Регламентація діяльності служби ДОУ здійснюється в цілому ряді локальних нормативних документів:
- положення про службу ДОП,
- посадових інструкціях працівників цієї служби,
- інструкції з діловодства,
- табелі форм документів,
- альбомі форм документів.
Положення про службу діловодства конкретної організації (фірми) визначає її завдання, функції, права та обов'язки.
Формуляр положення і структура тексту уніфіковані в УСОРД. ГСДОУ містить Примірне положення про службу документаційного забезпечення управління. Структура тексту положення складається з розділів. Текст кожного розділу викладається по пунктах, які нумеруються арабськими цифрами, в межах кожного розділу.
У розділі 1 "Загальні положення" встановлюється точна назва, посадовий склад, підпорядкування служби діловодства, її місце в структурі організації, ступінь самостійності служби, дається перелік основних правових, нормативних, нормативно-методичних та розпорядчих документів, якими служба діловодства керується в своїй роботі ( законодавчі та загальнодержавні нормативно-методичні та нормативно-технічні документи, організаційні та розпорядчі документи своєї і вищестоящої організації); якщо канцелярія має свою печатку, дається її опис, умови зберігання та використання.
Розділ 2 "Цілі і завдання" формулює цілі та основні завдання служби діловодства.
Розділ 3 "Функції" є основним і включає детальний опис всіх функцій, які виконуються службою діловодства, в т. Ч. І специфічних для даної організації.
- Розділ 4 "Права і відповідальність" перераховує права, які закріплюються за службою в цілому для виконання покладених на неї завдань і функцій.
Розділ 5 "Керівництво" містить відомості про найменування посади керівника служби ДОП, вимоги до його кваліфікації (рівень освіти, стаж практичної роботи), порядку призначення і звільнення з посади, а також відомості про посадову особу, заміщає посаду в період відсутності керівника (відпустка, хвороба).
У розділі 6 "Взаємовідносини з іншими структурними підрозділами" вказуються наявність і характер взаємозв'язків служби діловодства з іншими структурними підрозділами, які виникають в ході виконання її завдань і функцій. Як правило, в цьому розділі фіксуються відносини з відділом кадрів, секретаріатом колегіального органу, функціональними структурними підрозділами, юридичним відділом, господарськими структурами, інформаційними (комп'ютерними) центрами.
Положення розробляється і підписується керівником служби ДОП, затверджується керівником організації. Положення оформляється на загальному бланку організації і узгоджується з керівниками тих структурних підрозділів, з якими закріплені взаємозв'язку.
Перегляд положення проводять при зміні структури організації, перепідпорядкування служби діловодства, зміні її внутрішньої організаційної структури, впровадженні нових форм і методів організації праці, а також впровадження нової технології, т. К. При цьому відбувається перерозподіл функцій між структурними підрозділами.
Основним організаційним документом, який регламентує розмежування обов'язків і прав між співробітниками, встановлення взаємозв'язків окремих посад, є посадова інструкція, яка виконує організаційну, яка регламентує і регулюючу роль. На всі посади працівників ДНЗ, встановлені в штатному розкладі, розробляються посадові інструкції, головна мета яких - регламентувати професійну діяльність окремих працівників, з тим щоб уникнути дублювання різними працівниками одних і тих же посадових обов'язків. Посадові інструкції регламентують організаційно-правове становище працівника, відповідність кваліфікаційним вимогам до нього: до освіти, досвіду роботи, професійних знань і т. Д.
При розробці посадових інструкцій необхідно керуватися Кваліфікаційного довідника.
Наявність посадової інструкції дозволяє об'єктивно оцінювати діяльність кожного працівника служби ДОУ, а також є підставою для застосування об'єктивних заходів адміністративного впливу.
Правила складання посадової інструкції встановлені ГСДОУ.
Посадова інструкція працівника служби ДОУ складається з наступних розділів:
1. Загальні положення,
- основні завдання працівника, наприклад основне завдання діловода - прийом, реєстрація вхідних і відправка вихідних документів;
- порядок заміщення посади, т. е. ким призначається і звільняється з посади цей працівник;
- професійні вимоги до працівника (рівень освіти, стаж роботи та ін.);
- основні документи і матеріали, якими зобов'язаний керуватися працівник у своїй діяльності.
