Формуляр-зразок ОРД застосовується як основа для побудови будь-якого виду організаційно-розпорядчого документа наказ, постанови, листи, протоколи, акти - на папері формату А4і А515 (формат А4 - 210x297 мм, формат А5 - 210х 148 мм) (рис. 1, 2, 3).
Формуляр-зразок встановлює наступні розміри полів, не більше: 35 мм - ліве; 10 мм - праве; 20 мм - верхнє; 20 мм - нижнє.
Ліве поле документів необхідно для підшивки документів в справу, і воно повинно забезпечувати вільне читання тексту документа після його підшивки в справу. На лівому полі може оформлятися тільки один реквізит (18 «Відмітка про контроль»), який наноситься або рукописним способом, або штемпелем і необхідний доти, поки документ не виконаний і не підлягає підшивці в справу. При проектуванні бланків в організації ліве поле документа дозволяється встановлювати 20 мм або збільшувати до 35 мм в залежності від того, які кошти зберігання документів будуть застосовуватися.
Верхнє поле відводиться для розміщення таких реквізитів, які не можуть бути нанесені машинописним способом - реквізит 01 «Державний герб РФ», реквізит 02 «Герб суб'єктів федерації», реквізит 03 «Емблема організації або товарний знак (знак обслуговування)». Ці реквізити наносяться, як правило, друкарським способом заздалегідь на бланк документа. Реквізит 03 може оформлятися за допомогою ПК. На верхньому полі розташовується також реквізит 13 «Гриф обмеження доступу до документа», який найчастіше наноситься спеціальним штемпелем або оформляється також за допомогою ПК.
Формуляр-зразок ОРД з кутовим варіантом розташування реквізитів (ф. А4 210x297 мм) (див. Нижче)
Формуляр-зразок ОРД з поздовжнім варіантом розташування реквізитів (ф. А4 -
За допомогою такої конструкційної сітки визначені максимальне число знаків, які можуть бути надруковані на одному рядку від лівого до правого поля, і максимальне число рядків при певному інтервалі. З огляду на це визначено зони розташування кожного реквізиту ОРД, беручи до уваги максимальну величину кожного реквізиту в знаках. Крім того, визначено максимальний склад реквізитів - 29, проте вони не всі присутні на будь-якому вигляді організаційно-розпорядчого документа. Формуляр певного виду ОРД, наприклад, наказу, буде відрізнятися від формуляра службового листа набором реквізитів. Незмінними будуть залишатися місце розташування і правила оформлення реквізитів, що включаються в формуляр документа, незалежно від його виду. Наприклад, реквізит 09 «Дата документа» на будь-якому вигляді ОРД буде оформлятися завжди однаково - на одному і тому ж місці (в одній і тій же зоні) і за єдиними правилами. А реквізит 07 «Довідкові дані про організацію» буде оформлятися тільки в службових листах, але в відведеної йому зоні і за встановленими правилами.
Формуляром-зразком, як уже було сказано, встановлено 29 реквізитів, які використовуються при підготовці і оформленні організаційно-розпорядчих документів. До їх складу входять:
01 - Державний герб Російської Федерації;
02 - герб суб'єкта Російської Федерації;
03 - емблема або товарний знак організації (знак обслуговування);
04 - код організації;
05 - код форми документа;
06 - найменування організації;
07 - довідкові дані про організацію;
08 - назва структурного підрозділу;
09 - дата документа;
10 - реєстраційний номер документа;
12 - місце складання або видання документа;
13 - гриф обмеження доступу до документа;
15 - гриф обмеження доступу до документа;
17 - заголовок до тексту документа;
18 - відмітка про контроль;
19 - текст документа;
20 - відмітка про контроль;
22 - гриф узгодження документа;
23 - візи узгодження документа;
25 - відмітка про засвідчення копії;
26 - позначка про виконавця;
27 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
28 - відмітка про надходження документа в електронній формі
29 - ідентифікатор електронної копії документа. Організаційно-розпорядчі документи виготовляються за допомогою різних друкованих пристроїв.
Початок зони розташування реквізитів на формулярі-зразку відповідає певному положенню табулятора друкувального пристрою.
При розташуванні реквізитів на документі використовують вісім положень табулятора. При цьому рахунок ведеться від кордону лівого поля:
0. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7
5 уд. 16 уд. 24 уд. 32 уд. 40 уд. 48 уд. 56 уд.
Реквізити розташовуються в такий спосіб.
Нульове положення табулятора:
Перше положення табулятора:
початок абзаців у тексті (в тому числі і нумерованих).
Друге положення табулятора:
реєстраційний номер документа; розшифровка прізвища в першому грифі погодження.
Третє положення табулятора:
використовують при складанні таблиць.
