Оскільки чітких правил складання графіка документообігу не існує, пропонуємо розглянути принципи його складання на прикладі графіка документообігу кадрової служби. Цей структурний підрозділ було обрано в якості прикладу, оскільки взаємодіє практично з усіма відділами підприємства.
Будь-яке підприємство фіксує свою діяльність в різного роду документах. Процес проходження документів у встановленій послідовності з моменту їх появи до здачі в архів називається документообігом. Кількість всіх документів за рік становить обсяг документообігу підприємства, який враховується при розрахунку чисельності персоналу апарату управління, розрахунку посадових окладів працівників, застосуванні засобів механізації та автоматизації діловодства. Графік документообігу підприємства складається на підставі графіків документообігу його підрозділів. Можна стверджувати, що по суті він складається з графіків документообігу підрозділів підприємства.
Що стосується таких документів, як накази, то їх кількість на підприємстві може давати уявлення про завантаженість всього управлінського апарату, зокрема кадрової служби та бухгалтерії (адже їм доводиться мати справу з великою кількістю наказів).
Роль кадрової служби в документообігу підприємства
Кадровики спілкуються з усіма без винятку підрозділами підприємства. Адже вони відповідальні за підбір персоналу, адаптацію працівників, організацію навчання кадрів, атестацію, оплату відпусток, відряджень, лікарняних листів, заохочення та нагородження, оформлення документів по залученню працівників до дисциплінарної відповідальності, внесення змін до трудових договорів (підвищення заробітної плати, переведення працівника на іншу постійну роботу (посаду), перейменування посади) і т. д. і це далеко не повний перелік.
Кадрова служба і бухгалтерія
Наприклад, до процесів зі складним документообігом відноситься оформлення відряджень та авансових звітів. Першим займається, як правило, канцелярія або кадрова служба, другим - бухгалтерія. Тут важливо чітко позначити послідовність дій:
- в які терміни після оформлення службового завдання працівника повинні представити документи в кадрову службу;
- в який термін кадрова служба оформляє наказ про відрядження і посвідчення про відрядження;
- в який термін кадрова служба передає в бухгалтерію наказ про направлення у відрядження для розрахунку належних працівникові виплат.
Кадрові служби щорічно оформляють і отримують безліч документів, які іноді губляться, не вчасно виконуються, недбало зберігаються. Уникнути подібних неприємностей допоможе спеціально організована на підприємстві система документообігу.
Система документообігу на підприємстві
Оскільки єдиної системи документообігу не існує, кожне підприємство може розробити подібну систему самостійно з урахуванням специфіки своєї діяльності. Розробка механізму управління документообігом забезпечує:
- стабільність роботи всіх служб підприємства;
- чіткість руху та оперативність обробки документів;
- своєчасність прийняття управлінських рішень.
Неправильно організований документообіг може привести до таких наслідків як:
- несвоєчасна доставка документів (звітної інформації);
- порушення маршруту руху документів і їх втрата;
- порушення термінів виконання розпоряджень керівництва;
- передача перекрученої (неточної) інформації відділам;
- відсутність документів для звітів по інвентарю підприємства та ін.
Графік документообігу кадрової служби
Багато питань, пов'язані з рухом потоку документів (вхідні, вихідні та внутрішні), вирішуються за допомогою графіка документообігу.
5. Організація документообігу
5.1. З метою упорядкованості руху та своєчасного одержаний для запісів у бухгалтерському обліку первинних документів наказом керівника підприємства, установи встановлюється графік документообігу, в якому вказуються дата создания або одержаний від других підприємств та установ документів, Прийняття їх до обліку, передача в Обробка та до архіву.
5.2. Графік документообігу на підприємстві, в установі повинен Забезпечити оптимальну Кількість підрозділів и віконавців, через Які проходити КОЖЕН первинний документ, візначаті мінімальній рядків его знаходження в підрозділі, а такоже Сприяти поліпшенню облікової роботи, Посилення контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвіщенню уровня его механізації та автоматизації.
5.3. Графік документообігу оформляється у виде схеми або Переліку робіт Із создания, Перевірки та обробка документів, что віконуються шкірних Підрозділом підприємства, встанови, а такоже усіма виконавцями Із зазначеним їх взаємозв'язку и термінів Виконання робіт.
5.4. Працівники підприємства, установи створюють и подаються Первинні документи, Які відносяться до СФЕРИ їх ДІЯЛЬНОСТІ, за графіком документообігу. Для цього кожному Виконавцю Видається витяг Із графіка. У вітязі наводитися Перелік документів, что відносяться до функціональніх обов'язків Виконавця, Терміни їх Подання та підрозділі підприємства, встанови, до якіх передаються ЦІ документи.
5.5. Контроль за Дотримання виконавцями графіка документообігу на підприємстві, в установі здійснюється головний бухгалтер. Вимоги головного бухгалтера относительно порядку Подання до бухгалтерії або на обчислювальний установку необхідніх документів та відомостей є обов'язковими для усіх підрозділів и служб підприємства.
Як правило, графіки розробляються керівниками підрозділів, а затверджуються керівником підприємства.
Графік може бути оформлений у вигляді схеми або переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, що виконуються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання пунктів (додаток 2). При цьому графік повинен встановлювати раціональний документообіг, тобто. Е. Передбачати оптимальну кількість підрозділів і виконавців для проходження кожним первинним документом, визначати мінімальний термін його знаходження в підрозділі.
...
________________
Примітка. У графік повинні бути включені документи як надходять в кадрову службу, так і вихідні, а також внутрішні документи. Наприклад, оформлення посвідчень про відрядження, здача форм звітності до центрів зайнятості: про наявність вакансій (форма № 3-ПН), про заплановане вивільнення працівників (форма № 4-ПН), про прийнятих працівників (форма № 5-ПН), про зайнятість і працевлаштування інвалідів (форма № 10-ПІ) і ін.
По кожному документу графік документообігу повинен містити наступні розділи:
- порядок створення документа (кількість примірників, відповідальні за виписку, відповідальні за оформлення, відповідальні за виконання, термін виконання);
- порядок перевірки документа (відповідальні за перевірку, хто представляє на перевірку, порядок подання, термін подання);
- порядок обробки документа (виконавець, термін виконання, контроль виконання);
- порядок передачі документа в архів (виконавець, термін виконання).
Відповідальність за дотримання графіка, т. Е. За своєчасну розробку і передачу документів несуть особи, які створили і підписали ці документи.
Особливості роботи з графіком документообігу
Для оперативної роботи з графіками кожному виконавцю під розпис вручається виписка з графіка, в якій перераховуються документи, які стосуються його сфери діяльності, прописуються терміни їх подання та виконання, а також вказуються підрозділи підприємства, в яких надсилаються документи.
Увага! Графік документообігу повинен відповідати не тільки чинному законодавству, а й локальних актів підприємства, наприклад, розробленим на підприємстві з посадовими інструкціями.
Терміни проходження документів і терміни, установленниеКЗоТ
Рух первинних документів в кадровій службі регламентується графіком документообігу. Щоб вчасно забезпечувати бухгалтерію, керівництво і працівників необхідними документами, слід розрахувати, скільки часу займе їх підготовка, і враховувати терміни, встановлені законодавством, на дії щодо кадрів, що грунтуються на цих документах. Наприклад, в трудовому законодавстві встановлені:
Всі ці функції бухгалтерії та кадрової служби супроводжуються оформленням різного роду документів. Тому керівнику кадрової служби доцільно оформити і затвердити графік документообігу, керуючись чинним трудовим законодавством, не порушуючи термінів (для тієї чи іншої функції), встановлених КЗпП.
Важливий момент в системі документообігу - це координація обміну документами різних підрозділів. А процес взаємодії та обміну інформацією на підприємстві завжди безперервний.
За допомогою графіка документообігу можна вирішити багато питань, пов'язаних з рухом документів. Складений графік дає право вимагати подання документів у встановлені терміни. Ведення і суворе дотримання графіка документообігу дозволить налагодити і упорядкувати робочий процес, сприятиме поліпшенню всієї облікової роботи на підприємстві.