2. функції - визначається предмет відання або ділянку роботи, закріплений за працівником, перелік видів робіт, з яких складається виконання покладених функцій,
3. обов'язки - вказуються обов'язки працівника, пов'язані з його основними завданнями і функціями,
4. права працівника - визначаються права працівника для реалізації покладених на нього функцій і виконання обов'язків,
5. взаємини (зв'язку за посадою) - вказуються підрозділи і працівники, від яких виконавець отримує і яким передає інформацію, її характер і терміни передачі, хто залучається до виконання тих чи інших документів, з ким вони узгоджуються і т. Д.,
6. відповідальність працівника - встановлюється дисциплінарна, адміністративна, можливо матеріальна відповідальність за невиконання або неналежне виконання трудових функцій працівника,
7. оцінка роботи - перераховуються критерії, що дозволяють оцінити ступінь виконання працівником своїх функцій і обов'язків, використання прав і т. Д. Основними критеріями є якість роботи, яке визначається в першу чергу виконанням обов'язків, викладених в посадовій інструкції, і своєчасність її виконання.
Посадові інструкції на працівників служби ДОУ розробляє керівник служби, вони узгоджуються з юридичною службою, затверджуються керівником організації. Ознайомлення працівника з його посадовою інструкцією проводиться під розписку. Віза ознайомлення розташовується на останньому аркуші документа, після підпису. Вона складається зі слів "З інструкцією ознайомлений (а)", особистого підпису працівника, ініціалів, прізвища та дати ознайомлення.
Інструкція з діловодства (документаційного забезпечення управління) - основний нормативний акт, що регламентує технологію роботи з документами в організації. Вона встановлює правила, прийоми, процеси створення документів, порядок роботи з ними. Інструкція закріплює систему діловодства, встановлену в конкретній організації.
Мета інструкції - відобразити весь процес роботи з документами, всі технологічні операції в їх логічній послідовності. Інструкція є регламентує документом не тільки для служби діловодства, а й для всіх працівників організації.
Інструкції складаються з урахуванням специфіки роботи в організації. Основою для їх складання є типові, примірні інструкції і діючі державні нормативно-методичні документи.
Структура тексту інструкції не регламентована. Зазвичай інструкції містять загальні положення, тематичні розділи, додатки і складаються з наступних розділів.
Розділ 1 "Загальні положення" встановлює:
- сферу поширення інструкції (наприклад, "інструкція поширюється на всі документи організації", "інструкція поширюється на управлінські документи", "інструкція поширюється на всі документи, крім конфіденційних" та ін.);
- відповідальність за її недотримання;
- підрозділ, який відповідає за єдиний порядок документування і роботу з документами в організації і в структурних підрозділах;
Розділ 2 Правила складання та оформлення документів. де визначаються:
- види і різновиди документів, що використовуються для документування розпорядчої, організаційної, інформаційної діяльності;
- загальні правила підготовки та оформлення документів;
- правила підготовки окремих видів документів, включаючи порядок візування, узгодження, затвердження і підписання;
- порядок виготовлення і розмноження документів;
- правила оформлення і засвідчення копій і додатків;
- порядок використання і зберігання бланків, печаток, штампів;
- порядок роботи виконавців з документами.
Розділ 3 "Документообіг" включає:
- порядок прийому, обробки, розподілу вхідних документів;
- правила їх транспортування і передачі з одного структурного підрозділу в інший;
- основні інстанції руху документів;
- порядок підготовки і відправки вихідних документів;
- порядок обліку обсягу документообігу.
У розділі 4 "Реєстрація документів" встановлюються:
- порядок реєстрації вхідних, вихідних і внутрішніх документів;
- форми та методи реєстрації;
- правила індексації документів.
Розділ 5 "Організація довідкової роботи" включає:
- принципи побудови інформаційно-довідкової роботи в організації;
- опис довідкових масивів (довідкових картотек, електронної бази даних і ін.);
- порядок систематизації та класифікації довідкової інформації;
- технологію інформаційно-пошукової роботи.
У розділі 6 "Контроль за виконанням документів" встановлюються:
- порядок їх постановки на контроль;
- технологія ведення контролю (форми контрольних карток, застосування позначок на документах і ін.);
- типові терміни виконання;
- порядок узагальнення даних по контролю за виконанням документів;
- порядок інформування керівників про виконавську дисципліну.
