групи є в руках умілого менеджера потужним інструментом управління організацією, дозволяють краще використовувати традиційні методи управління, більш повно здійснювати свої функції.
Розглянемо кілька прикладів використання неформальних груп для поліпшення управління підприємством.
ПРИКЛАД 1. Допомога неформальних лідерів
Лідери неформальних груп - потужна управлінська сила. З їх допомогою менеджер може отримувати необхідну для прийняття рішень інформацію, роз'яснювати персоналу сенс поставлених завдань, піднімати людей на зацікавлену продуктивну якісну роботу.
ПРИКЛАД 2. Громадський контроль
Члени неформальних груп здатні здійснювати такий необхідний організації незалежний контроль за виконанням рішень офіційного керівництва, витрачанням коштів, якістю продукції, що випускається.
ПРІМЕРЗ.Преодоленіе консервативних тенденцій
Часто колектив підприємства, «людський фактор» виступають в якості основного гальма при впровадженні в організації таких важливих сьогодні нововведень. Працюючи з неформальними групами, менеджер отримує можливість в сприятливій обстановці роз'яснювати бажаність готуються і виробляються інновацій, переконувати в безпечному характері вироблених перетворень, в їх корисності для персоналу та організації.
Для того щоб найбільш повно використовувати можливості неформальних груп з метою формальної організації, менеджер повинен володіти методами і мистецтвом управління ними. В якості головних принципів такого управління необхідно мати на увазі наступні:
1. Неприпустимий прямий перенос методів управління формальними організаціями на управління неформальними групами.
3. Неприпустимо пряме втручання менеджера в формування та діяльність неформальних груп. Вплив на групи має носити переважно непрямий характер і здійснюватися шляхом координації і регулювання протікають там процесів.
4. Слід налагоджувати постійні зв'язки та взаємодія між формальними і неформальними структурами; перш за все це стосується постановки і реалізації цілей, завдань і стимулів.
5. Слід постійно виявляти неформальних лідерів і налагоджувати з ними конструктивні і взаімополезние відносини.
7. Необхідно передбачати і здійснювати організаційну, технічну та економічну підтримку всім раціональним пропозицій і починань неформальних груп.
8. За діяльністю неформальних груп повинен вестися постійний, але ненав'язливий контроль.
9. Доцільно налагодити з неформальними групами рівноправний діалог, даючи їм можливість повного викладу своїх пропозицій.
10. Повинна бути передбачена система узгодження цілей між неформальними і формальними організаціями і відповідна координація зусиль.
11. Необхідно налагодити двосторонню інформаційну зв'язок між формальними і неформальними організаціями як в частині отримання, так і передачі необхідної інформації.
12. Всі відносини між формальними і неформальними організаціями повинні будуватися на принципах добровільності, доброзичливості та взаємного інтересу.