Програма професійної перепідготовки «Управління персоналом (Професійний стандарт)»
Очно-дистанційний курс професійної перепідготовки Національної спілки кадровиків і Московського технологічного університету (МІРЕА) відповідно до вимог професійного стандарту «Спеціаліст з управління персоналом». Диплом державного зразка державного університету про проходження професійної перепідготовки і посвідчення Національної спілки кадровиків.
В сучасних умовах важливо, щоб взаємодія кадрової служби з іншими підрозділами організації було ефективним. Як організувати документообіг, щоб уникнути можливих конфліктів і досягти взаєморозуміння? Як упорядкувати документи, щоб підвищити продуктивність праці? Ці питання часто задають співробітники кадрових служб незалежно від того, чи належать компанії, в яких вони працюють, до великого, середнього або малого бізнесу.
У кожній компанії документація повинна регламентуватися з урахуванням конкретних особливостей: обсягу, виду здійснюваної діяльності, структури управління і т.п. Будучи функціональним підрозділом, кадрова служба взаємодіє з усіма без винятку підрозділами організації. Про масштаби цієї взаємодії можна судити по кадровій політиці, що включає в себе рекрутинг персоналу, його адаптацію, навчання, мотивацію, оцінку, а також повноцінне ведення кадрового діловодства відповідно до трудового законодавства Російської Федерації.
Між кадровою службою і бухгалтерським (фінансовим) відділом часом складаються непрості відносини, тому що саме з їх діяльністю пов'язаний основний документообіг організації. У бухгалтерію кадровики передають відомості про прийнятих та звільнених працівників, копії кадрових наказів, лікарняні листи, відпускні записки, табелі для розрахунку заробітної плати і т.д. Тому дуже важливо, щоб документообіг між підрозділами був упорядкований і виконувався усіма відповідальними особами організації. Від цього залежить багато чого - зокрема, своєчасне отримання працівниками зарплати та інших належних їм виплат. Отже, необхідно зафіксувати послідовність дій, а саме:
- в які терміни керівники підрозділів повинні подавати документи в кадрову службу;
- в який термін кадрова служба повинна оформляти накази і іншу кадрову документацію;
- в який термін кадрова служба повинна передавати в бухгалтерію документи для розрахунку зарплати.
Чітке визначення потоків руху кадрових документів дозволить організації налагодити відповідні внутрішні регламенти. Одним з них є графік документообігу з описом типів використовуваних документів і зазначенням термінів їх виконання. Спрощена схема взаємодії між кадровою службою, бухгалтерією і фінансовим відділом показана на малюнку.
Між кадровою службою і бухгалтерським (фінансовим) відділом часом складаються непрості відносини, тому що саме з їх діяльністю пов'язаний основний документообіг організації
- наказ про прийом працівника (ів) (форми № Т-1, № Т-1а);
- особова картка (форма № Т-2);
- штатний розклад (форма № Т-3);
- наказ про переміщення працівника (ів) (форми № Т-5, № Т-5а);
- наказ про відпустку працівника (ів) (форми № Т-6, № Т-6а);
- графік відпусток (форма № Т-7);
- наказ про припинення трудового договору з працівником (ами) (форми № Т-8, № Т-8а);
- наказ про направлення у відрядження (форма № Т-9);
- наказ про заохочення працівника (ів) (форми № Т-11, № Т-11а);
- табель обліку робочого часу (форма № Т-13).
Документи, які затверджуються безпосередньо організацією, повинні містити обов'язкові реквізити відповідно до вимог, що пред'являються до уніфікованих форм. Особи, які склали та підписали ці документи, відповідають за достовірність входять до них даних.
Загальний порядок створення первинних документів, їх зберігання, а також порядок організації документообігу визначаються законодавством
У графіку документообігу необхідно перерахувати роботи зі створення, перевірки та обробки документів, що виконуються структурними підрозділами, із зазначенням термінів і відповідальних виконавців, а також закріпити порядок руху кожного виду документа, починаючи від його отримання або створення, реєстрації, затвердження, передачі, поточного зберігання, постійного зберігання і закінчуючи його знищенням або здачею в архів. Форма даного документа не уніфікована, приклад графіка документообігу кадрової служби наведено в додатку. Він являє собою таблицю, що включає такі підрозділи:
- порядок створення документа;
- Назва документу;
- кількість екземплярів;
- дані про особу, відповідальну за отримання, виписку і оформлення;
- дані про особу, яка затверджує, візує і підписує документ;
- термін виконання;
- дані про особу, що направляє документ, і місце призначення;
- дата і порядок подання;
- дані про перевіряють особі;
- дата і термін виконання.
Якщо графік документообігу складено правильно і дотримується належним чином, посадові обов'язки між працівниками розподіляються більш раціонально, контроль посилюється, зовнішня і внутрішня звітність складається своєчасно.
Перед підписанням графіка документообігу необхідно узгодити його з усіма зацікавленими особами, затвердити його у керівника організації і ознайомити з ним всіх зацікавлених співробітників під розпис. Також доцільно вручити кожному виконавцю виписку з графіка, в якому перераховані документи, що належать до сфери діяльності даного виконавця. Складений графік дає право вимагати подання документів у встановлені терміни.
Впровадження графіка документообігу дозволяє підвищити ефективність управління всією організацією і кадровою службою зокрема, уникнути дублювання документів і поліпшити якість функціонування підрозділів.
Спрощена схема взаємодії з кадровою службою
