Сьогодні більшість організацій мають на своєму балансі службовий автомобіль. Природно, його експлуатація супроводжується витратами на придбання пально-мастильних матеріалів. Їх облік є одним з найбільш складних ділянок бюджетного обліку. Крім того, установам доводиться ще й ретельно обгрунтовувати витрачання державних коштів.
Відмінною рисою бюджетного обліку витрат на ПММ є необхідність складання спеціальних первинних документів, які заповнюються як водіями, так і бухгалтерами. При цьому бюджетна установа повинна з особливою скрупульозністю поставитися до обгрунтування понесених витрат, оскільки неможливо витратити бюджетні кошти без підтвердження такої необхідності.
Договір з постачальником
Норми витрати палива
УВАГА
Якщо організація планує підвищити норми витрат ПММ, ввести власні надбавки, то крім економічного обгрунтування даного збільшення його ще необхідно узгодити з Мінтрансом Росії.
Методичними рекомендаціями встановлені норми витрати палива для різних видів транспорту # 822; для кожної моделі, марки і модифікації експлуатованих автомобілів, що відповідають певним умовам роботи автомобільних транспортних засобів відповідно до їх класифікації та призначенням. Норми включають витрати пального, необхідні для здійснення транспортного процесу, без урахування його витрати на технічні, гаражні та інші внутрішні господарські потреби.
Пунктами 5 і 6 Методичних рекомендацій встановлено ряд підвищувальних і понижувальних коефіцієнтів. Вони можуть встановлюватися розпорядчим документом керівника організації і поширюватися на автомобілі даної організації. Якщо коефіцієнти встановлює орган місцевого самоврядування, вони можуть застосовуватися всіма організаціями, розташованими на даній території. Поправочні коефіцієнти до норм витрат палива встановлюються в залежності від пори року, місцевості, де працює автомобіль, висоти на рівнем моря і т. Д.
Якщо необхідно застосовувати кілька надбавок, то їх значення не перемножуються, а підсумовуються.
Надходження і списання ПММ: загальний порядок
Дебет 010503340 Кредит 020822660
- 40 000 руб. # 822; вартість палива, придбаного підзвітними особами;
Дебет 140101222 (або 140 101 272) Кредит 110503440
- 60 000 руб. (4000 л x 15 руб.) # 822; витрачено ПММ на поточні витрати по основній діяльності установи);
Дебет 110601310 Кредит 110503440
- 15 000 руб. # 822; витрачено ПММ при здійсненні будівництва по основній діяльності;
Дебет 210604340 Кредит 210503440
- 15 000 руб. # 822; витрачено ПММ при здійсненні будівництва по приносить дохід діяльності.
Зверніть увагу: в бюджетних установах при списанні ГСМ поряд з методом за фактичною вартістю одиниці (за умови стабільності цін, що буває досить рідко) застосовується змінна оцінка. Тобто матеріали оцінюються за вартістю запасів, що були на початок місяця, і вартості всіх надходжень за поточний місяць (п. 58 Інструкції). Іншими словами, паливо, що списується в перший і останній дні місяця, може оцінюватися по різному фактичної вартості, якщо протягом місяця надходили ПММ за цінами, що відрізняється від тих, виходячи з яких розрахований залишок на початок місяця.
Увага: паливна карта
Дебет 110503340 Кредит 120822660
- 6000 руб. - відображено вартість бензину, сплаченого за першої карті;
Дебет 110503340 Кредит 120822660
- 5450 руб. (2700 + 2750) # 822; відображено вартість бензину, отриманого по другій карті;
Дебет 140101222 (або 140 101 272) Кредит 110503440
- 6000 руб. # 822; відображено вартість бензину, витраченого на поточні витрати;
Дебет 110601310 Кредит 110503440
- 5450 руб. - відображено вартість бензину, витраченого на потреби будівництва.
Кількісно-сумовий облік
Шукайте винного!
Витрати на ПММ можна прийняти до обліку тільки в межах встановлених норм, скоригованих на підприємстві. Якщо фактичні витрати палива перевищив затверджену норму, то спосіб списати «перевитрата» є. Зробити це можна на підставі письмового розпорядження керівника установи. Однак для такого розпорядження необхідне обґрунтування.
Перевитрата слід зафіксувати не тільки дорожніми листами, але і контрольними вимірами, проведеними комісією установи або спеціалізованими організаціями. Крім цього призначається службове розслідування, яке дозволить з'ясувати, внаслідок чого відбулося порушення.
Причиною перевитрати може послужити технічний стан автомобіля або експлуатація транспортного засобу в складних дорожніх і кліматичних умовах. Якщо в ході розслідування встановлено, що перевитрата стався по «поважних» причин, то він визнається вимушеною втратою.
Розслідування може показати, що необгрунтована витрата понад ліміт допустив водій, і формально це буде розцінено як недостача матеріально-виробничих запасів, переданих працівнику під звіт. В цьому випадку сума перевитрати палива стягується з водія або посадової особи, що не забезпечив нормальну експлуатацію транспортного засобу.
Практична енциклопедія бухгалтера