До числа найбільш поширених форм організаційних комунікацій відносяться такі форми передачі інформації:
Усна форма передачі інформації. Визначивши, кому і що необхідно знати, менеджер повинен вибрати найбільш підходящі засоби передачі інформації. Усна форма комунікацій пропонує великий вибір. Можливості включають: організаційну структуру, зборів, інструктаж, спілкування один на один або усну презентацію в групі.
Загальні принципи успішної усної комунікації:
· Зберіть матеріал з багатьох джерел, наскільки це можливо.
· Отсейте матеріал. Залиште істотні і відповідні факти, переконайтеся, що всі факти і цифри достовірні.
3. організація. Побудуйте презентацію за допомогою відбору основних питань з додатковими даними та розташуйте їх в логічній послідовності;
4. Підготуйте наочні посібники. Використовуйте їх для підтримки уваги; щоб допомогти службовцям засвоїти складну інформацію; щоб підтвердити свої аргументи. Наочні посібники повинні бути добре «видимими». Ніщо не дратує більше, ніж наочні засоби, які не можна прочитати або які містять занадто багато інформації.
6. Презентація. Перевірте всі завчасно. Прагніть до ясності, стислості, простоті. Підтримуйте зоровий контакт зі слухачами. Керуйте своїми почуттями, заохочуйте зворотний зв'язок.
Письмові засоби передачі інформації. Слово в письмовій формі має деякі переваги:
· Воно допоможе глибшому засвоєнню теми, тому що воно може передати більше приватних подробиць і складнощів;
· Його можна передавати тим людям, контакт з якими в іншому варіанті було б важко здійснити;
· Воно може бути гнучким щодо обсягу і окремих деталей, так, що кількість інформації може бути визначено відповідно до потреб різних учасників;
· Воно дозволяє використовувати постійну запис;
· Воно може викликати менше емоційних реакцій, ніж розмова.
Правила успішної письмової комунікації:
1. Ретельне виклад. Особливу увагу потрібно приділити:
А) цілі - знайте точно, які будуть потрібні результати, і варіюйте стиль, тон, розташування матеріалу.
Б) Читачеві - які у нього стосунки з пишучим і згідно з цим вибрати відповідні:
- довжину і рамки документа;
- зручності для тих, хто читає.
3. Мовні засоби Ясно виражені думки не можуть бути незрозумілими. Ви ніколи не зробите помилки, якщо будете використовувати доступні і точні слова для вираження своїх думок.
Методи письмового спілкування:
1. Листи. Вони зазвичай використовуються для особистих повідомлень, для підтвердження, наприклад, ділових зустрічей, підвищення по службі, зміни окладу;
2. Доповідні записки. Зазвичай застосовуються для більш загальних питань, вони поширюються між рядом людей, кожен з яких отримує свою копію;
5. Керівництва і довідники. Вони використовуються, щоб дати орієнтири по корпоративній політиці і системам, щоб стандартні процедури застосовувалися в певних видах діяльності по всьому підприємству.
6. Щорічний звіт. Багато організацій усвідомлюють, що у них є відповідальність перед своїми службовцями, так само як і перед акціонерами, яка полягає в тому, щоб інформувати їх про щорічних успіхи компанії і розподіл одержуваного доходу.
Людям необхідно знати, якою мірою вони відповідають тій чи організації, який внесок їх працю вносить у спільну справу. Вони хочуть знати, як працює компанія і яка їхня в цьому роль. Вони також цікавляться планами компанії і тим впливом, яке вони можуть надати на власну роботу. Якщо службовці відчувають себе повноправними учасниками, вони в курсі всього того, що відбувається, то, цілком ймовірно, вони будуть нести велику моральну відповідальність не тільки за свою роботу, а й за організацію в цілому.
На практиці це означає, що окремий службовець повинен знати наступне:
1. Про свою роботу: цілі, нормативи. Короткострокові завдання; успіхи, як вони оцінюються; навчання, можливості для вдосконалення; становище в послідовності робочих завдань і взаємозв'язок всередині і поза відділу; оплата і умови праці, фактори, які впливають на безпеку праці та здоров'я;
2. Про власному відділі: цілі, плани, успіхи, зв'язку з більш великою організацією, робота начальника і його колег;
3. Про компанії в цілому: цілі компанії, її основна діяльність, успіхи, головні люди в компанії, структура компанії, майбутні плани, потенційні зміни в компанії.
Ефективна вертикальна комунікація важлива і з інших причин. Вона допомагає головним менеджерам оцінювати мотивацію і моральні установки людей, які перебувають на низових щаблях організації, їх ймовірне реагування на можливі зміни.
Електронні комунікації. Безпосереднє відношення до комп'ютеризованим управлінським інформаційних систем має телекомунікаційний вибух. В даний час комунікаційні мережі стають більш комп'ютеризованими.
Дослідження показують, що переваги телекомунікацій для працівників полягають у відсутності відволікаючих моментів, зменшенні витрат часу і грошей на спілкування. Вигоди для організації полягають у підвищенні продуктивності праці. У зниженні потреби в робочих площах. У можливості залучення талановитих людей, що живуть у віддалених місцевостях. У підвищенні рівня лояльності працівників.
Оскільки інформаційний процес охоплює всі підрозділи і всі сторони діяльності організації, то природно. Що її діяльність в значній мірі залежить від ефективності комунікаційного процесу. На всіх ділянках управління слід перевірити, як працює спілкування, наскільки дієва система комунікацій.
Ефективність обміну інформацією досягається тільки в тому випадку, коли одна сторона передає інформацію, а інша - правильно її сприймає. Останнім часом під ефектом комунікації розуміють зміни в поведінці одержувача, які відбуваються в результаті прийому повідомлень.