Поняття «управління даними» в даний час розуміється як управління файлами.
Файл - це набір даних, що зберігається на периферійному пристрої і доступний на ім'я. При цьому конкретне розташування даних на пристрої не цікавить користувача і повністю передоручає системі. З поняттям файлу пов'язано поняття файлової системи.
Файлова система - це стандартизована сукупність структур даних, алгоритмів і програм, що забезпечують зберігання файлів і виконання операцій з ним. Операційна система зазвичай підтримує можливість використання декількох файлових систем, також файлова система може підтримуватися різними операційними системами.
Підсистема управління даними вирішує наступні завдання:
· Виконання операцій створення, видалення, перейменування, пошуку файлів, читання і запису даних в файли, а також ряду допоміжних операцій;
· Забезпечення надійності зберігання даних і їх відновлення в разі збоїв;
· Захист даних користувача від несанкціонованого доступу;
· Управління одночасним спільним використанням даних з боку декількох процесів.
З кожним файлом пов'язаний набір атрибутів (характеристик), тобто набір деталей файла. Склад атрибутів може сильно відрізнятися для різних файлів системи. Можливі такі атрибути:
Ім'я файлу . У старих версіях операційних систем довжина імені була жорстко обмежена 6-8 символами з метою економії місця для зберігання імені та прискорення роботи. В даний час максимальна довжина імені становить 255 символів, що дозволяє при бажанні включити в ім'я файлу докладний опис його вмісту.
Розширення імені. Включає в себе праву частину імені, відокремлювану точкою. В даний час є частиною імені. Вказує на тип файлу.
Тип файлу. Можна виділити кілька існуючих типів файлів, наприклад, файли даних, символьні і виконавчі файли, файли програм і т.п.
Розмір файла . Прийнято вказувати в байтах, але в даний час ще часто вказується в тих одиницях, в яких файл займає найменший розмір (наприклад, 6,29 МБ (6 602 180 байт)).
Тимчасові штампи. Під цим терміном розуміються різні позначки дати і часу. Як правило, найбільш важливим є час останньої модифікації і час створення файлу.
Номер версії. У деяких операційних системах при кожній зміні файлу створювалася його нова версія, причому система могла зберегти або всі версії, або тільки кілька останніх. Цей атрибут не використовують через великий надмірності. В результаті даний час використовуються системи збереження версій тільки в області програмування, щоб завжди була можливість повернутися до робочої версії програми.
Власник файлу. Цей атрибут необхідний в багатокористувацьких операційних системах для організації захисту даних. Як правило, власником є користувач, який створив цей файл. Іноді крім індивідуального власника вказується група користувачів, як колективний власник.
Прапори (бітові атрибути). Їх різноманітність обмежується лише фантазією розробника системи, але найбільш поширеним і важливим є прапор «тільки для читання», що захищає файл від випадкового видалення або редагування. Залежно від можливостей конкретної файлової системи, файл може бути відзначений як «стислий», «зашифровані» і т.п.
Дані про розміщення файлу на диску. Користувач, як правило, не знає і не хоче знати про розміщення файлу. Для системи ці дані необхідні щоб знайти файл.