Розділ 7 "Оперативне зберігання документів" встановлює відповідальність певних посадових осіб за збереження документів, а також містить:
- правила зберігання документів в службі діловодства і в структурних підрозділах організації;
- порядок розробки і використання номенклатури справ;
- порядок систематизації та індексації справ.
В розділ 8 "Підготовка документів до здачі в архів" включають:
- порядок проведення експертизи (відбору документів для зберігання або знищення);
- правила підготовки справ до зберігання;
- вимоги до опису та оформлення справ;
- порядок передачі справ до архіву.
Склад тематичних розділів може змінюватися і доповнюватися в залежності від умов роботи і прийнятої технології. В інструкції можуть міститися розділи по роботі зі зверненнями громадян, з документами обмеженою сфери розповсюдження, з технічного забезпечення підготовки документів (друкування, звукозапис, стенографія, факсимільний зв'язок і т. Д.).
До інструкції необхідно скласти додатки, які повинні містити максимум довідково-ілюстративного матеріалу, систематизованого в порядку розташування розділів. У додатку поміщають схеми документопотоков, відбитки печаток і штампів, зразки бланків, зразки заповнення форм документів, приклади оформлення окремих видів документів, переліки термінів виконання документів, форми їх обліку, форми номенклатури справ та ін.
Підготовку інструкції здійснює служба ДОУ за участю архіву і юридичної служби. Інструкція затверджується керівником організації і вводиться в дію його наказом. У структурних підрозділах вона використовується як нормативний документ, на основі якого всі працівники організації повинні складати і оформляти документи.
Відповідно до ГСДОУ до складу функцій, покладених на службу ДОП, включена розробка і ведення табеля уніфікованих форм документів і альбому форм документів, що застосовуються в організації. Табель являє собою перелік документів, необхідних і достатніх для реалізації управлінської діяльності конкретної управлінської структури. Табель містить характеристику кожного документа, його юридичного статусу і етапів підготовки. У табелі нормативно закріплюються як склад застосовуються в організації документів, так і процедури їх підготовки.
Методика розробки табеля створена ВНІІДАД. Табель являє собою таблицю, в якій по горизонталі розташовуються назви документів, а кожна вертикальна графа містить ту чи іншу характеристику процедури документування, наприклад:
- вид та код форми документа;
- найменування законодавчого або нормативного акту, що є підставою для застосування або видання документа;
- найменування структурного підрозділу, відповідального за підготовку;
- узгодження (внутрішнє і зовнішнє), де вказуються організації, або структурні підрозділи, або посадові особи, які беруть участь в цьому процесі, підписання (посада особи, яка підписує документ);
- твердження (посада керівника або найменування органу, який затверджує документ);
- проставлення печатки (необхідність посвідчення документа печаткою);
Крім того, в табель можна внести відомості про місце виготовлення тексту документа, його реєстрації, кількості створюваних екземплярів, тиражі розсилки, місце зберігання оригіналу та ін.
Наявність табеля дозволяє службі ДОП проаналізувати всі операції з документами (посади виконавців і керівників, які беруть участь в складанні, підписання, візування, затвердження, періодичність створення документа, характеристика застосовуваних технічних засобів створення, пересилання). Після затвердження керівником організації табель стає засобом нормативного закріплення складу і етапів підготовки документів. Підтримка табеля в робочому стані (ведення) здійснює діловодна служба. Ведення передбачає своєчасне внесення до табель змін в документуванні - впровадження нових форм федеральними органами, скасування раніше діючих, контроль за порядком використання.
Застосування табеля виключає можливість невиправданого створення нових форм; дозволяє встановити єдину класифікацію документів організації відповідно до управлінськими функціями і завданнями і врахувати кількість видів і форм документів, що створюються в організації.
Після розробки табеля форм документів необхідно створити альбом форм документів. застосовуваних в організації. Їх склад повинен відповідати складу форм, поміщених в табель. Кожна форма повинна бути оформлена на відповідному бланку, мати структуру тексту або зразки його складання. Наявність альбому в організації сприяє підвищенню культури документування, полегшує роботу виконавців, які готують проекти службових документів.
Альбом підписується керівником служби ДОУ і затверджується керівником організації.