ГОСТ 7.76-96 «Комплектування фонду документів. Каталогізація. Терміни та визначення »формування фонду -« сукупність процесів комплектування, організації фонду, вилучення документів, а також управління фондами ».
Ю.Н. Столяров дає наступне визначення: «... під формуванням розуміють створення, постійний розвиток бібліотечного фонду та підтримання його в робочому стані».
Воронько К. Л. розуміє під «формуванням фонду такі процеси: моделювання, комплектування, і організацію бібліотечних фондів».
Поняття «формування бібліотечного фонду» було сформульовано в кінці 1960-х років Ю. В. Григор'євим для позначення технологічних процесів по перетворенню документів в систематизоване зібрання, тобто в бібліотечний фонд. Завдяки цьому поняттю виникла і стала швидко розвиватися теорія формування бібліотечного фонду.
В термінологічному словнику з бібліотечної справи поняттю «формування бібліотечних фондів» дається більш ємне визначення: «Сукупність процесів, спрямованих на створення і розвиток бібліотечного фонду, складається з комплектування, організації та управління фондом, а також виключення творів друку та інших матеріалів; залежить від виду бібліотеки, складу, чисельності та інтересів читачів, від випуску читацької продукції розвитку інформаційних потреб науки і виробництва »
Моделювання: створення ідеального зразка.
Збройні сили комплектуються виявлення, відбір, замовлення, придбання, отримання, реєстрація.
Організація: облік, обробка (технічна, наукова), розміщення, зберігання
Використання: видача, повернення.
Управління: планування роботи з фондом, створення апарату управління фондом, прийняття рішень по ефективному формуванню БФ.
Виняток: списання документів по старості, як застарілі за змістом, втрачені.
Формування бібліотечних фондів - безперервний процес, що не припиняється до тих пір, поки існує бібліотека.
Комплектування бібліотечних фондів - це один із складових частин, що складають поняття «формування фондів», одна з «підсистем формування бібліотечного фонду».
ГОСТ 7.76-96 характеризує комплектування бібліотечних фондів як «сукупність процесів виявлення, відбору, замовлення, придбання, отримання та реєстрації документів, що відповідають завданням бібліотеки, інформаційного центру».
Ю.Н. Столяров, під комплектуванням називає «створення і постійне оновлення бібліотечного фонду документами, що відповідають завданням бібліотеки і інтересам абонентів». Значення комплектування полягає в тому, що, будучи вхідний підсистемою формування бібліотечних фондів, воно практично визначає собою не тільки інші процеси, а й взагалі всю бібліотечну роботу. При цьому потрібно знати, що ж таке «профіль бібліотечного фонду».
За Ю.Н. Столярову, профіль бібліотечного фонду - «це обумовлена призначенням бібліотеки в загальнодержавній бібліотечній системі і інформаційних потреб її абонентів сукупність специфічних ознак документів, а також особливостей контингенту абонентів, закріплена в моделі фонду».
Термінологічний словник характеризує профіль фонду, як «специфічні риси фонду, взаємопов'язані через завдання бібліотеки і запитами читачів, виражені в складі відібраних в фонд документів за такими ознаками: тематика, тип, вид, хронологічні межі, мовний склад і ін.».
Фонди бібліотек характеризуються цілим рядом ознак. Одним з них є їх склад - наявність у фонді документів, різноманітних за їх видами, змістом, національної приналежності, мови, роком видання, колекційної цінності. На склад фонду впливає профіль комплектування, створюючи то його своєрідність, яке називається профілем фонду.
За ГОСТом 7.76-96 профіль комплектування - «документ, що регламентує основні напрямки та особливості комплектування бібліотеки, інформаційного центру і визначає тематику, види екземплярність документів, що включаються до фонду».
Профіль комплектування дає можливість визначити релевантну ступенем повноти бібліотечного фонду. В ході відбору кожна бібліотека прагне до найбільшої повноті за основним профілем свого фонду, все, більше зменшуючи її ступінь у міру комплектування другорядними, третьорядними і т. Д. За важливістю (з точки зору свого профілю) документами. Відповідно до цього визначають число ступенів повноти:
- вичерпна - придбання (збереження) 100% виходять в світ документів;
- максимально релевантна - до 75%;
- ядерна (складова ядро фонду) - близько 30%;
- довідкова (довідники, підручники, словники) - до 20% загального числа документів за профілем фонду.
При цьому можлива ситуація, коли в одному і тому ж фонді - для різних його структурних частин - присутні кілька або навіть всі види повноти. Так, обласна універсальна бібліотека вичерпно формує фонд краєзнавчих документів, максимально релевантно - за основним профілем фонду, вибірково - з суміжної тематики, наприклад, загальноосвітньої літератури, довідкової - підручниками, словниками, енциклопедіями і т. П.
Таким чином, під релевантностью фонду розуміється відповідність змісту документів, наявних у фонді бібліотек читацького запиту.