Кожен документ складається з окремих складових його ін-формаційних елементів, які називаються реквізитами (підпис, печатка, текст, назва документа і т.д.).
Реквізит - обов'язковий елемент оформлення офіційного документа.
Частина інформації реквізитів може бути заздалегідь внесена в шаблон (бланк) майбутніх документів, вона називається постійною частиною. Доповнює, конкретизує інформація вноситься при цьому тільки при оформленні конкретного документа і називаються ється змінною частиною.
Сукупність реквізитів для конкретного документа з визна-розподілом їх взаємного розташування становить його формуляр. При створенні уніфікованої системи документації або груп-пи документів розробляється, як правило, формуляр-зразок. Формуляр-зразок являє собою графічну модель по-будови безлічі документів. Він встановлює формати бу-маги, розміри полів, розташування всіх частин (постійних і змінних) реквізитів, характерне саме для цієї групи документів, і визначає необхідні для їх розміщення пло-щади.
Прийнята в формулярі-зразку послідовність распо-розкладання реквізитів повинна відображати найбільш часто примі-няемое варіант при наявності деяких відмінностей в конкретних документах вихідного безлічі. Це властивість документів по-зволяет не тільки успішно удосконалювати процеси доку-ментірованія в традиційних "ручних" технологіях, але і, оп-рідшали загальні принципи архітектури управлінських документів, перейти до автоматизованого проектування необ-ходимо документів в комп'ютерних (інформаційних) тех- монолог.
Формуляр-зразок може бути представлений як у вигляді межах пані, що містить план розміщення реквізитів, так і у вигляді опи-сания реквізитів із зазначенням послідовності їх оформлення і взаємного розташування в межах виділених площ. У практиці традиційних технологій більше прижився перший варіант або поєднання обох, в комп'ютерних технологіях пред-шанобливий описовий варіант.
Формуляр, характерний для документів певного ві-да (договори, протоколи, акти), називається типовим форму-ляром.
Державним стандартом 6.10.5-87 "Уніфіковані сі-стеми документації. Вимоги до побудови формуляра-зразка "встановлено:
- формати паперу - від А3 до А6 з горизонтальним (альбомним) і вертикальним (книжковим) розташуванням тексту;
- службові поля - поле підшивки не менше 20 мм, ліве, ниж-неї і праве поля не менше 10 мм;
- конструкційна сітка з осередком, чи майже на кроці листи канцелярської друкарської машинки (2,6 на 4,25 мм), що трохи менше, ніж розмір шрифту Times New Roman 14;
- склад і правила оформлення реквізитів, які надають доку-ментам юридичну силу.
За стандартом конструктивним елементом при проектуванні форм може бути як окрема осередок, наприклад для номера листа документа, так і базисний прямокутник, що включає дві і більше осередку.
Схема побудови, формуляр одного виду і системи документа-ції мають певну стійкість, конкретність. У той же вре-мя формуляр документа певного етапу історичного роз-ку може мати, з одного боку, свої конкретні особливості, властиві саме даному періоду, з іншого боку, він представ-ляет собою найбільш загальну схему побудови документа в цілому, середній або типовий формуляр документа епохи.
Формуляри різних видів документів складалися на про-тяженіі століть.