Коли компанія отримує лист з проханням вислати детальну інформацію (Inquiry Letter) про її продукції, товар або послугу, в листі дуже важливо справити сприятливе враження на потенційного клієнта або партнера. Важливий, грамотно складений відповідь обов'язково буде сприяти створенню подібного враження.
Dear Mr, Ms Шановний пане, пані
2. Подяка за надану увагу
Thank you for your letter of ... Спасибі за ваш лист від (дата) ...
We would like to thank you for enquiring about ... Ми хотіли б подякувати вам за проявлений інтерес ...
3. Надання необхідної інформації
We are pleased to enclose ... Ми із задоволенням вкладаємо ...
Enclosed you will find ... В прикріпленому файлі ви знайдете ...
We enclose ... Ми докладаємо ...
4. Відповідь на додаткові питання
We would also like to inform you ... Ми також хотіли б повідомити вам про ...
Regarding your question about ... Щодо вашого питання про ...
In answer to your question (enquiry) about ... Відповідаючи на ваше запитання про ...
5. Висловлення надії на подальшу плідну співпрацю
We look forward to ... Ми сподіваємося / очікуємо
hearing from you почути вас знову (отримати від вас повідомлення)
receiving your order отримати від вас замовлення
welcoming you as our client (customer) ви станете нашим клієнтом
Пам'ятайте, коли ви звертаєтеся до людини, ім'я якого вам не відомо, слід писати 'Yours faithfully'. а коли вказуєте ім'я, прізвище - 'Yours sincerely',
Приклад відповіді на запит інформації
We look forward to welcoming you as our customer.
Yours sincerely,
(Signature)
Position
Переклад тексту листа:
Шановний пане Бір!
Сподіваємося, що Ви станете нашим клієнтом.
Щиро Ваш.
(Підпис)
Посада