Четверте положення табулятора:
П'яте положення табулятора:
гриф затвердження (крім розшифрування підпису); гриф обмеження доступу до документа; другий гриф узгодження.
Шосте положення табулятора:
розшифровка підпису в реквізиті «підпис»; розшифровка підпису в грифі затвердження; розшифровка підпису у другому грифі погодження.
Сьоме положення табулятора:
нумераційний заголовок в таблиці.
Реквізити документів, що складаються з декількох рядків (крім тексту), друкують через один міжрядковий інтервал маленькими літерами, наприклад реквізит 17 «Заголовок до тексту», якщо він складається з декількох рядків.
Реквізити, які використовуються при оформленні ОРД, бувають постійними і змінними.
До постійних можна віднести такі реквізити, які постійно присутні на документі в незмінному значенні і які, отже, можна заздалегідь нанести на бланк організації. Це такі реквізити, як Державний герб Російської Федерації або герби суб'єктів Російської Федерації (якщо організація має право зображати герб на своєму бланку), емблема організації (якщо вона є у організації), найменування організації, довідкові дані про організацію, код організації, код форми документа (наприклад, службового листа).
Звичайно, перераховані реквізити можуть, в силу певних обставин, змінюватися, і тоді організації доводиться заново виготовляти бланки. Однак це відбувається не так часто, особливо в державних організаціях. Тому наносити заздалегідь зазначені реквізити вигідно - це скорочує час, що витрачається на підготовку документів, виключає появу помилок і значно покращує зовнішній вигляд документа, особливо, якщо ці реквізити нанесені друкарським способом.
До змінних можна віднести такі реквізити, які залежать від конкретних обставин, наприклад реквізит «дата документа» залежить від того, коли створюється документ, реквізит «текст» - від того, про що буде сказано в документі, тобто від змісту питання, що освітлюється в документі.
Таким чином, значення змінних реквізитів завжди буде різним, залежно від обставин підготовки і виду документа, але незмінним все-таки залишаються місце їх розташування на документі і правила їх оформлення.
Реквізити можна розділити на обов'язкові та додаткові.
Обов'язкові реквізити забезпечують юридичну силу документа і вони присутні завжди на будь-якому вигляді ОРД.
Додаткові реквізити можуть бути не на всіх видах документів (наприклад, емблема, відмітка про контроль). Додаткові реквізити можуть характеризувати етапи обробки документа (наприклад, «відмітка про надходження», «ідентифікатор електронної копії документа»), але відсутність додаткового реквізиту на документі не може вплинути на юридичну силу документа.
Формуляр-зразок передбачає два варіанти оформлення реквізитів: кутовий і поздовжній.
При кутовому варіанті заголовна частина бланка документа розташовується в лівому верхньому куті аркуша формату А4 або А5.
При поздовжньому варіанті заголовна частина бланка продовжується до кордону правого поля.
Існують два способи оформлення реквізитів: флагової і Центрованим.
При флаговая способі розташування реквізитів початок реквізиту розташоване завжди від лівої межі зони розташування реквізиту.
При Центрованим способі розташування реквізитів початок і кінець кожного рядка реквізиту рівновіддалені від меж зони розташування реквізитів.
Таким чином, формуляр-зразок встановлює основні принципові моменти, на основі яких вироблені єдині правила оформлення реквізитів, що вживаються при оформленні організаційно-розпорядчих документів.
Офіційні документи, створювані юридичними або фізичними особами, повинні бути оформлені і засвідчені в установленому порядку.
При оформленні організаційно-розпорядчих документів прийнято використовувати виготовлений заздалегідь бланк.
Бланки документів можуть бути надруковані в друкарні, а при використанні ПК бланк може бути введений в пам'ять машини і автоматично виводитися при роздруківці документа. Яким би способом бланк ні виготовлявся, необхідно враховувати певні вимоги, які встановлені ГОСТ Р 6.30-97 до видів бланків, їх оформлення, обліку і зберігання, в тому числі бланків з зображенням Державного герба Російської Федерації, гербів суб'єктів Російської Федерації.
Бланки повинні бути виготовлені на білому папері або папері світлих тонів відповідної якості.
При проектуванні бланків документів розміри зон розташування реквізитів, що вживаються на бланках, повинні відповідати цим технічним на формулярі-зразку.
На бланку відповідно до встановленими розмірами і правилами оформлення реквізитів наносять постійні реквізити, відзначають у вигляді куточків або ліній місця розташування деяких змінних реквізитів, які повинні бути у верхній (заголовної) частини бланка. Також куточками відзначають поля документа і місця розташування реквізитів, що наносяться в нижній частині бланка.
Бланки документів можуть виготовлятися на форматах А4 і А5, з кутовим і поздовжнім варіантами розташування реквізитів. При виготовленні бланків друкарським способом або за допомогою обчислювальної техніки реквізити завжди оформляються сцентрованим способом, при виготовленні за допомогою друкарської машини - прапоровим способом.
Для організації, структурного підрозділу, посадової особи встановлюються наступні види бланків: загальний бланк; бланк листа; бланк конкретного виду документа.
Загальний бланк використовують для підготовки будь-яких видів документів, крім листа.
На загальному бланку в залежності від установчих документів організації можуть бути нанесені такі постійні реквізити:
01 - Державний герб Російської Федерації;
02 - герб суб'єкта Російської Федерації;
03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
04 - код організації;
06 - найменування організації; 12 - місце складання документа.
Для змінних реквізитів на загальний бланк наносяться обмежувальні позначки у вигляді ліній - для реквізитів:
09 - дата документа;
10 - реєстраційний номер документа (для даного реквізиту заздалегідь також друкують знак «№»).
У вигляді куточків розрізняють місця розташування таких реквізитів:
17 - заголовок до тексту документа;
18 - відмітка про контроль;
28 - відмітка про надходження документа в електронній формі
29 - ідентифікатор електронної копії документа.
Між реквізитом 04 «Код організації» і реквізитами 09 «Дата документа» і 10 «Реєстраційний номер документа» залишають місце для нанесення (вдруковування) реквізиту 08 «Найменування виду документа».
Коли в загальний бланк вносять назва структурного підрозділу, наприклад, «наказ», «акт», «протокол», цей бланк стає бланком конкретного виду документа - бланк наказу, бланк акту, бланк протоколу і т. Д. Таким чином, бланк конкретного виду документа фактично є різновидом загального бланка, так як загальний бланк без вживання найменування виду документа взагалі не застосовується при оформленні організаційно-розпорядчих документів.
Реквізит 05 «Код форми документа» карбується в бланк при оформленні конкретного виду документа, так як кожен вид (різновид) документа має власний код уніфікованої форми по ОКУД.
Зразки загального бланка та бланка конкретного виду документа наведені в дод. 2-6.
У реквізиті 07 «Довідкові дані про організацію» обов'язково є інформація про місце складання, тому немає необхідності у вживанні реквізиту 12 «Місце складання документа».
Таким чином, бланк листа відрізняється від загального бланка тільки двома реквізитами. Всі інші реквізити, для яких на загальному бланку нанесені позначки у вигляді куточків, також вживаються на бланку листа і оформляються за тими ж правилами. Бланки листи наведені в дод. 7-10.
Бланк структурного підрозділу організації або посадової особи проектують в тому випадку, якщо керівник підрозділу чи посадова особа мають право підпису. Найменування структурного підрозділу або найменування посади наносяться на бланк після реквізиту 06 «Найменування організації».
Зразки бланків посадових осіб наведені в дод. 11, 12.
Бланки організацій з відтворенням Державного герба Російської Федерації і гербів суб'єктів Російської Федерації (гербові бланки) є поліграфічною продукцією, яка підлягає обліку.
Гербові бланки виготовляють тільки поліграфічні і штемпельно-граверні підприємства, які мають ліцензії на відповідний вид діяльності та сертифікати про наявність технічних і технологічних можливостей для якісного виготовлення зазначеного виду продукції.
Для того щоб виготовити гербовий бланк або будь-який інший бланк в друкарні, необхідно зробити макет бланка в масштабі 1: 1, на який повинні бути нанесені постійні реквізити, необхідні позначки для зміннихреквізитів, вказані розміри зон розташування реквізитів. Необхідно вказати сорт і колір паперу, вибрати необхідні шрифти, вказати тираж, узгодити терміни виконання та вартість виготовлення. На макеті бланка має бути проставлено вказівку про те, що керівник організації дозволяє до друку цей макет (зазвичай пишеться слово «Дозволяю»). Також на макеті повинні бути підпис керівника та печатку організації.
Гербові бланки організації повинні мати порядкові номери, які проставляються друкарським способом або нумератором. Іноді на гербових бланках проставляють і серії цих номерів. Кожен вид гербового бланка враховується в окремому журналі (або інший реєстраційно-облікової формі), а самі бланки зберігають в надійно замикаються і опечатується шафах. Знищення їх відбувається в установленому порядку, за актом з відміткою в обліково-реєстраційній формі.
Організація виготовлення, зберігання, обліку, видачі, перевірка наявності гербових (а також простих) бланків в організаціях покладається на підрозділ, відповідальний за діловодство. В інструкції з діловодства будь-якої організації повинен бути розділ, що описує порядок виготовлення та використання бланків організації.
Загальні вимоги до виготовлення та зберігання бланків з відтворенням Державного герба Російської Федерації, гербів суб'єктів федерації наведено в розд. 5 ГОСТ Р 6.30-97 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ».